医院物资采购信息系统的建立

梁艳东

医院物资采购工作的好坏直接影响到医疗质量和医疗安全，如果物资采购工作开展不当，将直接导致医院成本费用的增加，造成大量医疗物资的浪费，物资采购信息系统的建设就应运而生。本文简要阐述了医院精细化管理和业务流程重组的重要性，针对指出物资采购的传统模式的问题，对物资采购信息系统的平台建设与创新做出探讨，希望为医院后勤工作做出贡献。

医院 采购 系统化

医院后勤管理的涵义

（1）医院精细化管理

随着国家医疗卫生改革的不断深入，医院的管理也由传统管理模式转向精细化管理模式，其原则是精、准、细、严。立足此理论基础和原则，将这种理念深入贯彻，建立科学的采购制度、规范的流程和架构，并借助信息技术，建立完善可靠的信息系统来精细化管理医院后勤的物资采购。

（2）业务流程重组

业务流程重组是现代企业经营和管理的重要理论，也是企业管理的重要手段。它提出了重点关注企业运作流程合理性，并对其进行优化、重组的思想，在改造传统企业的过程中被广为使用。业务流程重组是对组织运作和工作流程进行的全新设计，是管理“技术性”的集中体现。在系统建设的实施过程中，共分為三步来进行：一是分析现有流程的问题；二是结合信息系统进行流程设计和平台搭建；三是通过新的信息系统实现新的流程。

医院后勤物资采购的传统模式及存在的问题

（1）传统模式

在传统模式中，医院后勤有专门的库房及库管人员，常用的医疗耗材及办公用品采取库存备货的形式。临床使用部门提交所需物资的申请单，凭单据到库房申领物资，库管人员进行备货的发放。存货不足的时候，采购员向供应商下订单，补充物资。按照相应的管理要求和规范，医疗耗材库房和办公用品库房要分开管理，所以须配置两间库房及相应人员。其中医疗耗材种类繁多，需要查验注册证及批号等信息，管理难度较大，因此少部分医院已经尝试将整个耗材供应及库房外包给医疗耗材供应商进行整体管理。外包方式确实对提升工作效率、降低人力成本有显著作用，但又需要额外增加对外包服务供应商的监管工作以及采购数据的对接工作等。

（2）传统模式存在的问题

1.库存备货时常出现短缺

部分医院虽对重点医疗耗材实行安全库存的管理方式，即低于安全库存就马上补货，但限于人力场地，只能保障小部分种类的物资的及时供应，对于大部分种类的物资无法保证备货充足。

2.人力成本和时间成本消耗较大

配置两间库房占用的医院空间面积不会太小，给当下本来就稀缺的医院空间资源带来了较大压力，库管人员也带来了相应的人力成本。科室领用物资时需分派人员前往库房领用物资，占用一定的时间和人力资源。

3.信息系统建设不完善

有的医院通过查询电子版的物资目录来进行物资申领；部分医院建立了领用信息系统，但限于实际情况，无法做到库存数据的实时更新，仅作为物资目录和建立申请单所用，并没有和财务系统进行数据对接，采购人员需要对账后再进行订单、出入库和发票数据的录入，工作强度较大。

某医院后勤物资采购信息系统的平台建设

该院建立了医院资源系统（ HospitalResource Planning，HRP）。HRP是医院引入企业资源计划的成功管理思想和技术，融合现代化管理理念和流程，整合医院已有信息资源，以财务为核心基础，将医院的人力资源、物流、资金流三项合一，是一套支持医院整体运行管理的统一高效、互联互通、信息共享的系统化医院资源管理平台。后勤物资采购信息系统是该院HRP系统内建设的子系统，采用了C/S网页架构形式，独立于HRP主系统，集成到医院统一信息网络中，每位职工均可通过工号密码在医院网络内登录访问，物资采购系统内的数据与HRP主系统实时联通共享。所有的采购数据实时传回HPR系统主平台，便于采购员和财务人员进行后续财务人账工作。

后勤物资采购信息系统的创新模式和主要功能模块介绍

（1）后勤物资采购信息系统的创新模式

流程见图1，分为线上流程和线下流程两部分。参与角色分为领物员、审批人、供应商和采购员4类。整个采购流程实现实时预算控制、零库存、逐级审批机制、订单数据实时交互等既定目标。

（2）功能模块

1.存货展厅的建设和订单自动生成功能模块

在系统内建立了医疗耗材和办公用品两大类存货展厅，目前上线医疗耗材1000余种，办公用品370余种，提供物资的编码、名称、图片、规格、领用最小单位、包装规格及金额等信息。领物员在展厅可按关键字、存货分类等不同条件查询物资，并添加到购物车。提交订单时，购物车中物资按照基础物资资料里预设的不同供应商分拆成若干张订单，并进入到下一审批环节当中。优势在于领物员无需区分物资分类，提交一次订单即可实现办公用品和医疗耗材的所有物资申领。

2.预算控制功能模块

各部门在年底提交下一年度的整体办公用品预算和医疗耗材预算，预算审批下发后，将年度预算和月度平均预算分别预设到系统中，科室领物员在提交订单后，系统自动判断是否超出年度预算和月度预算，如超出月度预算会发送提醒，实行柔性控制；如订单数额大于年度预算余额，则订单无法提交，实行刚性控制，退回到发起人处。

3.审批机制和订单发送功能模块

科室领物员提交订单后，订单如不超预算则进入到科主任审批环节。科主任可在本系统待办工作中查看所有待审批订单的明细，进而通过审批或者退回订单。审批通过后，资产部主任进行采购环节的第一步审核，资产部主任审核完成并提交系统，系统此时自动生成相应的订单邮件，发送到各供应商邮箱。这一环节完全实现了自动化，避免了人工下单的错漏，提高了采购工作的效率和准确性。

应用成效

（1）使用部门满意度提升

该系统正式上线1年多以来，已组织两次全体领物员的操作培训。最新一次满意度调查显示，使用部门对该系统的整体满意度达到85%以上。

（2）节省了人力资源和空间资源

按照传统的库存领用模式，大致估算该医院资产部需要配备1名办公用品库房管理人员、2名医疗耗材库房管理人员，每人每年薪酬约5万元左右；50平方米左有的办公用品库房、100平方米左右的医疗耗材库房。对于使用部门，该院共计有35名物资申领员。传统模式需要申领人员到库房领用物资，按照平均每月2次申领物资的频率、每次0.5工时来估算，每月申领物资占用35个工时左右。在创建新系统及采用新模式之后，该院每年节省人力资源薪酬成本15万元左右，节省工时420个小时左右，节省医院办公空间资源150平方米左右。

（3）预算成本的精细化管理

该系统预置了预算功能模块，可实时查询各使用部门的预算执行情况。如果超出预算，系统会自动提示。每月月末，在系统内统计各部门领用物资的明细数据报表，并可对异常数据做出及时的判断和情况分析，精细化控制使用成本。各使用部门负责人及领物员也可在系统内查询所有历史领用物资的数据，便于精细化管理各部门常规物资申领和成本控制工作。

结束语

后勤物资的采购和管理是医院经济运行中重要的组成部分，规范、合理的采购是医院增收节支、提高效率的重要途径，更是医院廉政建设的重要体现，医院物资采购管理水平更是直接影响社会效益和经济效益，建立物资采购信息系统能有利于精细化管理和完善医院业务流程，促使医院经营成本的降低、医院经济效益的提高，而且可以有效遏制物资采购领域腐败现象的出现。

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