浅析信息化建设是强化设计院管理的重要手段

陈静

信息化建设 设计院管理 信息系统

在当前的发展中，对于信息化的建设已经越来越普及，能够帮助企业提升管理的水平，提高生产的效率等，帮助工作人员节约了大量的时间和精力。其中，在设计院的管理当中对于信息化的建设，是将设计院管理水平进行提升的重要手段之一，能够为设计院的发展提供重要的帮助作用。

目前企业信息化应用现状

会计信息化的发展经历了，会计电算化、ERP普及化、管理会计普及化。近几年来，企业的信息化建设由以往的对数据分析和评价、应用评价结果层面逐步提升到了从管理的前端人手，事前建立标准进行干预，确保合规发生的层面，使信息化的应用管理有了全面的升级和提升。

案例分析

例如：在某设计院当中，在职员工共有2000人左右，其业务遍及国内各个地区及行业的建筑设计。在内部应用之前的信息技术，仅能实现会计电算化核算等功能。随着设计院的发展，业务范围的扩大，信息技术也需要提升。如通过信息化（ERP）手段对费用发生过程进行管理、构建了商旅费用管理等系统，并实现了申请、预订、报销、预付、协议供应商接人、与财务及人力系统对接等功能，这样，利用对信息技术的升级将设计院的管理手段进行了强化。

利用对信息技术的升级，实现了从事前的申请设置管理标准，自动转到第三方平台订票，帮助企业节约了成本，保障了成本发生的合规性。在后期报销进行时，第三方平台可提供大发票，由接口信息系统进行自动归集费用部门，进行分摊，将核算工作以及付款工作的频率进行了简化。对于企业的管理者来说，应用信息化可准确监管企业成本费用支出情况，加大企业闭环管理范围，利用网络大数据管理企业；对于财务人员来说，利用信息技术全面提升了财务管理模式，减少了需要人为合规性校验的工作量以及员工结算等基础的繁琐工作；对于普通工作人员来说，极大的提升工作及管理效率，降低了工作的强度。信息化建设与不断完善的重要性

（1）利用信息化的建设解决实际问题

在设计院当中，最初对项目管理责任制度进行制定和使用的过程中，由于没有系统的制度保障，在承接项目、获取市场信息时需要花费大量的时间和人力。因此，在信息化的时代下，企业需要及时获取外部市场信息，并与内部信息进行整合与利用，确保设计满足客户的需要。这些是设计院管理需要解决的重点问题，因此，要逐步对信息化进行优化和整合，之前建设目标设定为：共享信息资源，利用信息化的建设对数据信息进行收集，并及时对数据信息进行处理、传输和保存等，确保信息的准确和安全性。

对于初步建设目标的制定，只是单向性的基础要求。在设计院对质量管理机制进行建设的过程中发现，不但需要准确的质量信息，相关的管理工作还需要结合各方面信息，如：工作人员信息、项目建设的信息等。对于这些信息的收集工作，需要内部的每个部门积极配合，所以，为了进一步提升管理的质量，利用信息的建设解决更多的实际问题，对信息化建设的目标进行了提升，其中包括：

1.管理部门要升级信息化管理技术，将之前的管理形式进行更新。

2.从管理的前端人手，事前建立标准进行干预，确保合规发生。

3.符合相关的标准和要求，将设计管理进行规范，促进管理效率的再次提升。

4.完善对精细化管理系统的建设，将内部对產值进行分配的问题、核算的问题进行解决，提升管理的透明度，积累更多的有效数据。

（2）利用信息化的建设提升工作效率和管理水平

1.实现现代化的管理转变，提升管理效率

在设计院当中，为了将管理的效率提升，可设置办公管理、设计和项目合同管理、产值和技术质量管理等。将其归类为系统管理、经营管理以及技术管理等，有效实现优化升级。其中，可利用信息化对各个项目、合同等过程进行管理，并在录入的信息进行保存之后，对项目的过程变更进行跟踪和留痕，实现项目管理全过程监控。例如：之前在填写ISO表单的过程中，需要利用计算机逐步进行填写，会花费很多的时间和精力，填表的效率还是有些低。现在，应用信息化的升级建设，可在计算机当中完成填表的工作。在打开计算机之后，需要进行的相关工作已经排队等候，并及时给出提醒，处理完成之后便可进入到下一个环节，填表的效率非常高，不会发生任何的疏漏，并节省了大量的时间和精力。

2.提升采集和处理信息的效率

其一，在设计院当中，每天需要处理大量的信息，如：经营信息、项目管理信息、等级合同信息、策划信息等。因此，利用信息化的建设，可安排专业的部门和工作人员，在系统当中对项目的计划时间和实施情况等进行管理；其二，信息具有准确性和强大的处理能力。面对大数据，要做到对信息及时处理，并对信息实时进行采集和入库。如系统当中没有对某一项目进行登记，便不能对其进行操作；其三，信息具有极高的使用价值。设计院当中的各个级别管理者，可根据管理需要对项目信息进行授权范围内的查询，发送权限内的指令，对相关工作人员工作进行安排，优化产值分配，分析收支情况等，对项目的运行情况进行跟踪等。相关的设计工作人员要对自己职责内的项目有清晰的了解，通过信息化系统按时完成代办指令动作。因此，利用信息化建设，可促进设计院扁平化组织结构的形成，减少信息在各个级别管理层传达的工作量，避免了信息传递的不及时，及信息传递有误等人为沟通带来的弊端。工作人员只需要打开计算机，系统便会提示上级分派的代办事宜，并给出工作提示，完成后及时提交任务，便于上级查看审核等。

3.促进了管理合理性及规范性

对于信息化的建设，要严格遵守ISO质量标准体系的相关要求，在系统当中将质量管理活动纳入其中，在系统中可以及时填写所有的表单，进行审批流转等，使相关的设计管理工作更加严格，对质量贯标的管理实现了电子化，消除了传统管理形式当中的弊端[3]。此外，在外审的过程中，对审核中心提供了非常大的帮助作用，所以对信息化管理的评价非常高。利用该系统之后，三级校审的设计图纸和质量表单将通过计算机同时传输给档案室，可对其先进行验收归档之后再出图，设计人员对于底图没有随意更改的权利，可全面保障底图与交付业主的设计图纸完全一致。

4.有益于精细化管理的实现

在对信息化进行建设的过程中，还要将项目核算的方式进行完善，将对产值的核算细化到个人。在传统的计算机管理过程中，对产值数据的管理有些疏漏，没有较高的透明度，不能完全避免错误的产生，在对其中的某个数据进行调整之后，要对整个分配产值重新进行计算，会消耗大量的人力和时间。

现在，在对信息化进行升级建设之后，可运行产值管理系统，在系统当中可进行产值分配、核算等工作，并保障了计算的及时以及准确。在对项目进行管理的过程中，能够对任何项目的产值依照相关的定额分配到各个专业当中，结合项目的特征，对其进行合理的调整，之后将产值划分到相应的账户当中，具有极强的透明度。

（3）企业内外部信息化建设不断的衔接和融合，提升了企业敏捷管理的水平，提高了对市场变化的响应速度。

企业内部更加注重多系统的衔接和融合。近几年来，企业为了响应快速的市场变化，需要全面及时获取企业各方面的经营管理信息，此种情况下，信息系统的整合需要就凸显的格外重要。通过将企业的业务系统与人力资源管理系统，OA办公系统及外部集采平台等系统的逐步融合，及时获取外部变化信息，建立内部高效的调整响应机制。

结束语

总之，在现代社会当中，各个行业的发展都离不开对信息化的应用，对其的建设和完善能够实现现代化的管理转变，提升管理效率、提升采集和处理信息的效率、促进了管理规范的规范化、有益于精细化管理的实现，帮助设计院提升了管理的效果和质量。