浅析档案管理信息化建设

张晓娜

摘 要：进入二十一世纪，随着科学技术的不断进步，信息科学技术被广泛应用到社会的各方面，并发挥着巨大作用。档案管理作为一项复杂的工程，通过信息技术的应用，能够最大限度的使档案管理更加简便，使得档案管理工作变得越发轻松简单。因此，档案管理信息化建设成为了档案管理的首要目标。为了能够使档案管理信息化更加的顺利，相关人员必须做好充分有效的准备工作。这其中就包括向上级领导汇报，得到领导的大力支持，取得各方面的便利。除此之外，还要在相关单位内部建立合理完善的档案管理体系，还要对各部门之间的关系进行细分，明确责任，加强各部门之间的交流沟通，确保信息的准确，相关档案管理工作人员也要提高自身素质，提高自身的能力，只有这样才能有效的实现档案管理信息化。

关键词：档案管理；信息化；建设

引言：所谓档案，就是相关部门在长期的工作过程中所积累的，具有一定价值的重要资料，这些资料，能够帮助相关单位进行良好的发展。档案所包含的内容众多，不仅仅包括部门会议时重要的会议记录，也包括较为重要的决策方案，日常业务的各种资料等等。通过对相关档案的整理，分析，单位就可以预测接下来一段时间内的发展，从而更加有效合理地制定发展战略，实现长远发展。档案管理，不是一件简单的工作，需要系统而复杂的管理方法，而随着时代的发展，旧的档案管理方法早就不适合当今档案管理需求，因此，研究档案管理信息化建设，通过信息技术实现档案管理的有效性，提高工作效率，早已变成了档案管理事务发展的一大趋向。

一、档案管理信息建设的必要性

档案对于一个单位的发展具有着重要的作用，进入21世纪后，随着我国经济和社会的不断进步，人们也越来越重视到档案的重要性，档案意识不断增强，而这也导致了档案搜寻范围不断加大，利用率也在逐年提升。完整且详细的档案具有极大的作用，不仅仅对于单位的发展来说，其同时还具有社会效益，这也充分说明了档案重要性。而全面完整的档案，必然是数量众多的档案，对于档案管理者来说，其管理也成了一种难题。如何简化档案管理方法，并保证档案管理的合理，安全性？这就要借助创新管理模式，利用信息技术是档案管理变得更加简单。通过但管理信息建设，档案管理工作变得更加方便快捷，档案的利用率也能得到大幅度提升，其潜在价值得到了最大化的利用。在新的时代下，档案管理信息化建设已经成为了一种主流，也是档案管理工作的一项重要创新。

二、加强档案管理人员队伍建设

档案管理信息化建设，离不开档案管理工作人员的配合，档案管理工作人员在档案管理信息化建设过程中起着举足轻重的作用，因为他们是档案管理工作的主要执行人，信息化背景下的档案管理，并不是单单依靠信息技术，具体操作也离不开档案管理人员，也就是说，档案管理信息建设，首先就要对档案管理人员队伍进行建设，只有使得档案管理人员的综合素质得到最大的提升，才能够使档案管理信息化建设道路更加简单易行。档案管理信息化不同于传统的档案管理模式，传统档案管理主要以纸质档案为主，这也就决定了，对于档案管理人员的要求，主要是具有十分熟练的档案管理专业知识，能够有效地科学的对档案进行管理。而当管理信息化，对于档案管理人员的要求也越来越高，除了对于档案管理专业知识的要求外，还需要档案管理人员具有扎实的计算机操作能力，能够熟练掌握相关档案软件处理能力，利用网络计算机进行档案资料的处理。而且，档案管理信息化，也对档案管理标准提出了更加严格的要求，除了对档案进行收集整理工作外，需要档案管理工作人员对档案中的潜在价值进行利用，相关单位也要组织人员培训，根据实际情况制定相应的培训计划，由浅入深，从最基础的操作软件进行培训，逐步增加员工对于档案处理软件的操作熟练度。而档案管理标准的提升，也要求着档案管理人员要提升自我，以适应更加严格的档案管理标准。

三、完善档案信息化的基础设施建设

档案管理信息化并不是一纸空谈，需要专业，完善的硬件配套设施的支持，只有这样才能够使档案信息化工作开展提供便利的条件。相较于传统的档案管理，档案管理信息化对于档案的保存更加便捷，保存时间也比纸质档案更加的长，更好地体现档案信息的原貌。如果想要充分提高档案管理工作效率，那么就需要从硬件设施配置入手，不断完善。除了要对硬件设施进行完善，软件更不能忽视，软件是档案保存的主要途径，也是档案管理信息化建设的主要方法，通过相关软件的支持，档案才能够得到有效的处理。由于档案管理工作的特殊性，对软件也提出了一定的要求，需要在保证档案管理工作顺畅进行的同时兼顾保密性。通过档案管理信息化建设，档案的管理变得更加简单，单位各部门内的信息共享，也变得更加方便，大大节约了各种资源的浪费。减少了不必要支出。但档案管理信息化并不意味着要否认传统的纸质档案管理，因为实体的档案室档案发挥凭证作用的基础。所以说在进行档案管理信息建设时，要将电子档案与纸质档案共同保存，各尽其能，相互作用。

四、结束语

随着时代的不断进步，信息技术已经走进了社会的方方面面，在档案管理中，信息技术已经得到了充分的应用，通过档案管理信息化建设，档案管理更加容易，这是档案管理工作的一项大的革新，是顺应时代发展的产物。通过利用信息技术，使档案管理工作变得更加高效，同时，档案中的潜在价值也能得到有效发挥，确保了档案信息的经济效益和社会效益。

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