浅谈互联网信息时代高校档案管理工作的变革

王晓琴

[摘           要]  在互联网信息时代，信息化已经成为高校档案管理的必然方向。这是因为信息化管理不仅是互联网信息时代档案管理工作的要求，也是档案管理人员发展的要求和档案利用的要求。为此，从互联网信息时代高校档案管理工作变革的必要性入手，着重分析互联网信息时代高校档案管理中的问题，探索互联网信息时代高校档案管理信息化的实现路径以及后续保障措施。希望能为新时期高校档案管理工作提供一定的借鉴。

[关    键   词]  互联网信息时代;高校;档案管理;策略

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                    [文章编号]  2096-0603（2018）27-0188-02

当前受各方面因素的影响，很多高校档案管理存在缺乏对信息化的重视、档案利用不足、信息化基础设施不完善等问题，严重影响档案管理工作的变革。为解决这些问题，高校必须加强互联网时代信息档案管理工作的探索，积极变革档案管理方法。互联网时代信息档案管理工作变革不仅能够优化档案管理工作，而且对高校档案利用和高校在互联网信息时代的发展意义深刻。

一、互联网信息时代高校档案管理工作变革的必要性

（一）档案管理工作的要求

在互联网信息时代，高校档案管理工作变革是档案管理工作的要求。具体来讲，互联网信息时代，互联网技术被应用于档案管理已经成为发展的必然趋势。在这种情况下，档案管理工作应跟随时代的发展进行变革，积极引入信息技术，采用信息化管理，更新档案管理方式，适应互联网信息时代信息技术的广泛应用。在互联网信息时代，档案管理工作效率提升必须使用信息技术，创新管理模式，更新档案管理理念，开展信息化管理。

（二）档案管理人员发展的要求

在互联网信息时代，档案管理工作变革是档案管理发展的要求。具体来讲，互联网信息时代的发展对人才提出了更高的要求，只有培养信息技术人才，才能够适应互联网信息时代的发展。在这种情况下，档案管理人员想要生存与发展，必须加强信息技术学习，将信息技术运用在档案管理中，提高自身工作能力和创新能力。互联网信息技术的运用必然会推动档案管理工作的变革。因此，互联网信息时代高校档案管理工作变革是档案管理发展的要求。

（三）檔案利用的要求

在互联网信息时代，档案管理工作变革是档案利用的要求。具体来讲，互联网信息时代的发展提高了对档案利用的要求，档案利用不仅需要通过纸质档案的方式，还需要通过电子信息档案的方式进行利用。在这种情况下，高校必须开展信息化管理，加快建设电子档案，满足电子档案利用的需求。由此可见，互联网信息时代高校档案管理工作变革是档案利用的要求。

二、互联网信息时代高校档案管理中的问题

（一）缺乏重视

有些高校在档案管理中缺乏对互联网的重视，没有积极开展信息化管理。具体来讲，有些高校档案缺乏对信息化管理的投入，没有积极引入先进的信息化管理技术，也没有购置档案管理的信息化设备，缺乏对信息化管理人员的培训，严重影响信息化管理的发展，导致档案信息化管理发展缓慢。另外，还有一些高校忽视档案管理工作，认为档案管理意义不大，缺乏对档案管理的科学规划，没有在互联网信息时代对档案管理工作的发展趋势和前景进行统筹规划。

（二）档案利用不足

很多高校对档案利用不足，认为档案管理只需要将档案保存好即可，忽视对档案的利用，难以充分发挥档案在高校工作中的价值。具体来讲，有些高校的档案存储模式和档案检索模式十分陈旧，档案查阅程序复杂。例如，有些高校仍采用手工整理的方法对档案进行存储，无法通过电子传递、网上浏览等方式对档案进行查阅和利用。另外，还有一些高校档案人员为了保证档案的完整性而私自封藏档案，拒绝外来人员借阅，严重影响档案利用。

（三）基础设施不完善

在互联网信息时代，档案管理需要充足的信息化基础设施。现阶段有些高校信息化基础设施不完善，严重阻碍了档案管理工作的信息化发展。例如，有些高校没有积极购置技术系统和软件设备、硬件设备，导致档案信息化基础设备缺失，档案信息化业务无法开展。并且，有些高校虽然购置了档案信息化管理设备，但是设备数量较少，难以满足档案人员的工作需求，严重影响信息化档案工作的开展。

（四）档案管理人员素质问题

档案管理人员素质是高校档案管理工作在互联网信息时代面临的重要问题。在互联网信息时代，档案管理工作要求管理人员具备较高信息素养，能够运用高水平信息技术开展信息化管理。然而，当前很多高校档案人员的信息化素养不高。具体表现在有些档案人员缺乏对信息技术的学习，不具备信息技术基础，无法操作计算机设备，导致信息化管理难以开展。有些档案人员虽然具备基础的信息技术操作，但是缺乏专业的信息化档案管理技能，信息化档案管理不够专业，管理效率不高。另外，还有一些档案管理人员的信息化档案管理实践较少，缺乏对信息化管理的认同，在互联网信息时代抵制信息化管理，导致档案管理不符合互联网信息时代的发展。

三、高校档案管理信息化的实现路径

（一）档案收集信息化

档案收集信息化指使用信息技术对档案进行收集。高校档案信息凌乱复杂，收集整理十分繁琐枯燥，而信息化的收集方法能够运用数据挖掘技术和自动归类技术对档案信息进行深入挖掘和归类，使凌乱的档案变得有序，加快了档案整理的速度，提高了档案整理的效率。另外，信息化档案收集可以采用自动化装订整理，增强档案信息校对的准确性。

（二）档案利用信息化

信息化档案利用是互联网信息时代档案利用的必然趋势。信息化档案利用需要探索信息化的利用方式，充分开发信息化档案资源，优化档案信息采集、存储、加工和输出过程。高校应加快探索信息化的档案检索手段，建立档案数据库，完善硬件和软件设备，优化学校网络，确保档案的信息化利用有效开展。另外，高校应积极探索档案利用的信息化渠道。为此，高校档案部门应加强对馆藏档案的宣传，积极主动向外界提供档案参考服务。同时，高校可以为特定需求者提供档案利用服务，加快开展信息化档案利用。

（三）档案管理信息化

档案管理信息化主要针对档案业务开展信息化管理，能够有效提高档案利用效率。高校应加快构建自动化办公环境，开展自动化档案业务管理，使用计算机设备开展档案接收业务、档案登记业务、档案借阅业务、档案资料目录编制或查询业务等。此外，针对高校档案管理信息化的发展，高校还可以在同等级学校的相互协助作用下，一同建立网络档案共享信息数据库，增加在线网络档案信息查询服务，在加强对高校档案管理在线信息化管理的同时，促进高校档案资源利用率的提升。

四、互联网信息时代高校档案管理工作变革保障措施

（一）加强重视

思想意识对实践工作的开展极具导向作用，因此互联网信息时代我国要想有效促进高校档案管理信息化的实现，首先，要从思想意识上做起，相关部门应努力加强对高校档案管理工作信息化改革的重视。一方面，要从高校上级领导做起，加强其对信息化档案改革工作的重视，促进相关教育资源向档案管理工作倾斜，加大对信息化档案建设的投入。为档案管理信息化工作规划、政策的制定、专项资金的投入、信息技术人才引进、信息化设备购置等提供重要的物质保障，确保档案管理信息化后续工作的开展。另一方面，高校要加强基层档案管理工作人员对档案管理信息化的重视，使其认识到档案管理信息化是当前行业发展的必然趋势，无论是对自身工作的有序开展，还是对档案管理工作质量的提升而言都极具重要意义。

（二）完善管理制度

高校在互联网信息时代开展档案管理应积极完善档案管理制度，为档案信息化提供制度保障。为此，高校应积极完善档案保密制度，防止工作人员恶意泄露档案信息，确保学校和个人信息的安全。高校应积极健全档案利用制度，对档案利用进行合理规定，明确档案利用的范围、方式、内容、标准等，确保档案利用的保密性。此外，高校在互联网信息时代应积极制定信息化建设计划，明确信息化档案建设目标、信息化建设步骤等，确保信息化管理的有序开展。

（三）提高档案利用率

高校在互联网信息时代应不断提高档案利用率，加快档案信息化利用。为此，高校应积极改变档案管理方式，采用信息化编研方式对档案进行编辑和操作，运用信息技术进行分类保存和分类归档，确保档案的准确性和完整性。高校应积极加快档案馆藏信息化，将纸质档案转变为数字档案进行管理和存储，便于档案的利用和检索，提高档案利用效率。另外，高校应积极完善档案数据库的检索，优化检索方式，运用信息技术提高检索效率，为档案利用提供便利。

（四）加強基础设施建设

高校在互联网信息时代应加强基础设施建设，为档案信息化提供充足设施。高校应加大对基础设施的资金投入，购置信息化建设的相关硬件和软件设施，确保档案信息化管理的开展。高校应加强对硬件和软件设备的管理，及时更新设备并排除设备故障，确保设备的功能性，做好信息化设备维护和管理工作。同时，高校在设备管理过程中应不断提高安全技术水平，加强互联网安全防范，为档案管理提供安全的网络环境。

（五）提高档案管理人员素质

高校在互联网信息时代开展档案管理需要高素质档案人员，因此，应不断提高档案工作人员的素质。为此，高校应组织档案人员参加信息技术培训，强化档案人员对信息化管理知识和档案信息化管理技能的学习，使档案人员具备信息化管理的基本技能。同时，高校应积极鼓励档案人员的职业发展，提高档案人员学习的积极性，引导档案人员树立时代意识和终身学习意识，使档案人员能够在互联网信息时代的要求下，积极主动学习互联网档案管理技术，提高档案人员的信息化素养。

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