大数据环境下医院人事档案的管理与利用

程修光

[摘要] 医院人事档案在人才开发、人事决策、职称评估等方面具有重要作用，但现阶段我国医院的人事档案管理水平较低、信息利用程度不足，不能满足当前社会发展的需要。鉴于此，该文在分析了医院人事档案特点和现状的基础上，研究了大数据环境下医院人事档案管理与利用的对策，希望能为医院人事档案管理工作提供理论方面的借鉴。

[关键词] 大数据；人事档案；档案管理；医院

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）11（a）-0149-02

人事档案作为医院重要的信息资源，是记录医院工作人员工作表现、人生经历等内容的载体，是医院开展人事管理工作的重要依据。在信息技术日新月异发展的今天，物联网、云计算等新生技术正在推动信息和数据的高速增长，大数据时代悄然来临，传统的信息管理模式已逐渐不能满足社会发展的需要，这对医院人事档案的有效管理也提出了严重的挑战。医院的人事档案管理工作关系到医院发展的兴衰，是医院管理的一个重要环节，只有将医院的人事档案管理工作做好、做优，才能为医院的顺利发展提供有力的数据支撑。在大数据环境下，医院应当运用先进的科学技术加强档案管理，通过合理配置人力资源增加社会对医院的满意度和认可度，推动医院更快、更好地发展。

1 医院人事档案的特点

同一般的人事档案相比，医院人事档案具有以下几个方面的特点：①医院人事档案的建档时间比较长，而且内容比较丰富。医院的人事档案不仅包括医护人员的人生经历、教育培训等基础性内容，还包括病历、科研成果等技术性内容，因此医院人事档案涉及的内容是比较多的。②医院人事档案的关联性较强。经过长期实践，医院收集、整理了大量的人事信息和数据，这些档案数据的价值极大，并且档案之间存在较大的关联性，需要医院予以长期完整的保存。③医院人事档案的涉及面比较广。医院人事档案具有较强的服务性，能够为患者、群众、社会发展提供帮助。一些医院的人事档案中还记录着患者诊断和治疗的各项信息，代表着医院的医疗能力和诊断水平，是医院的历史教科书。

2 大数据在医院人事档案管理利用中的作用

2.1 在医院人事档案管理中利用大数据技术是大势所趋

在大数据时代，我国仍然有部分医院采用传统的以手工记录为主的档案管理模式，这种管理模式过于落后，并且要求档案管理人员投入大量的精力，对医院的快速发展造成了严重的阻碍。随着医院规模的逐步扩大，医院的人事档案总量也在日益增加，传统的人事档案管理模式已经不能适应医院快速发展的需要，其既不利于医院管理水平的提高，也不利于档案信息的共享和利用。而运用大数据技术对人事档案进行集中管理能够有效提高档案信息的安全性、可靠性和完整性，大大减轻工作人员的压力，简化人事档案的管理程序，促进人事档案的管理和利用。因此，使用大数据技术管理医院人事档案成为未来的发展趋势。

2.2 在医院人事档案管理中利用大数据技术能够深挖档案的价值

医院的人事档案资源丰富，是一笔巨大的数据财富，但是这些财富的价值只有经过大数据技术的挖掘之后才能体现出来。近些年，医院领导以及档案管理部门的档案管理理念有所转变，不再仅仅停留在认识档案的初级阶段，也开始主动利用人事档案这一丰富资源，深入挖掘各种资料、信息和数据的价值，逐步将人事档案管理工作上升至知识管理层面，然后再上升至信息共享层面，有效促进了医院社会职能的转变，而在这一过程中大数据技术发挥了不可替代的重要作用。医院利用大数据技术对人事档案进行管理，通过重新收集、管理档案信息并对数据进行处理，依托大数据计算分析平台来深入挖掘人事档案的潜在规律和价值，有效避免了档案资源的浪费，为医院构建新型知识服务引擎提供了有力支持，进而为患者提供了更优质的服务，给社会创造了更大的价值。

3 医院人事档案管理的现状

3.1 信息化水平低

人事档案管理信息化水平的提高不仅仅是将纸质档案转化为电子档案，而是通过建立信息化档案管理平台和档案管理信息库来实现人力资源管理系统同人事档案管理系统的对接，提高人事档案查阅和使用的便利程度，充分发挥人事档案在医院管理和人资配置中的重要作用。但是现阶段，由于医院的管理资金有限，加之医院的人事档案数量多、内容杂，并没有一套统一的管理系统对这些档案进行直接管理和使用，这在一定程度上阻碍了医院人事档案管理的信息化进程。

3.2 档案管理负荷大

人事档案管理作为医院人事工作中的一项重要内容，能够帮助医院完成档案的保存及利用等任务，具体包括人事档案的收集、整理、鉴定、保存、检索和利用等。医院人事档案涵盖了医护人员的学历、培训、考核、奖罚等重要信息，也包括医院在日常经营管理活动中形成的文件、图像、报表等重要资料。随着医院规模的不断扩大，人事变迁、人才晋升、人事考核等工作也变得日益频繁，导致人事档案的数量和内容与过去相比千差万别，管理人员面对大量的人事档案感到前所未有的壓力，传统的人事档案管理模式已经不能满足如今档案管理的需要。

3.3 档案利用程度不足

当前我国医院的人事档案管理工作发展较慢，人事档案大多还是采用手工记录的纸质形式，呈现出效率低、管理难等诸多弊端。虽然一些医院已经对人事档案进行了电子化管理，但是仍局限在原始的存储和管理阶段，对信息利用的帮助不大。一方面，由于不同医院的人事档案管理系统不同，而且不同的人事档案被放置于不同的部门，缺乏集约化管理，导致医院的人事档案不能实现信息共享。另一方面，医院人事档案的传输及利用程度不高，不利于信息的共享和挖掘，对医疗事业的发展造成了一定的阻碍。

4 大数据环境下医院人事档案的管理与利用策略

4.1 树立大数据管理意识

医院管理人员及职工的支持和参与是大数据管理模式得到良好运用的重要前提，这就要求医院管理人员从思想上高度重视大数据技术的应用，积极利用大数据技术服务人事档案管理工作。①医院领导层要高屋建瓴，牢固树立大数据和信息化的观念，主动学习国内外先进的档案管理技术，树立以数据共享、数据挖掘、资源利用为主的档案管理意识，大力倡导和推动医院人事档案管理工作的创新。②有关档案资源管理部门要抓好人事档案管理工作，从更新档案管理设备入手，实现档案管理软硬件设施的更新，将档案管理的新理念、新设备纳入医院的人事档案管理工作中，为大数据时代的到来做好充分准备。

4.2 建立人事档案大数据平台

在大数据环境中，医院应当努力实现人事档案的数字化，最大程度地发挥档案信息的价值。在医院人事档案数字化平台建设过程中，应分步骤地构建文字、图片、视频等档案资源库，使各部门的数字资源呈现出科学化、合理化的状态。同时医院应当摆脱传统的以人力录入为主的信息收集方式，利用智能、快捷的计算机实现数据的存档和整理，增强信息查询的时效性和信息利用的便捷性。

4.3 完善人事档案数据网

档案管理的首要任务是保证信息和数据的完整性，因此医院应当建立完善的内部档案管理系统，保证对医护人员个人履历、薪资待遇等信息的科学录入，形成一个规范、系统的数据资源体系。医院应当借助专业的技术人员和先进的互联网技术，将人事档案管理系统与医院内部数据库相对接，实现对人事信息的高效利用。这就要求医院加大资金投入力度，购买先进的设施和技术，实现信息系统各方面功能的升级，最大程度地提升资源的利用效率。

4.4 切实保障信息安全

医院应当确保人事信息的安全性，保护人事信息不被窃取，避免数据信息的丢失和损坏。一方面，医院应当加强数据库防护，对外来入侵进行预防和检测，另一方面，医院还应当对内部管理进行规范，积极做好数据备份、防火墙更新等工作。对于重要的人事档案，医院应当做好多重保护措施，切实保障人事档案信息的安全性。

4.5 提升档案管理人员素质

当前我国医院档案管理队伍的文化程度、能力水平和综合素质整体偏低，呈现专业人员数量较少、缺乏先进技术理念等缺点，不能适应大数据时代人事档案管理工作的要求。在大数据时代，医院必须拥有一批学历较高、能力较强的专业档案管理人才，因此，医院应当积极出台相关政策，引进具有专业档案管理知识及丰富档案管理经验的人才，同时邀请档案管理培训专家对医院现有档案管理人员进行教育和培训，加快构建新型人事档案管理团队。

5 结语

在大数据背景下，医院只有积极推进人事档案管理工作的信息化进程，才能适应医院不断发展的需要，提升档案资源的应用价值。当前我国医院的人事档案管理工作存在信息化水平低、档案管理负荷大等弊端，对此，医院应当从树立大数据管理意识、建立人事档案大数据平台、提升档案管理人员素质等方面进行努力，不断提高对人事档案的管理和利用水平，促进我国医疗事业的蓬勃发展。

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（收稿日期：2018-08-09）