实现建筑档案管理工作的规范化建设

【摘要】一个建筑项目工程的实施离不开建筑档案的帮助，建筑档案能为建筑项目工程提供所需的档案资料，对工程质量进行保障，两者之间有着亲密联系。因此，对建筑档案进行管理并规范化管理工作是有必要的，本文就主要从建筑档案管理工作中遇到的难题、规范建筑档案的意义以及如何实现建筑档案管理工作的规范化建设着手分析，提出一点拙见。

【关键词】建筑档案；问题；途径；规范化

就记录数据这方面来说，档案记录实在称得上是对项目、事件的真实记录，具有真实性和权威性，是现在社会中的记录工具无可比拟的，档案一直在记录数据方面发挥着重要作用。档案用于各个方面历史性记录的记载，建筑工程方面也不例外，甚至说具有更高的实用价值，能够使建筑项目产生一定的效益，因此，加强对建筑档案管理工作的规范化建设以及对建筑档案的利用是至关重要的。人们能够通过建筑档案查询到建筑工程项目的实施进度以及以往项目工程的历史发展情况，对于建筑工程实施过程中及时发现问题，并能顾及时采取措施解决提供了极大的帮助。一般建筑档案的内容组成部分包含了项目前期施工状况、项目实施过程以及项目完工情况，并且记录详细，因为每个建筑项目都具备专业的审查监督小组，他们会定期对项目的进度以及项目实施状况进行检查，防止项目出现纰漏，档案也正因为这样具备了严谨性。

1、进行建筑档案管理遇到的难题

1.1收集档案资料难

要开展档案的管理工作首先得有实施对象，也就是档案，只有进行档案的收集才能实施档案的管理。档案收集很重要但是却一点不容易。主要是由于建筑工程本身建设周期长、复杂数据多、涉及资料多等特点，从这里很大程度的增加了建筑档案收集的难度。另外一些建筑工程被要求早点完工，项目管理以及工作人员为了提早完成工程，一味赶工程进度，而忘了进行档案资料的收集，没有能够把项目的建筑过程记录在案，使得档案资料有了空缺，不连贯也不太准确了。随着时间过去，很多建筑档案也会因此而消失。

1.2建筑项目分包单位的监督工作难

因为档案工作的涉及度宽且广，与其他的记录工作有着很大的区别，档案管理工作具有强烈的系统性，必须科学合理的方法进行。建筑单位需要设立专门的部门监督档案工作的实行，已达成工作的准确高效实施。但是，由于建筑项目的实施过程非常的复杂，所有各个实施阶段有专业的分包队伍承担，但是由于各个分包队伍的各方面素质都有差别，对于建筑工作人员的管理也不够严谨和科学，不利于对分包队伍进行监督，造成建筑档案管理工作的难度大。

2、建筑档案管理工作规范化的意义

（1）建筑工程项目的最后完成质量与建筑档案资料息息相关，在一定程度上，项目的质量与档案资料是相通的。档案资料记录了过往建筑项目的实施情况、实施中出现的问题以及解决措施等等，能为即将进行的项目实施提供真实可靠的依据，能够就结合以前的项目施工经验，避免很多错误的发生，有效保障了项目质量。实行建筑档案的规范化管理有利于对档案进行详细分类整理，需要的时候就能及时取出，对工程项目的质量进行了有力的保证。

（2）建筑工程与其他工程相比具有独特性，随着项目的实施，对建筑档案的需求越来越大。建筑项目当中，几个实施步骤：进行项目实施可行性的研究、对地质进行勘测、对建筑材料进行选用等需要严格把关，按照规定的标准严格执行并且记录下真实的数据归档，也可查询以往的档案资料进行研究参考。把这些资料进行档案制作，能够形成建设性文件，对后续的施工给与建议，保障了项目的施工质量。有了档案资料作为参考依据，对施工人员的选用也能更加准确，将员工安排在合适的岗位，提高工作效率。就算项目建设工作多么仔细严谨，也难免会出错，所以只要在项目建设工程中发现与档案记录数据有所不同时，就要研究是哪里出了错，并且进行及时的补救。以上，可见档案资料对于建筑项目实施十分重要，需要加强档案管理工作的规范化建设。

3、实现建筑档案管理工作规范化建设的途径

3.1完善建筑工程及建筑档案相关管理制度

近年来，我国对于建筑工程的现状以及出现的问题，颁布了不少的约束文件，例如《关于促进建筑业持续发展的意见》，这些文件的颁布算是对建筑项目实施工作的一个规范化管理，能够对各个项目参与单位指明工作发展方向，起到一定的监督作用，严格按照国家规定的法律文件实施工作，这样更加能够保障工程实施的真实性以及完备性，对于建立真实可靠的建筑档案也带来了帮助。在依照法律进行工程施工，记录在案的档案资料具有法律权威性。同时，档案管理工作人员需要将档案资料进行及时整理归档，需要的时候能够快速方便的找出。管理局要加强对管理工作人员的培训，丰富他们的专业知识和综合素养建立完善的档案管理人员管理制度，时建筑工程各个阶段都具备高素质的档案人员，实施档案记录以及一定的施工监督作用。

3.2建立完善的建筑档案规范化体制

要想实施档案管理的规范化，必须建立起规范化的档案管理体制。首先需要建立与建筑工程单位有着密切联系的建筑项目管理机构，然后档案记录工作就从这个机构的设置开始进行，并且针对建筑工程项目成立一个档案管理机构，接着引进档案管理工作人员，档案管理人员将必须具备相关的专业知识以及管理能力。对于项目文件的管理必须配备专业人士，建立起建筑工程项目整个实施整体的档案管理责任制度，针对项目各个环节的负责人所需担负的责任起到一个监督作用，可以进行详细的问责模式，形成一种从项目建设初期就有管理人员，对整个项目的实施要建立整体的管理体系，对项目实施中的涉及到的各个环节进行监督和引导。一开始就要在项目建设初期进行档案管理，明白档案管理需要做什么，进行档案管理工作是为了做什么，加大对各个建设部门的档案管理工作，使各个部门明白自己该做什么不该做什么，发现问题及时修改。

3.3提高檔案人员的素养

档案工作特别复杂，具有系统性，需要高超的操作技术，档案管理人员需要具有较高的专业知识，并且要在实际工作中不断提高自己的素质，对工作涉及到的各方面知识进行汲取吸收，转化为自己能够运用来处理问题的工具。虽然是档案管理工作人员，除了学习自身工作相关的知识，还需要学习建筑方面相关的知识，例如建筑工程知识、施工技术规范建筑项目法律法规等，毕竟了解建筑项目相关知识，有利于进行建筑档案管理工作规范化工作。

3.4对建筑材料相关工作进行记录保存

一份建筑工程项目工作的开展，缺少不了建筑材料的购买选用，其中涉及很多工作的开展，例如资金支出的审阅、批准、使用。不同的建筑部分需要的材料是不同，所以通过建筑材料还可以知道施工环节和施工进展内容。了解到这些内容，能够对施工进行严格监督和把控，保证最后建筑项目的高质量。对于建筑材料品牌和价格信息一定要详细记录，避免以后出现问题后能够快速追究根源，提出解决办法。现在很多人为了眼前的利益而昧着良心办事，私吞建筑资金不是没有的。所以为了尽量避免这种情况的出生，必须建立严格的监督制度，做好建筑材料的购买使用记录，做好建筑档案工作，对档案信息进行严密保管。

总结：

随着社会经济高速发展，各行各业都有比较好的发展前景，建筑行业也不例外。由于建筑行业涉及方面比较广，容易出现一些问题，需要对建筑实施过程进行严格监督控制，对每个建筑项目实施环节进行档案记录，对档案实施规范性管理，就能为以后的建筑工作提供指导，保证建筑项目的高质量。

参考文献：

[1]严明汉.以建筑工程资料管理的规范化促进工程质量的管理监督[J].中华民居，2013（11）.

[2]侯晓丹.规范工程资料管理促进工程质量监督管理[J].中小企业管理与科技，2015（7）：47.

[3]李毅华.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理[J].现代物业，2013（10）：60-61.

作者简介：

张运，惠州市城建档案馆，广东惠州。