分析信息化视野中事业单位档案管理的创新

【摘要】在目前形势之下，我国在信息技术的应用水平上越来越高，在各行业中都能够看到与信息技术有关的东西。而现阶段我国的事业单位对于自身档案的相关管理工作也在渐渐的向着信息化靠拢，因此，就要对各事业单位在这个管理过程中的创新性进行一定的提升。要想实现这个目标，就需要事业单位中的决策者以及执行者之间相互协作，将信息化技术完美的融入到管理工作中，才能使得其创新程度提高。

【关键词】信息化视野；事业单位；档案管理；创新

1、导言

在目前形势之下，我国在信息技术的应用水平上越来越高，在各行业中都能够看到与信息技术有关的东西。而现阶段我国的事业单位对于自身档案的相关管理工作也在渐渐的向着信息化靠拢，因此，就要对各事业单位在这个管理过程中的创新性进行一定的提升。要想实现这个目标，就需要事业单位中的决策者以及执行者之间相互协作，将信息化技术完美的融入到管理工作中，才能使得其创新程度提高。

2、事业单位进行自身档案管理的创新在现阶段形式下的具体意义

在一个单位系统中，档案资料是其中十分关键的资源之一，它的存在能够为单位企业的运作带来巨大的帮助。在现阶段互联网技术不断发展的时代背景之下，事业单位自身与其他单位之间、单位自身内部的各个岗位之间、岗位之中的各环节员工之间存在着大量的数据信息的交互，这就使得事业单位内的信息资料大幅度的增加。而单位对于这些数据信息的统计、整理、研究的标准相较于以往就显得更高，以往较为陈旧的档案管理方式在应对现今的大量数据时，就显得捉襟见肘，在这样的前提条件之下，将事业单位中大量的数据信息运用信息化技术进行有效、及时、高效的创新化处理就显得极为迫切。对档案资料进行较为完善的管理工作，能够使得事业单位内部对于各类数据的保存，而充分的将信息技术应用到管理方案中去也能够使得档案的管理更加具备条理性。对事业单位中的具体业务的数据档案实行较为完善的管理，能够使得事业单位对于自身的工作经验的累计以及创建出一个十分具有代表性的工作典范，从而使得事业单位内的各种工作的运转以及具体发展情况能够清晰明显的体现。而对事业单位中的职工档案进行管理，则能够使得事业单位的结构更加明朗，使得上级管理阶层能够对每一个岗位中员工工作情况进行掌握。所以，在当前形势下，着力于事业单位的档案管理问题进行考量，并使得其能够向着与时代理念相契合的创新方向发展就显得极为关键。

3、根据信息化时代需求，寻找档案管理的新途径

3.1提升档案系统整体水平

提升档案系统整体水平是事业单位档案管理工作信息化的基础性工作。这就需要档案管理机构依照系统集成要求的理念来将信息化运用到整个档案管理工作中来。信息化建设的关键在于整个系统，在于组成系统的节点方面。纵向或者横向都能够满足整个系统的要求，才能保障档案系统发挥综合优势、提升综合能力。按马克思主义系统论原理，一个关键的节点往往有可能导致整个系统运转不通畅，同时，所有的节点不管是装备水平，或者在应用能力上都做不到齐头并进。因此，应当鼓励一些事业单位试点构建高水平的档案系统，提升档案系统整体水平，通过试点，总结经验和不足，再做推广，全面推进整个档案系统水平不断提升。

3.2加强规范化、标准化建设力度

档案工作规范化、标准化作为档案管理信息化的重要过程，这就提出对档案管理中系统思维意识进行强化的要求，是做好档案工作规范化、标准化的基础工作。首先，公文制发是档案工作规范化、标准化工作必须完成的第一步基础。档案是由公文生成的，因此，公文在制发过程中是否达到规范化、标准化，将影响到档案形成时的质量，是档案规范化、标准化的一个决定性步骤。所以，务必制定好符合信息化要求的公文制发规范，才能为后续转换为档案的环节实现档案管理工作规范化、标准化打下一个正确可行的工作基础。其次，实施“以我为主”的立卷归档原则是解决檔案工作标准化工作中问题的关键环节。档案工作实现标准化过程中遇到的最大难题就是近似公文重复、立卷组合无序。档案工作规范化、标准化最终要实现最大化利用档案保管价值，并使建立完整的案卷库存以及便捷的检索程序。这时候，解决工作中存在的问题，并实现以上提及的目标就必须实施“以我为主”的立卷归档工作原则。这一原则，便是要以本单位形成的文件为主进行文件归档的原则。这条原则不但要作为文书立卷归档工作的基本原则，还在档案规范化、标准化工作中有着重要的地位。最后，要保障档案工作标准化的可靠性，就必须提高案卷质量。通过多方面多层次的工作实践得出案卷材料收集的完整性直接影响并决定了档案的最终价值。立卷方法、案卷装订质量是提高档案工作标准化质量的操作性因素。

3.3改善软件硬件基础条件

尽快建立档案信息数据库。数据库是事业档案信息网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。建立资源配置合理，操作便捷、实用性的档案信息数据库是档案业务工作信息化的硬件基础。事业单位建立档案信息数据库可以通过广泛采用数字扫描、光学影像、音频视频转换等现代化的技术手段，将图纸、归档文件及现场开标材料等不同载体的档案转化为数字信息，并建立不同的档案信息资源库，突破传统手工检索管理模式，实现对档案信息的计算机检索和查阅，使档案信息利用服务更加方便、快捷、高效。另一方面，要同时加强基础硬件设施建设，包括档案信息互联平台系统架构、档案资料数字化工具配置。这是档案信息实现交流互通、资源共享的基本条件，档案管理单位是否具备适应信息化要求的档案信息网络，关系着档案信息化优势的实际价值。

结语：

综上，现阶段形势下，只有着力于构建较为完善的管理工作，并将其引向现代化、网络化的方向进行发展，才能够使得事业单位的档案管理工作更加的具备与时代相接轨的面貌，并依靠不断的在这个过程当中进行创新，就能够让事业单位的档案管理工作更加的快捷有效。

参考文献：

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[4]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.

作者简介：

方云，贵阳市不动产登记中心，贵州贵阳。