浅议高等职业院校档案管理信息化建设

符晓阳

[摘 要] 随着新一代信息技术在职业教育领域的普及推广，档案管理信息化建设成为新时代高等职业院校档案管理工作的关键一环。针对高等职业院校档案管理工作实际情况，结合工作经验，提出推进高职院校档案管理信息化建设的策略。

[关 键 词] 高等职业院校；档案管理；信息化建设

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）11-0250-01

信息化是当前经济社会高度发展的重要特征，对社会各个行业的发展产生了深刻影响。职业教育档案管理工作作为对数据依赖性较强、对信息保存完整度要求较高的特殊行业，在信息时代发生了巨大的变化。在这个关键时期，对高职院校档案管理信息化建设的研究探索成为档案管理工作的重要发展方向。

一、高等职业院校档案管理信息化建设的现状

档案管理工作是高等职业院校的重要基础工作之一，但我国高等职业院校在档案工作上的投入仍然较少，档案信息化工作进展缓慢，档案资源的开发利用仍处于起步阶段。

（一）观念落后，信息化意识薄弱

信息化是档案管理与时俱进的正确策略，但在实际工作层面存在诸多问题，其中最根本、最困难的问题是思想观念滞后。当前，我国职业院校在很大程度上仍然习惯于传统的纸质档案手工管理模式，缺少新时代下档案信息化的新思想、新理念，循规守旧、得过且过的思想仍难有改观。

（二）档案管理力量不足，结构不合理

新时代下，档案管理工作不再是简单的手动登记管理，而是更加现代化、信息化，这就给档案管理人员带来较大的工作困难。长期以来，职业院校的档案管理工作并没有得到足够的重视，在人力投入上较为缺乏，有的院校虽然配置了专门的档案管理人员，但大多年龄偏大，缺乏信息化技术运用能力，很难开展档案管理信息化建设工作。

（三）开发利用效果亟待提高

档案资料是社会发展的缩影，浓缩着大量有价值的信息。而在高职院校档案管理方面，往往是将档案整理后束之高阁，难以让其发挥应有作用，自然难以得到重视。在档案管理信息化建设中，如果能够在做好保密、保真的基础上，加大共享信息资源的力度和水平，切实提高档案资源的利用率，将能够从根本上扭转档案管理工作的局面。

二、加快档案管理信息化建设的措施研究

目前，高职院校的档案管理信息化建设还不能适应档案资源利用需求，必须坚持信息化建设道路不动摇，加快创新化、电子化、共享化的档案管理信息化建设。

（一）壮大档案管理专业人才队伍，提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作者是整个档案管理工作的主体，是有效发挥档案资源作用的重要力量。鉴于目前高职院校普遍力量薄弱的实际情况，必须有针对性地壮大工作队伍，提高人员素质。一方面，积极引进专业档案管理人才，为档案管理队伍注入新力量，确保档案工作队伍拥有既熟悉档案管理又精通信息化建设的专业人才，让这种高水平人才能够在档案管理工作中挑大梁。另一方面，对在岗档案人员开展针对性较强、实用型较强的技能培训，包括网络信息化基本知识、先进高校档案管理经验做法等，不断为档案管理人员充电，更新其知识结构。通过上述两方面努力，从人才队伍建设上切实提高档案管理人员的业务水平和综合素质。

（二）大力推进馆藏档案资料数字化进程

档案资源数字化是档案管理信息化的基础工程，因此必须大力推进数字化进程。第一步，高职院校可以向先进地区、学校学习，采用同类型同标准的数字化软硬件设备，建立并不断完善信息检索系统。第二步，制订可行的计划对馆藏资源进行分批次数字化处理，完成档案资料全部入库。第三步，加强鉴定、整理、归档工作。档案数字化工作不能一蹴而就，而要长期坚持。每年定期对学校各部门、各院系的资料文档进行鉴定，将有价值的文件进行整理归档并及时数字化处理，确保学校档案资料及时得到更新。

（三）探索建立网络档案资源共享平台

为了提高档案资源利用效果，高职院校可以探索建立共享平台。除了学校图书馆网站查阅外，可以开设微信公众号、小程序、手机APP等更加简便实用的网络平台，在此类平台上分享上传既有阅读价值又不牵涉相关秘密的档案资料。这样既能从多种渠道方便师生查阅又能确保信息安全。

（四）加强档案资料的编研工作

让历史沉淀出的档案史料在新时代焕发出新生机是档案管理人员的神圣使命和担当。因此，除了对档案资料进行简单的整理归类外，更重要的是深入研究档案，挖掘档案资料中的宝贵信息。通过档案管理人员的编译、加工，让宝贵的信息以更具有吸引力的方式展现出来。具体而言，一是组织编纂校史、校大事记，编写爱国主义、集体主义为核心的专题记录文史资料，发挥档案资料的历史教育意义；二是结合学校教学和本地特色，编写煤炭工业、土地资源、传统文化等特色视频资料，让传统的纸质档案动起来。这种“档案+视频”的模式能有效提高学校师生的阅读兴趣，让传统的纸质档案在信息时代焕发出新活力。

综上所述，档案工作是高职院校的一项重要基础工作，是学校创立、发展历史的缩影。因此，高职院校必须本着对历史负责、对未来负责的态度，主动順应时代潮流，从人才队伍、数字化处理、开发共享等方面着手，不断推进档案管理信息化建设工作更好发展。

参考文献：

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