浅谈PDCA工作法在附属医院教学档案管理中的应用

于真 高洁

摘 要：附属医院不仅承担着繁重的医疗卫生工作，同时在医学院临床教学活动中也发挥着不可替代的作用。本文主要阐述了PDCA工作法的内涵，以及其在附属医院教学档案管理中的实际应用策略，旨在有效提升附属医院的档案管理水平。

关键词：PDCA工作法；附属医院；教学档案管理；应用；策略

PDCA是一种科学的管理理念，其不仅在企业质量管理中取得了巨大成功，同时也被运用于其他多个专业领域，并取得了不错成效。将其加入附属医院教学档案管理中，一方面可以实现医院教学档案管理的规范化与科学化，另一方面还能通过PDCA循环，不断找出问题、提出方法、解决问题，在完成管理工作的同时，切实提升附属医院教学档案管理的整体水平，为国家培养优秀的医学人才提供有力支持[1]。

1 PDCA工作法的内涵

PDCA工作法，也称PDCA循环，是由美国的戴明博士于上世纪五十年代提出，因此也被称为“戴明环”。其主要包括四个阶段，即P（Plan）计划、D（Do）执行、C（Check）检查、A（Action）处理[2]。PDCA是一种全面管理的思想方法与工作步骤。简单来说，它把一切有目的、有步骤的活动，包括生产管理、质量管理、企业管理、科学研究、国家行政管理乃至人们日常生活、工作、学习等，比喻成一个“车轮”，认为人们的活动就像“车轮在转动一样”。据实践经验表明，在生产以及管理过程中加入PDCA循环理论，在提升产出与质量方面有着明显优势[2]。

2 当前附属医院教学档案中包含的内容

不同于其他类型的教学档案，附属医院的教学档案更侧重于收集、整理、积累实践教学方面的资料。具体来说[3]：第一，关于教学条件方面的资料，包括师资队伍建设、教学仪器设备、医院教学经费投入、床位设置以及教学基本设施等，可以说，这一部分基本涵盖了教学所需的全部软硬件设施；第二，关于教学过程方面的资料，包括教学管理部门、教研室以及领导班子等教学组织建设方面的资料，教学文件、教学制度、教学思想建设、教学研究、改革以及课程建设等方面的资料，还有具体临床教学实施等资料；第三，关于教学效果方面的资料，包括德育、智育、体育三方面，并以学风建设、政治思想、临床实践能力、体育锻炼开展情况以及专业理论水平等为主要内容；第四，关于大学指导作用方面的资料，包括医学院针对临床教学基地人员的管理培训、经费投入以及教学质量监管等方面资料；第五，关于学籍管理方面的资料，包括新生登记表、学籍卡、招生档案、名册、学生学籍变更以及奖惩等；第六，关于研究生管理方面的资料，包括研究生录取、培养、学位论文答辩、审批等；等等。

3 PDCA工作法在附属医院教学档案管理中的实际应用策略

由于附属医院教学档案管理详细记录了教学中的成功经验以及不足，因此，通过教学档案可以为正确处理问题提供有力依据。与此同时，教学档案管理还是实现现代化教学与规范化管理的、提升教学质量的重要手段，并为教与学两方面提供必要支持以及人才培养方案。可以说，教学档案管理在附属医院临床教学中起着关键作用。但是受多种因素影响，包括管理意识、管理制度、管理人员素质、管理格局、管理经费以及基础设施投入等，当前附属医院教学档案管理总是问题重重[4]。基于此，可以将PDCA工作理念巧妙地融入到附属医院教学档案管理工作中，以期提高工作效率。具体来说：

1、P环节——计划阶段

P环节，即附属医院教学档案管理的整体计划阶段。在这一环节中，管理层需要科学规划整个档案管理流程，建立健全相关管理制度，明确教学档案的保存内容、形成方式、保存期限以及有关责任人等内容。打个比方来说，某附属医院为了强化教学档案管理的标准性以及规范性，就教学档案管理组建了专门的领导小组，并制定了诸如《教学档案收集归档有关要求》等规章制度。然后制定了年度档案管理经费预算以及具体的工作计划，详细确定了教学档案的收集范围，包括有关规章制度、教学文件、教学计划与总结、课程安排、教学课件、考试测验试卷及成绩以及教学活动记录等具有教研价值的资料。可以说，P环节既是整个教学档案管理的必要前提，同时又在很大程度上决定着教学档案管理的质量与效率。

2、D环节——执行阶段

D环节，就是在附属医院教学档案管理中严格执行上一环节制定的各项制度与计划的过程[5]。专门负责教学档案管理的领导小组需要从整体出发，科学谋划，强化领导职责，在年初召开相关工作会议，确定本年度工作重點。而专门负责临床教学的临床教学部门则需要在实际教学工作中，严格遵循有关教学流程与制度，尽可能的确保在这一环节中不出现工作偏差，保证临床教学质量，提高教材管理工作效率，而院方也需要在平时加强对教学档案管理人员的培训教育，统一思想，明确各自工作内容、要求、工作标准以及职责，对管理目标进行细化，建立台账，对具体的责任人及完成时限进行科学界定。因此，D环节工作质量的优劣对整个教学档案管理效率有着重要意义。

3、C环节——检查阶段

C环节，主要是根据P环节制定的工作计划，对D环节的执行情况进行检查。在此环节中，相关教学档案管理领导小组可以借助季度、学期以及年度考核的方式，检查相关教学档案，及时销账，并做好检察监督工作。而院方也可以通过组建相关督导组，对教学工作进行必要的监督、指导与检查，及时发现并处理存在问题。其中，检查主要涵盖工作计划的完成状况、教学档案资料是否完整、档案资料是否规范、档案资料完成质量是否达标以及档案管理中是否存在问题等。

4、A环节——处理阶段

A环节，主要是对C环节检查过程与结果的具体分析，并针对C环节发现的问题制定切实可行的改进措施，用以确保P环节工作计划的顺利、高效完成。具体来说，在这一环节中，在分析总结了前三个环节的实际运行情况后，可以根据附属医院教学档案管理的实际需要，在充分论证的条件下，对有关工作进行适当调整，对工作中存在的问题做出有针对性的整改方案，在方案中要明确具体的责任人以及整改期限、整改措施等。另外，要及时向有关部门或领导通报检查结果、巩固工作结果与成功经验、强化相关教学档案管理人员的管理意识等，使教学档案管理迈向一个新高度。

整个PDCA工作流程就是一个螺旋上升的循环，在每个循环中都可以解决一些实际工作中存在的问题，而这一循环中尚未解决的则可以交由下一循环进行。事实上，PDCA循环中的每一个环节中也可以进行一个小的PDCA循环。像（C）检查环节，就可以在工作开始前，制定相应检查计划（P），之后执行该计划（D），执行完毕后对整个工作进行检查分析（C），进而调整和改进工作（A）。

4 结语

总之，基于PDCA工作法的附属医院教学档案管理，就是一个无限循环且不断改进上升的过程。因此，院方需要在了解PDCA理论的基础上，通过不断实践与分析，改进工作流程，解决工作问题，以促进教学档案管理工作可以始终朝着更科学、规范的方向前进。

参考文献

[1]王蕾，李沐子.浅谈PDCA循环在医院文化档案管理中的运用[J].办公室业务，2015（23）.

[2]郭云.医院文书档案管理中实践PDCA循环理论[J].世界临床医学，2015，9（4）：250-251.

[3]周雪坤，安稳.做好附属医院教学档案管理工作推动教学质量持续提升[J].世界最新医学信息文摘：连续型电子期刊，2016，16（31）.

[4]杜鸿，梁萍.做好附属医院教学档案管理工作的思考[J].医院管理论坛，2010，27（6）：42-44.

[5]张华英.浅谈PDCA工作法在附属医院教学档案管理中的应用[J].心理医生，2017，23（14）.