试论电子文件归档管理

【摘要】电子文件的归档是指将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程。由于电子文件本身的属性及其身处系统的特殊性，电子文件的归档比传统档案文件的归档更复杂。本文首先概括了电子文件的一般特点，分析探讨电子文件归档管理的必要性，提出优化电子文件归档管理的途径。

【关键词】电子文件 归档管理 特点与必要性

【中图分类号】G275.9 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）11-0027-01

随着计算机技术的广泛应用，人们为了提高工作效率，原有的纸质档案已不能满足工作的需要，档案的载体形式由原来的纸质文件发展为更加环保、高效的电子文件。电子文件与传统的纸质文件有相同之处也有不同之处，电子文件归档的任务更加繁重和复杂。目前，电子文件发展迅速，在各行各界中，它正在一步步取代传统纸质文件，人类社会必须经受这一巨大变革所带来的关乎社会记录利用能力、管理能力和保存能力的严峻考验。

一、电子文件的特点

电子文件，也称数字文件。它是在特定的数字环境中，依托数字设备生成，存储于磁带、磁盘、光盘等载体，用户通过计算机等设备进行读取和处理，并可在网络上传送的文件。具有保存价值的电子文件就是电子档案，但是在档案界，较多使用电子文件的叫法，而较少使用电子档案。电子文件通常具有以下特点：

1.信息的非人工识读性。必须利用计算机进行解码、解压或者解密，文件信息才能被识读。利用电子文件首先需保证它可以被识读。 2.系统依赖性。电子文件不能单独存在，而是处于系统之中，需借助计算机完成从形成到归档一系列的过程。3.信息与特定载体之间的可分离性。电子文件的载体并非一直是同一个实体，而是可以转换或者转存在另一载体，保持内容的完整性。4.信息的易变性。使用者可以不受时间空间的限制修改信息的原有内容，或是系统的变动也会令信息的内容发生改变。5.信息存储的高密度性。传统的介质承载信息量有限，而电子文件突破了这一限制，存储容量极大程度得到了提高。6.多种信息媒体的集成性。电子文件的形式多样，包含了文字、图像、影像、声音等各种信息形式的有机结合，真实再现历史情况。

二、电子文件归档管理的必要性

电子文件的完整性与稳定性，不仅是整个档案工作中必须遵守的基本条件，也是档案工作各项环节的共同目标。电子文件归档必须具备成熟的物质条件和技术装备，归档是为了方便以后的管理利用，可以极大的提高工作效率，因此电子文件归档管理也是档案界和檔案工作人员不可推脱的责任。

由于电子文件自身的技术特征、多种多样的载体形式以及计算机管理系统的特殊要求，使得电子文件归档的方法发生了一些变化。因电子文件大量的产生，其是分散的、杂乱的、不系统的，档案工作人员对电子文件管理的重视程度普遍不够高，未能把电子文件同纸质文件平等对待。相比传统载体的文件，电子文件具有许多新的特点，这些特点皆因系统而生，人对文件的一切行为都需要借助于系统才能实现，故计算机系统是文件无法离开的生存环境。电子文件安全问题也令人堪忧，电子文件处在一个相对开放的系统中，文件信息容易改变，人为有意改动或是系统无意变动，都可能导致信息的改变、损失甚至丢失。

三、优化电子文件归档管理的途径

电子文件归档管理要在传统档案归档管理原则、方法的基础上，结合电子文件的特点和社会需求的变化，加以合理变革和更新。

（一）完善归档制度和标准

为了更好的利用电子文件，档案界和各有关档案部门应创造安全稳定的管理环境，设立相应的电子文件归档管理制度。电子文件的归档应在严格的流程下进行，从而实现电子文件后续有效的利用。国家对电子文件归档管理工作一直高度重视，相继出台了一系列的文件，如《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档管理规范》等。在文件中，明确了工作人员的职责任务，明确归档的范围、归档方法、归档的时间、归档的程序等，为日后的归档工作提供了科学的管理办法，确保电子文件归档工作顺利实施。

（二）加强电子文件安全管理

第一，要合理的设定网络，在文件管理上尽量使用局域网络，避免外界因素干扰。第二，安全的网络防护装置也是重要的因素之一，使用者应按期检查硬盘等移动存储设备。第三，利用网络技术进行保护，防火墙本身具有较强的抗攻击能力，它是提供信息安全服务、实现网络和信息安全的基础设施。第四，对文件进行分类和权限管理，实现有效管理。

（三）提升档案工作人员综合素质

档案中蕴藏着宝贵的信息，见证了社会的发展和变迁。为了适应现代社会的发展趋势，必须打造专业性的档案管理团队，这也是提高电子文件归档管理效率的重要途径。专业的档案管理人士应主动自觉加强学习各项档案知识、掌握专业技巧，还应熟练操作计算机。档案部门应经常开展各项有关电子文件归档的培训，培训不仅有助于工作人员获得履行职责的知识和能力，也可以提高员工的素质。

（四）加强电子档案软、硬件设施管理

电子文件的存储与使用都需要凭借计算机技术，因此，电子文件对设备要求比较高，如果不小心使用，可能会导致数据的不完整性。因此，必须加强对电子文件软硬件设施的管理，提高它们的工作性能，以便更好的为电子文件归档工作提供服务。除此之外，电子文件的安全防护工作不容小觑，运用防火墙和防病毒软件来提高电子文件的安全性能，同时还要设置用户的访问权限，防止不法分子非法窃取电子文件信息。另一方面，还要提供一个有利于电子文件归档的物理环境，注意防尘、避光和防变形，并定期升级计算机软件，还要保证电子数据格式与所升级的新系统相适应，进而保证电子文件工作运行的安全、稳定。

参考文献：

[1]雷晓婷.基于大数据时代电子文件管理问题的思考[J].陕西档案，2017（3）：26-27.

[2]覃艳丽，裴迅.电子文件归档管理的问题与对策研究[J].才智，2015（12）：366.

作者简介：

申韩冰（1991-），女，安徽合肥人，安徽大学管理学院2015级图书情报与档案管理专业在读硕士研究生，主要研究方向为档案学。