浅析科技项目档案管理中存在的问题及对策

摘 要：科技项目的开展以及地区推进科技发展战略的实施，使得科技项目的规模空前庞大，进而产生了激增的科技项目档案。大量的科技项目给单位的档案管理工作带来了不少问题。本文就科技项目档案管理方面的相关问题进行了研究与探讨，希望能够找出一些改善途径，为提高档案管理工作的质量提供参考。

关键词：科技；档案；收集

一、科技项目档案的概述

在科技发展战略实施过程中，避免不了大规模的科技项目，而这一过程中必然带来大规模的档案资料。目前，地区科技项目接连不断，规模也在不断扩大，使得科技档案的规模也空前膨胀，给科技项目档案管理工作带来了压力。

科技项目档案是对地区科技创新建设过程中的科技项目和工作过程的原始记录凭证。在科技战略实施过程中，科技项目对于社会创新发展有着重大意义，科技项目的建设和发展都需要档案的记载，只要是称得上完善的科技项目档案，必然是包含着整个地区的各种科技项目建设过程中留下的原始材料。在这一套完整的档案中能够看出这个地区的科技项目实施发展历程以及发展水平，对地区的改革发展，推陈出新，有着宝贵的参考价值。科技项目档案的管理流程日趋复杂，管理要求日趋严格，想要顺利的做好科技档案管理工作，需要抓住科技档案特点，全神贯注的对现存问题进行分析，力求找出解决方案。

二、科技项目档案的特点

1.记录性

科技档案记录着地区科技项目建设的过程以及项目的特点，在科技管理单位中处于重要地位，也是地区未来科技项目建设发展的重要参考资料。通过对科技项目档案的查阅，可以了解到每一次科技发展的过程，了解到科技项目实施的历史进程，通过分析档案资料，在今后的科技发展规划和设计时，就能够少走弯路。

2.来源广

科技项目档案在科技项目实施的过程中，一般根据科技项目的实施流程分为前期，中期，后期三类材料来源。前期包括项目申报书、项目任务书等，然后是项目建设过程中需要收集科技项目产生的财务票据，项目设备的采购文件，产生的专利、论文、技术等档案资料，最后是后期的成果材料，这些材料来源广泛，且要求的专业性较强。

3.复杂性

科技项目建设的时间长、范围广，耗费较多人力，关系到科技、财政等多个部门的配合工作，从开始的申请立项、再到科技中期审查、最后的项目验收都需要记录，而且不同的科技项目有着不同的专业特点，对于档案管理人员来说是一项巨大的挑战。同时因为科技是一项十分复杂的项目，在实施过程中很容易出现调整，需要对档案随时进行修改与补增，加大了档案管理难度。

4.真实性

整理科技项目档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、 真实性，具有条理性和实用性。

三、科技项目档案的管理现状

1.档案涉及范围广，收集过程有漏洞

科技项目档案资料的收集一般要跨越较长的时间跨度，很容易影响档案的完整性。而且，项目性质的差异会影响档案记录效果，这不仅给科技项目真实性的核实工作增加了难度，也容易造成相关档案资料的真实性缺失。

2.收集程序繁杂，档案资料容易流失

当前对科技项目档案的收集流程并没有标准和规范，同时，科技项目计划会因为单位发展规划、管理部门要求等原因随时做出调整。在这种没有固定程序和标准的环境下收集档案资料，很容易造成资料流失。同时这类档案资料不仅由纸质资料，还有大量的科技影像，处理问题的录音资料，以及实施研究过程中形成的全部数据、记录、审批文件等各类材料。这些电子数字类的文件资料更容易被修改和破坏，造成资料的流失。

3.档案人员素质欠缺，专业要求不过关

前面我们说到科技项目档案的收集具有复杂性的特点，不同性质的有着不同的特点，对档案管理人员的专业性要求较高。而现在的这类档案大多由普通档案管理人员进行管理，对科技项目档案的特殊性和重要性缺乏必要的认识。另外由于这类档案的收集时间跨度大，期间难免出现管理人员更新的情况，新来的工作人员对此项科技项目档案的了解较少，影响档案的完整性。而且一些科技项目小组为了一己私利而谎报科技资料的情况也屡见不鲜，对档案的真实性和可靠性造成威胁。

四、科技项目档案的管理建议

1.加强对档案管理人员队伍的培训

科技项目受到很多外部环境的影响与制约，因而档案管理的对象有着多样性、复杂性的特点，管理范围更为广泛，也对档案管理人员提出了更高的要求。各单位应把科技项目档案管理工作纳入下一步的工作目标和发展计划中，应把内部管理人员的培训与管理提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的進行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等边讲边操作的培训方式，并定期进行综合测评，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应科技项目档案管理建设的需要和要求。

2.增强档案资料收集的真实完整

科技项目档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门科技项目档案资料，还需要进入科技项目实施研究的现场，对科技项目实施进行现场勘测与摸底分析。管理部门工作人员应对科技项目档案工作认识充分，一心一意为档案管理服务。还应加强宣传力度，让科技项目实施部门理解科技项目档案管理的重要性，提高对科技项目档案重要性的意识，全力支持科技项目档案管理信息化工作，为科技项目实施工作提供有记录价值的第一手资料。相关各部门应积极配合工作，保证科技项目档案管理工作的顺利开展。科技项目档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。

3.完善档案资料管理制度

科技项目档案管理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位科技项目档案工作的管理，聘请专业的科技项目档案管理人员。主管科技项目档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为科技项目档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，各部门之间密切交流、加强沟通，规范化管理工作流程，共同促进科技项目档案管理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对科技项目档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。

参考文献

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[2]张炯森.科技项目档案管理中存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济，2009，19（01）：98-99.

[3]刘国桐.试论农业科技推广项目档案管理中存在的问题及对策[J].天津农林科技，1997（03）：30-31.

作者简介

崔韩（1988.05.20--）；性别：女，籍贯：吉林省榆树市，学历：本科，通化师范学院，现有职称：初级，助理馆员；研究方向：档案管理