海事档案管理工作的创新与发展

周群

【摘要】海事档案管理主要是指对海事管理工作进行归档处理，一般主要涉及管理与专业方面的归档内容。其中，海事档案主要针对相关业务进行专业管理与口岸管理，如管理与监督船舶、管理通航的运行情况、管理危险品及管理防污染工作。一般来说，海事档案管理具有明显的管理性、服务性以及政治性，必须予以重视。另外，海事档案必须要反映历史事实，不得经过半点篡改，必须要保证档案内容真实且数量齐全，这也是国家对于海事档案管理工作提出的基本要求，必须严格执行。

【关键词】海事档案；管理工作；创新与发展

所谓海事档案信息化建设，指的是利用计算机信息技术及其他现代化设备，对海事工作中所产生的各种纸质档案、音频、视频、图片资料等进行收集、整理、筛选、整合与加工处理，使之成为计算机软件形式的二次文献，并通过网络传输实现对其利用和共享的一系列工作。做好海事档案管理信息化建设，对于提升海事档案工作的服务效能有着重要的意义。

一、海事档案管理概述

海事档案管理是对海事管理工作的一个归档，包括所有的海事工作中的管理、专业等，主要是对业务的专业管理和口岸管理，包括船舶监督、通航管理、危险品以及防污染管理、船员管理等工作的信息化整理的记录。海事档案管理具有管理性、服务性与政治性的特征。海事档案管理人员需确保海事档案的真实性、完整性和可利用性。海事档案管理要在提高认识的基础上完善管理制度、改进收集途径、严格移交程序、注重价值鉴定、统一电子档案格式，使海事档案的服务性和指导性作用得到最大限度的发挥。维护档案完整性要做到以下两点：（1）要保证档案数量齐全，没有残缺现象；（2）要保持档案之间有机联系，不可杂乱无章。维护档案安全要做到以下两点：（1）确保档案本身完好无损，权限控制；（2）杜绝恶意破坏档案行为，防治档案机密被盗窃。档案管理工作的最终目的是便于利用，是档案管理工作质量的衡量标准之一。

二、当前海事档案管理中存在的问题

（一）缺乏妥当的长期规划

目前，我县海事管理局的档案管理工作逐渐得到了相关部门的重视，在资金投入、设备配置方面得到了大幅度的支持与完善，可以说取得的发展成果还是不错的。从综合性的角度来看，较之从前，海事档案管理工作力度的确得到了加强，然而在实际管理的过程中，主观经验的管理意识较强，没有充分地结合现代化的管理理念，比较缺乏妥善的长期规划目标，还有待加强。

（二）海事档案管理规范化程度偏低

海事档案管理是一项专业性极强的工作，信息化背景下的海事档案管理，更是对工作流程的科学性，业务操作的规范性要求极高，需对管理过程中的各项问题做出全面性、规范化的要求，包括构建程序上的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式；业务上的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等。但目前，我国许多海事档案管理部门尚未对以上问题形成统一的要求和系统的规定，相关规范化标准和规章制度的建设也较为落后，对海事档案管理信息化建设的发展造成了不利的影响。

三、海事档案管理工作的创新与发展对策

（一）制定合理的长期发展规划

合理的长期发展规划是有效促进我县海事档案管理水平的主要动因，必须予以重视。在具体的制定方面，我们要遵循以下的规划原则：第一，立足于我县的实际发展情况，结合当前海事档案管理的工作形势及要求，制定可持续发展的规划目标，并积极地指出长期发展规划的重点及难点。第二，始终坚持“统筹规划，循序渐进”的制定原则，结合当前我县的物力资源与人力资源，进行合理的规划。

（二）循序渐进完善数字化电子档案馆

创建数字化海事档案馆是海事档案管理信息化建设的重要目标之一，为实现这一目标可采取以下措施：一是从电子档案的收集和积累做起，与此同时不断配备信息化设备、软件，并提升档案人员对相关设备的操作能力，初期可应用一些现成的电子档案管理系统软件来实现电子档案的输入、存储和归档；二是循序渐进地推广电子档案问卷接受、归档系统，最终建立和健全海事档案网络信息平台。

（三）加强信息化环境下档案数据的安全管理

要建立健全安全防范体系，规范网络和应用系统的安全管理，实现档案信息化与档案信息安全协调发展；做好档案系统软件的安全防护，保障电子档案的安全；要及时将在电子环境下产生的需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，输出为纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权威性；在网络环境下提供档案利用时，要严格借阅审批流程，合理设置阅档权限；要切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。

四、结语

综上所述，海事档案管理工作要充分地满足当前海事事业的发展需求，这就要求我县的海事管理局应该积极地应对当前管理中存在的问题，如信息化建设缓慢、档案开发能力不足等问题，对应地采取有针对性的改进对策，如制定长远的发展规划、提升档案管理工作人员的职业素质等改进对策，全面地推动我县海事局档案管理工作信息化与数字化的发展进程，从根本上促进海事档案管理事业的可持续发展。档案管理信息化对海事档案管理而言，既是一次机遇，也是一场挑战。在信息化時代背景下，档案工作者要跟紧时代步伐，进一步强化其责任意识，积极促进海事档案事业的发展。

参考文献

[1]林曲虹.海事档案研究文献统计分析[J].办公自动化，2017，22（15）：59～60，37.

[2]胡云霞.海事档案管理工作的创新与发展[J].中外企业家，2014（17）：199.