沈皓：关于企业档案管理信息化建设的思考

沈皓

摘 要：随着社会发展的迅速，推动了信息化进程的发展。在信息化环境下，档案管理的信息化也越来越引起档案管理人员的重视。在现今的大环境下，推动档案管理的信息化建设是顺应潮流的做法。但需要注意的是，档案的信息化建设不是一步到位的，在推动信息化建设时，要做到理性思考，积极结合现有的外部环境以及档案管理的实际情况开展相关工作。另外，政府对档案信息化建设也投注了足够的关注，在国家档案规划中逐步列入信息化工作，从而推动档案信息化建设获得新的发展。本文主要分析了档案信息化建设的内涵，并在此基础上探讨了传统档案管理过程中存在的问题，以及该采取何种措施推动档案信息化得到更好建设。

关键词：企业；档案管理；信息化建设；思考

档案信息化建设指的是通过对各种信息技术手段的应用，使得档案管理的现代化水平以及工作效率大大提升。这是结合档案管理工作的实际情况，对档案管理工作的现代化水平进行提升的有效方式[1]。运用新的管理理念来对档案管理工作进行完善，使得档案的服务功能得以实现，促使档案管理更好为人们服务。在对档案信息化建设进行推动之前，只有对档案管理工作的信息化建设有个明确认识，才能更加科学有效地采取措施推动档案进行的信息化建设，避免档案管理工作中存在的各种问题。

1 传统档案管理的不足

1.1 基础资料存在流失风险

随着市场经济的不断发展，现代企业的经营管理活动也日渐复杂，十分强调细节及过程管理，从而为复雜化的经营管理活动形成大量的过程性及基础性资料，且在日常工作中应用较多，保存价值较大[2]。但是由于基础资料的数量较大，将这些基础资料全部纳入至企业的档案库管理需要占用大量资源，且需要使用时调阅不便，这种管理方法并不现实。因此，企业的档案管理部门一般在收集资料时只收集结果性资料或是重要程度较高的资料。对重要性较低的资料一般是由各部门或经办人具体负责保管。但企业各部门资料保管人员缺乏专业能力及管理手段，且企业人员流动性较大，随着时间的不断推移，这些资料都存在流失风险，在日常工作中导致出现一定重复性，不利于企业的经营发展。

1.2 传统的档案管理已经不适应信息化发展需求

随着信息技术的不断发展，它在社会生活中也得到了广泛应用。传统的档案管理方式及所使用的技术手段显然已经不能适应企业发展。加上办公自动化系统现今在企业中也得到广泛应用，且文档一体化进程不断加快，档案资料现今正以一种十分快速的速度向数字化及电子化方向发展，许多大型企业都开始采用电子邮件等方式在企业内部传递信息[3]。从这种趋势来看，信息化档案势必将取代原有的档案管理成为未来档案管理的主要形式，可以说，现今的档案信息化建设已经成为企业档案管理迫在眉睫的改革。

2 企业如何开展档案管理信息化建设

2.1 增强档案管理意识

企业开展档案信息化管理依赖于档案人员自身专业素质的提高。因此，企业应该努力建设一批高效、创新、德才兼备、有责任心的档案管理人才队伍。这时保证企业档案创新工作的必然一步，也是档案管理实现持续化发展的根基所在。档案信息化管理核心就是实现计算机技术应用，即档案计算机管理[4]。要想实现档案信息化管理，首先需要引进一批高知识、拥有先进水平的专业管理人员，从而对企业内部的档案管理队伍进行充实。为了保证在现今时代下，人类活动历史得以被真实保存，档案管理者还需要使用现代化档案管理手段，对计算机管理及电子文件的管理归档技能进行熟练掌握，并熟练使用各种办公设备。出于这种要求，就必须对档案工作人员实施基础知识教育及档案专业教育，使得档案工作人员具备较高的素质，保持强烈的创新精神，从而促进企业档案管理信息化建设的发展。

2.2 实施标准化建设

档案信息化标准规范主要有电子档案管理、档案信息资源描述管理及电子文件归档等。档案信息采集的标准化要求信息在标引时，按照国家档案局发布的相关制度开展工作。另外，企业档案管理工作也应该积极参与到国际上的质量认证体系贯标活动中，利用新型的规章制度，加快实现自身的信息化管理，从而推动企业档案信息化管理的发展[5]。企业还应当根据企业发展的实际情况，建立数字化档案管理制度，对电子档案的数据及存储、信息利用安全等做出具体规定。可依据企业档案的实际特点，建立信息数据库，如产品档案数据库。并集合企业产品开发、研制及生产销售过程中产生的信息，为企业产品技术创新提供一定参考。同时，企业档案部门需要全面参与到信息化建设过程中，接入企业实际管理流程中，加强对各种文件材料的管理，保证电子档案与纸质档案有较强的一致性，进而实现档案资料的真实性及有效性。

2.3 提高档案管理人员的水平

企业档案管理离不开工作人员的参与，作为企业的档案管理人员，需要在日常工作中不断提升自身的管理水平[5]。此外，企业需要加强对档案管理人员进行信息化管理知识方面的培训，定期对工作人员进行宣教，逐步提升档案管理人员对档案管理的重视，提高档案管理人员信息化管理的专业水平及技能，从而实现企业在档案管理方面的科学化。

3 结语

综上所述，随着市场经济发展的迅速，提高我国企业的档案管理信息化水平是顺应时代发展的需要，对于我国档案管理工作朝着一个更加制度化以及系统化方向发展具有重要意义。并且通过提高我国企业档案管理的信息化对于改进传统档案管理中的漏洞也具有重要作用。因此，提高我国企业档案管理工作的信息化势在必行。通过将档案管理的方式进行转变，使得企业档案管理制度体系进一步完善，最终实现企业档案管理工作的科学化水平提高。

参考文献

[1]靳秀华.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2014，S1：72-73.

[2]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014，3508：184-187.

[3]王若琪.企业档案管理信息化建设的思考[J].中国管理信息化，2017，2011：123-124.

[4]茆玲玲.企业档案管理信息化建设思考——以江南电子通信研究所为例[J].机电兵船档案，2015，02：4-5.

[5]李静.大数据背景下企业档案信息化管理建设的思考[J].管理观察，2015，27：117-118.