人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性探讨

摘 要：众所周知，人事档案管理是人力资源和社会保障局的基本职能之一。人事档案是办理各项人社业务的重要载体，在办理人员调动、职务晋升、缴纳保险等工作时发挥着重要作用。近年来，基于社会经济的快速发展，对人事档案管理工作人员的专业要求已经有所提高，但在新时期背景下，人事档案管理工作也必须与时俱进，才能保证与效率提高需求相适应。基于此，文章将人力资源和社会保障局人事档案管理作為重点研究对象，阐述其有效性问题，希望对人事档案管理工作有所帮助。

关键词：人力资源；社会保障局；人事档案管理；有效性

人力资源和社会保障局在开展人事档案管理工作的过程中，应正确认识档案在人才储备以及未来发展方面占据的重要地位，不断强化对既有工作人员的管理力度。当前，人事档案管理工作仍存在诸多不足之处，在今后发展中，应积极构建健全的人事档案管理制度，将人自身的能动性充分发挥出来，以保证人事档案管理工作的有效性。由此可见，深入研究并分析人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性具有一定的现实意义。

1 现阶段人力资源和社会保障局人事档案管理工作问题阐释

人事档案管理工作的作用十分重要，当前，人力资源和社会保障局已经在长期发展的过程中总结了相关的管理经验。但仍需正确认知的是，在档案内容收集和档案管理等方面，仍存在一定的问题，导致了人力资源和社会保障局人事档案管理工作的开展受到了严重的制约，具体表现在以下几个方面：

1.1 人档分离与弃档不用问题突出

近年来，在社会经济持续发展的过程中，社会制度深化改革，使得私营经济在市场中的比重不断增加，所以人才资源配置市场化趋势愈加突出。对于私营企业而言，业主和雇员并不需要人事档案[1]。长此以往，大部分人都忽视了人事档案的重要作用，出现了人档分离与弃档不用的情况。当前，很多企业人员档案已成死档，没有人去过问。但是，被遗弃的档案不能不管理，因而也直接对人事档案管理工作的效率产生了直接的影响。

1.2 人事档案内容简单且信息量不丰富

档案材料补充收集是档案管理工作的重要环节，具体工作中严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）等有关规定，归档范围主要包括履历材料、自传、考核、学历、入党材料、奖励、录用、工资与任免等。在国内用人制度深化改革和完善的背景下，人员考核机制不断发展和健全，但在实践工作中，人事档案材料当中有关人才类型、工作成就以及个性特点和技术专长等方面材料信息并不充足，企业、单位报送材料不及时，导致个人档案中信息量严重不达标。

1.3 人事档案管理模式滞后

传统的干部人事档案主要以纸质档案为主，纸质档案对保存条件有严格的要求，对档案室面积、温度、湿度、保管年限都有具体规定，很多档案室的保存条件还达不到规定要求。目前，国内大部分地区人事档案管理工作并未引入现代化技术方式，也没有针对信息展开有效的分类与归纳。长此以往，使得查阅人事档案的难度显著增加，难以将其作用充分地发挥出来。

1.4 管理机构与人员安全意识薄弱

部分人力资源和社会保障局在建设人事档案信息化的过程中，因其自身安全意识薄弱，且对于信息技术安全未形成正确地认知与了解，所以操作不合理的问题经常发生，在实际使用方面也存在软件安全漏洞的问题，最终致使电脑出现瘫痪，被黑客亦或是病毒攻击，甚至还会引发档案信息的大量丢失，严重影响人事档案管理工作的可持续发展。

2 增强人力资源和社会保障局人事档案管理有效性的路径

根据上文对人力资源和社会保障局人事档案管理工作存在问题的研究与分析，可以发现，要想实现人事档案管理工作的规范化发展，增强工作开展的质量与效率，将人事档案作用充分发挥出来，就必须积极采取有效的措施，可以借鉴以下几点措施：

2.1 建立档案管理中心，分级别管理人事档案

在人力资源和社会保障局人事档案管理工作开展的过程中，应全面衡量社会的发展需求，结合各类社会群体个性化需求，针对人事档案展开分类化地管理，将人社局管理的人事档案全部整合，统一管理，根据人员类别区分干部档案和企业工人档案。在实践过程中，一定要及时处理死档与弃档，并且增强人事档案便捷性以及可流动性，以保证人事档案在人才流动方面价值的有效彰显[2]。在对以上措施合理应用的基础上，能够将更多的精力集中在人事档案管理工作当中，并且实现人事档案管理工作质量与效率，使得人事档案管理工作的重要作用在人才流动以及社会发展中有效发挥出来，进而为社会经济的全面可持续发展提供必要的支持。

2.2 全面收集人事档案需投档材料

在实践过程中，应高度重视收集人事档案利用信息的作用，及时补充收集十类必须入档的材料，并且将个性特点、人才类型以及技术专长等信息也作为重点收集对象，以确保人事档案管理工作与时代发展需求相适应。

2.3 建立健全人事档案管理制度

人力资源和社会保障局需要在短时间内构建统一化的人事档案管理模式，制定相应的管理制度，注重人事档案管理工作的重要作用，以确保在人事档案产生并成形的整个过程中具备能够参考的规范以及制度[3]。与此同时，要对人事档案内容进行严格地规范，尽可能确保人事档案内容与法律法规相关要求吻合，适应市场经济发展的实际需求。这样一来，才能够保证人事档案使用效率与可使用率得以全面提高。

2.4 增强安全意识与业务能力

人事档案管理工作操作人员在开展工作的过程中，应不断增强个人业务能力与水平，严格按照单位制定的人事档案管理、调阅等程序进行处理，完善人事档案责任落实制度。单位要根据具体情况将责任落实到具体个人，以责任来加强档案管理人员的保管意识。另外，充分利用业余的时间对有关计算机安全防范技术知识进行全面学习，在对高新技术手段予以合理运用的基础上，有效地增强人事档案管理工作的安全水平。

3 结束语

综上所述，在新时期背景下，科学技术实现了全面可持续发展，并进入到攻坚阶段。伴随相关技术应用于完善，国内人事档案管理工作的质量与效果也明显加强。然而，结合当前档案管理工作发展现状，却始终存在一定的问题，最典型的就是如果管理人员忽视人事档案管理的重要性，人事档案管理工作人员自身专业知识不丰富，就会对人事档案管理工作的开展产生负面影响。基于此，上文深入研究并探讨了新时期背景下人事档案管理工作有效性的问题，并根据当前人力资源和社会保障局人事档案管理工作存在的问题，提出了具有可行性的增强与改进策略，以期能够为人事档案管理工作的未来发展提供有价值的参考依据。

参考文献

[1]王雪莹.试论新时期人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（2）：143.

[2]赵玲.从人力资源管理角度分析人事档案管理[J].魅力中国，2014（17）：9-9.

[3]李静，张玉.试论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作[J].中国科技投资，2016（4）：147.

作者简介

邵文婷（1988-），女，汉，档案助理馆员，本科，人事档案管理 莒县人力资源和社会保障局人事培训考试中心。