高校学科档案管理中存在的问题和对策

孙郁红

[摘           要]  学科档案在高校学科建设中有重要的地位和作用。搞好高校学科档案管理工作，要加强信息技术在管理中的应用，要健全管理制度，促进学科档案主动服务于学科建设。

[关    键   词]  高校;学科档案;规范管理

[中图分类号]  G647                 [文獻标志码]  A            [文章编号]  2096-0603（2018）27-0241-01

在高等学校学科建设和发展过程中，学科档案的重要性毋庸置疑，做好学科档案管理工作，促进管理规范化、有序化、使用便利化，能够给高校科研和学科发展带来重要的促进作用。本文试图指出高校学科档案管理中存在的问题，提出完善管理的对策建议，以最大限度地促进高校学科发展。

一、高校学科档案管理的主要内容

高等学校学科建设发展过程中，与学科建设相关的活动与事项主要有科学研究、科研人事、教学活动、学生人事等，因此狭义的学科档案包括学科科研成果与参考资料、科研人事档案、教学活动档案、人才培养成果档案等，广义的学科档案还包括纪录与本学科教学、科研相关的其他活动、物品所产生的文字、音像等材料，比如行政活动、固定资产、财务活动等涉及的记载材料。所有这些记载材料都需要进行规范有序的管理，便于在学科建设和人才培养过程中被查阅和利用。怎样才算规范的管理？首先各个门类的材料必须齐全，其次分类要有序，再次保存的形式要便于二次利用，最后是要主动提供利用。

二、高校学科档案管理存在的问题

（1）虽然领导有一定重视，但重视程度远远不够，未能认识到学科档案给学科发展带来的促进作用。其实，规范的学科档案管理可以以档案资料为依托，承担起学科建设中的全部文字材料工作，并为科研和教学活动提供历史资料支撑。（2）管理人员配备不齐，素质不能适应规范管理的要求。由于领导不重视，学科档案管理人员往往是身兼数职，对其素质要求也不高。管理人员对学科档案管理工作也往往不重视，对配齐学科档案材料等工作往往被动应付，缺乏主动提出意见的能力，对于为学科建设提供文字材料服务，更加没有能力和精力应对。（3）学科档案管理工作与学科建设脱节。主要表现在管理制度和管理机构的不规范、不完善;档案管理只是被动的资料保管，有些甚至资料不全，缺乏为科研和教学的主动服务;不能利用档案资料的便利性，为学科发展提供前瞻性的分析意见。这些问题，需要引起学校有关部门的重视，加以研究解决。

三、规范高校学科档案管理的对策

（一）加强正确的档案管理理念的塑造

学科档案管理工作应当纳入高等学校学科建设总体规划中，加强指导和监督工作。在领导层面，要对学科档案建设的重要性给予足够的重视，也要加强一线学科工作人员对学科档案管理重要性的认识，要增强他们对归档工作的积极性、主动性和创造性;并对一线科研人员进行档案知识的普及，使其不但在学科档案的积累上符合档案管理规范，以便于相关资料归档的便利化，并且使他们对如何利用学科档案有相当的认识，反过来给学科建设带来好处。

（二）培育和配备适合现代学科建设的档案管理人员

高校学科档案资料的归档管理，首先需要一线管理人员要有相当的工作责任心;其次，管理人员要对学科建设的相关知识十分了解，熟悉学科建设全过程，对建设过程中需要的资料，对资料的构成、质量标准要有充分的认识;再次，管理人员要善于针对学科建设需求，根据档案材料提供建设性的辅助材料，这就要求他们具备学科专业知识;第四，学科建设涉及多个环节，情况复杂，需要管理人员有相当的创新意识，能够将所学知识创造性地应用于档案管理工作中。总之，高校应加强以上学科档案管理人才的培养和配备。

（三）构建规范完善的管理机构和制度

首先，完善的管理机构应该由自上而下的垂直管理系统组成，即校级有学科档案管理的专门机构，来领导全校的档案管理业务工作，而不能由校档案室代管;各学院要有专门的学科档案管理科，负责本院的学科档案管理工作。其次，有效的管理机构需要由一套行之有效的管理制度来规范约束。要在信息资源利用、资料归档管理、库房管理、对外服务管理上制定管理规范，做到有规可依。

（四）大力促进现代技术在学科档案管理中的应用

要利用现代计算机技术，建立健全学科档案智能化管理系统，特别是建立电子文本和纸质文件的联系，档案材料对学科建设的自动服务。智能高效的管理系统，将使管理效率大大提高，非常有利于学科的建设工作。

学科档案管理工作在高等学校学科建设中具有重要地位。搞好高校学科档案管理工作，需要结合学校学科建设工作，着眼于建立健全规范的工作制度，建设优质的学科档案文本，建设便利高效的学科档案管理信息系统，并积极促使学科档案信息在科研、教学中得到充分利用，使学科档案不是被动地被尘封，而是主动服务于学科建设。只有这样，才能体现出学科档案管理工作的价值。

参考文献：

[1]何玉兰.规范高校学科档案管理的思考[J].中国市场，2018（12）：114-116.

[2]高月.关于高校学科档案管理若干问题的思考[J].兰台世界，2014，427（5）：65-66.