提高企业档案管理与资源整合的管理水平

苑静娜

【摘要】为了提高档案管理水平，就要融入科学管理的思想，实现创新服务，而这离不开档案管理人员和全体员工的支持与配合。同时，要加档案管理的宣传与信息化建设，实现资源共享，并加强对优秀人才的培养，使档案管理工作更上一层楼。

【关键词】档案管理；创新；服务

档案管理工作随着时代的发展而呈现出新的发展状态，档案管理人员要具备与时俱进的管理思想，努力提高创新意识，实现档案服务革新。对于水利水电勘察设计院而言，提高档案管理水平，将档案工作作为重点来抓则显得尤为必要，为了促进档案工作更上一层楼，就需要做到科学管理和高效利用。

一、结合实际情况加强宣传，提高职工的认识

水利水电勘察设计院的档案工作创新要从员工入手，加强宣传，使员工具备良好的档案管理意识。第一，要结合实际情况，借助新媒体等有效的平台开展档案管理宣传。还可以举办专题讲座，认识宣传档案管理的重要性。第二，在档案管理中融入完善的考评制度，根据员工的实际表现对其进行合理、客观的评价，提高员工对工作的责任感。第三，充分调动员工工作的积极性和主动性，使其明确档案管理的目的，加强对档案的高效利用，实现资源共享。

二、加强档案的信息化建设，制定严格的制度

（一）制定科学流程，加强系统管理

将档案进行编号，按照项目的类别进行资料归档。利用计算机将档案的信息录入并储存，按照档案的编号进行管理，便于查看和使用。这种按照项目进行划分的档案管理具备严格的流程，使档案与资料能够得到完整、系统的处理，实现档案一体化管理，提高档案的管理效率。

（二）根据标准，严格把关档案归档质量

要实现档案的科学归档，就要求工作符合相应的标准。水利水电勘察设计院的资料包含的内容众多，有很重要的技术信息，这就更需要严格的技术规范与标准加以衡量。要保证文件的内容清楚，各项手续齐全，归档时要有严格的分类，使归档工作保质保量。

（三）优化档案管理环境，配备齐全设备

各项档案资料必须要有专业而設施齐全的管理环境，这样才能提高管理质量。第一，配备齐全的设备，如灭火器、吸尘器、空调、除湿机、加湿机等。第二，要使用仪表对设备进行实时监测，防止设备发生故障。第三，为了满足档案管理的要求，需要对环境定期进行杀菌和通风，确保环境的湿度与温度符合要求，不会影响档案的正常使用，为档案提供合适的管理环境。第四，提高档案室的加密与防盗程度，配备必要的密码与防盗门窗。第五，避免档案被阳光直接照射，远离磁场干扰。

（四）加强档案信息化建设，严格遵守相应制度

第一，建立统一的档案管理平台，实现在线统一管理与资源共享，提高档案管理的效率。第二，推进档案数字化建设，完善数据库，使多种类型的档案都能够实现数字化存储，随时可查。第三，根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》的要求，认真开展档案管理工作，使工作有理有据，进一步推动档案管理信息化建设。第四，制定完善的档案管理规章制度，细化到每一个环节之中，使档案的查阅、保密均可按照制度进行。第五，明确员工的岗位职责，使其能够合理开展档案管理工作。

二、加强资源整合与服务创新，引进和培养优秀人才

（一）优化整合资源，提高档案的利用率

积极对资源进行优化，实现有效的资源整合，才能实现档案高效利用。第一，对档案进行加工，挖掘档案的深层次价值，编制多种形式的内容，以供参考和利用。同时，将分散的信息进行集中处理和归档，使档案的价值不断提高，实现档案的灵活应用。第二，引进先进的信息技术和网络技术，对档案资源进行高效整合，为每一个部门查阅、应用提供便利条件。第三，实现各部门高效配合，通力合作，共同做好档案信息化建设与资源整合工作。

（二）对档案服务机制进行创新，提高服务水平

一是采取现代化检索手段，建立电子数据库。为了进一步改进检索方式，可建立现代化检索手段与电子数据，使检索更加方便快捷，可以对不同的资料展开检索，各部门可根据自身需求进行检索和查阅。二是树立主动服务理念，积极参与各项活动。档案管理人员要树立主动服务的理念，积极参与到各种专业活动之中，满足各部门的档案需求。同时，加强与各部门人员的沟通，吸取有用建议，努力提高服务质量。只有真正改变观念，才能正确指导行动，避免陷入被动服务的僵硬模式之中。三是建立分层次数据库，明确使用者权限。为了进一步创新机制，需要融入先进的信息化与数字化技术。通过建立分层次数据库，让使用者能够明确自身使用权限。此外，为了确保信息安全，要加强保密措施，确保使用者身份不会泄露，还可以加强对档案的保护。

（三）加强对人才的培训，提高工作人员的综合素质

为了实现档案创新管理，提高服务质量，需要加强先进人才的引进，培养一批优秀的档案管理人员，使其以专业的技术知识与高度负责的态度完成工作。还要加强对档案人员的培训，确保其可以通过考核，带证上岗。在培训中，要充分做到以人为本，方可培养出优秀的档案管理人员。在这些人员的带动下，档案管理工作会获得更加长远的发展。

三、结语

综上所述，为了提高档案管理服务水平，实现创新发展，就需要从多个方面入手，提高广大档案人员的责任感，善于运用先进的技术提高服务质量。还要改变观念，善于学习，使各项知识与技能更加全面，方能加速档案事业的发展。

参考文献

[1]梁珍.加强档案管理的策略探讨[J].办公室业务，2018（12）：111.

[2]刘慧玲.加强水利水电档案信息开发利用的策略[J].城建档案，2018（06）：36～37.