人事档案管理技术现况及创新研究

张冬明

随着社会经济的不断发展，现代企业也得到了更大的发展空间。在单位人事档案管理工作中，由于管理技术存在较多问题，所以导致企业单位的人事档案管理存在较多的问题，因此要对管理技术进行不断的创新与优化，提高管理人员技术知识的掌握，从而促进提高单位人事档案管理水平的提高。

一、单位人事档案管理技术存在的问题

（一）人事档案管理技术缺乏先进性

随着我国社会经济的不断发展，信息技术也得到了较大的进步，因此在各个领域中广泛的使用信息化技术手段，从而提高工作质量以及工作效率。单位传统的人事档案管理技术已经无法满足社会的发展需求，因此信息化档案的建立是必然的趋势，同时对单位人事档案的管理具有重要作用。但是在實际的管理当中，部分单位人事档案管理并没有有效的实现信息化，并且单位对管理设备投入的资金较少，导致设备配置太低。在当前企业单位中，主要的人事档案管理方式是电子与纸质并存。但是企业单位中的人事档案比较繁杂庞大，只有实现了信息化档案管理，才可以将其真正的作用发挥出来

（二）人事档案资源的共享度不高

在单位人事档案管理的过程中，没有建立完善的档案资源共享体系，公司内部各部门对人事档案调取很不方便。人事档案资源没有实现共享，导致各部门之间的信息资源没有有效落实互通，本部门只能调取本部门人员的方案，对于其他部门人员的档案只能调取必须要通过档案管理员进行，这样不仅浪费了时间，还容易给管理造成了一定的麻烦，同时无法满足现代社会的发展需求。

（三）管理人员管理技术不足

随着社会经济的不断发展，现代大型企业的规模不断扩大，从而越来越多的人员在企事业单位中工作，这样就致使企业单位人事档案不断的的增多，档案管理工作的任务量也在不断加大，且十分繁杂，从而对企业单位人事档案管理工作就有越来越高的系统化要求。但是在当前网络信息发展的时代，管理人员对人事档案管理技术的掌握不充分，导致在管理的过程中经常出现问题。档案管理人员对计算机掌握的水平较低，导致人事档案管理工作的质量以及效率大大下降。

二、单位人事档案管理的创新

（一）善用先进技术，实现人事档案的信息化管理

随着科学技术与网络信息的不断发展，企业单位建立信息化人事档案管理是大势所趋。首先，单位要利用已建立的人事档案管理系统，方便对人事档案的管理，该系统可以将单位当中各个部门的人事信息都联动起来，方便人事档案的管理与利用。其次，企业单位要加大对信息化建设的资金投入，要购买先进的管理设备，保证信息化管理的运行效率，使企业单位中的人事档案管理效率得到真正有效的提高。在计算机系统中设置防火墙等安全措施，防止人事档案信息被窃取，同时对窃取的行为也可以进行反击。并且还可以向管理后台发送报警信号，有效的避免人事档案信息资料的丢失，提高管理质量。

（二）加强人事档案资源的共享化

在单位人事档案管理的过程中，采用纸质管理和电子管理这两种管理 方式，所以档案管理部门要加强对这两种管方法管理档案的收集和共享，将档案信息进行整合储存，单位内部各部门在调取各档案的时候都十分的便捷。纸质档案库房应设置在空气流通，光线好，防潮、防火、设施好的楼层。合理控制，调节库房温、湿度，降低光对纸质档案的影响，同时加强对空气污染物的防护，并加强防治危害纸质档案的生物。将整合以后的人事档案作管理的重点，在管理的过程中要严格遵守单位的档案管理制度，有效的实现人事档案资源的共享化。

（三）提高档案管理人员的管理技能

在企业单位中，人事档案比较繁杂，管理工作也比较庞大，因为对管理人员管理能力的要求也就很高。在单位人事档案管理的过程中，不仅要准确的录入档案信息，还要在审核档案时要十分的科学、严谨。随着人事档案管理信息化的建设不断升级，对管理人员的要求越来越高。单位要定期开展档案信息系统培训课，加强员工对计算机的使用能力，有效的提高管理人员的管理能力，从而熟练的操作档案信息系统。因此公司要定期对管理人员进行培训，不仅要掌握信息化技术设备，还要了解管理方式。公司还可以专门请信息化管理专家到公司对管理人员进行现场的技术指导，因为管理人员本身就有一定程度的管理经验，只要加强对其信息化技术设备使用的培训，就可以有效的提高管理人员对信息系统操作的熟练度，从而提高工作效率。

三、结语

综上所述，在企业单位人事档案管理中，要想提高工作效率和管理质量，必须要对人事档案管理技术进行创新优化，不断建设和推广人事档案管理信息化，加大资金投入，提高档案管理人员的管理技术，从而满足企业对人事档案利用的需求。（作者单位为中国石油辽宁销售公司）