浅析人事档案管理存在的问题与对策

林泽容

摘 要：人事档案是一个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

关键词：档案管理系统 临聘档案 考核

一、当前人事档案管理工作中存在的问题

随着社会的发展，人们越来越重视人事檔案，对人才服务中心的要求越来越高，但是，实际的人事档案管理工作之中存在一些有待解决的问题，结合我中心主要包括两点：第一，人事档案的安全性有待提高。由于目前人事档案以纸质档案为主，纸质档案受光、温度的影响极易老化，特别是易受潮褪色，在防潮、防水、防火、防鼠、防虫方面要求较高。然而由于多种原因，当年的市人才服务中心在选址上有些欠考虑，导致现在的档案室背面是一座山，地处底楼的档案室阴暗、潮湿、通风不好，导致我们的档案室在防潮、防虫方面的压力相当大。档案室使用的密集架容量大，使用方便，但重量大，对地板的承重要求较高，远远超出了人才中心二楼及以上楼层的承重，所以密集架只能在一楼使用。到2017年底，现有档案数接近八万份，而且以每年7000——8000份净增档案速递增，使得档案室的扩容量增大。

以目前的情况来看，要将档案室整体搬迁是不可能的。第二，档案管理人员流动性大。随着社会的发展，人员流动性大，导致档案的流动性大，再加之近年高校毕业生人数不断增加，使得档案数量不断增加，使档案管理人员的工作量不断加大。可是由于编制的问题，有编制的档案管理人员数量极为有限，为了档案管理工作的顺利开展，人才中心只得面向社会聘请临聘人员参与人事档案管理。临聘人员管理档案，除了必须要有高度的政治觉悟和责任感，甘于平淡、寂寞，而且面对金钱要有一颗平淡的心：单位买五险一金后每月领到的实际工资往往只有一千多元，以目前的高物价水平要养家糊口实在太难。同时，在每年的高校毕业生档案回来的高峰期，既要接收大量通过机要寄来的档案和学校派专人送交的档案，又要接收通过ESM寄来的堆积如山的有待人工拆封的档案，还要接待大量的转递档案业务和政审、盖章的档案查阅业务、接听无数的咨询查档电话，并且还要加班，尽可能较快地将新收毕业生档案录入档案管理系统，便于学生查询、调阅。那时候，我们档案室的同志恨不得有三头六臂或者分身术来完成这种超负荷的工作。在平时稍微清闲的日子，还要接受原代理单位交来的大量归档材料、事业单位和公务员招考后的归档材料。

二、 完善人事档案管理工作的有效对策

针对人才服务中心人事档案管理中存在的问题，我们采取了很多措施给予应对。

（一）高度重视人事档案的安全工作

1.中心制定了严格的制度：所有人员一律不准在档案室吸烟、喝水、吃东西。2.积极提升档案室的硬件设施：将地面重新铺设防水层，将木地板改成防滑砖，每间屋子新购功能更强的除湿机、不定期更换干燥剂，将原来面向背面的换气扇重新安装在走廊一侧，在换气扇的出风口安装了牢固的防鼠网，最大的档案室安装了一台大3P的空调。坚持每天上班就开通换气扇和除湿机，确保空气的流通、干燥。3.请宜宾的档案除虫专业人员对档案室进行了一场封闭的、彻底的除虫大战，将可能出现的情况扼杀在萌芽状态，避免了虫害事件的发生。4.中心还购买了一套全新的用二维码管理的档案管理系统，安排专人花了一年多的时间将档案室的所有档案重新录入新系统，彻底解决了以往档案系统导入中出现的错误信息和由于管理不当出现的误漏、漏登等造成的查找档案情况。5.严格规范了档案管理人员的平时工作制度，对转递档案、借阅、机要档案实行了严格的登记管理和电脑系统管理，有效杜绝了档案去向不明现象的发生。为应对纸张老化等问题，预计不久将启动把所有档案拍照成电子档案存放于电脑中管理。

（二）创造条件稳定队伍建设，提高临聘档案管理人员的工资待遇。

为档案从业人员提供外出学习、参观、培训的机会，提高他们的业务素质。增加编制内档案管理人员的数量，针对人员流动频繁现象，建议设立奖励性绩效工资考核，以鼓励、表彰工作认真、敬业的员工；设立学历奖，将不同学历对应不同等级的工资；同时设立工作年限奖，以鼓励支持员工长期从事同一职业。在超负荷工作的时间，应给予必要的加班补贴和午餐补贴。实行人性化管理，对临聘人员工作、生活中遇到的难题，组织尽最可能给予帮助，以解决他们的后顾之忧。

（三）成立了系统维护保障部门

为了提升人事档案管理效率，单位特意成立了相应的维护保障部门——信息部，公开招聘了一个西南交通大学毕业的计算机专业的本科生来从事计算机的维护工作。因为人事档案管理信息化体系是一项综合性的系统工程，关系到信息资源管理、服务、查询的方方面面。所以在信息系统应用过程中必须根据实际情况建立相应的保障部门对系统进行定期维护、检查、维修，保障系统的正常运转。

综上所述，当前人事档案管理过程中还存在着较多的限制性问题，这些问题严重影响了人事档案管理效率的提升。因此在人事档案管理信息化体系建设过程中就要以完善基础设施建设为核心，建立多元化、全方位的档案信息服务机制，通过提高档案管理人员的专业素养、成立相应的信息系统保障部门来提高人事档案信息管理系统服务效率，进而满足单位各部门的人事信息查询需要。

参考文献

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