档案数字化外包的监理策略

[摘要]论文从监理角度探讨档案数字化外包的质量控制问题，重点提出档案数字化外包质量控制的监理策略，主要包括面向档案数字化全过程的监理、关注档案数字化质量控制点的监理，以及基于质量问题分类进行处理的监理，希望能够为需要进行档案数字化工作的机构提供一些控制质量的策略和方法。

[关键词]档案数字化质量监理策略

[分类号]G270.7

Supervision Strategy of Archives Digital Outsourcing

Cai Mingna

（School of Society of Soochow University， Suzhou， Jiangsu， 215123）

Abstract： This paper discusses the quality control of archives digital outsourcing from the perspective of supervision， and puts forward the supervision strategy of quality control of archives digital outsourcing. mainly including the supervision of the entire digital archive process， the supervision of the digital quality control point of the archive and the classification based on quality problems of the supervision， hoping to provide some quality control strategies and methods for organizations that need to digitize archives.

Keywords：Archives；Digitization；QualitySupervision；Strategy

档案数字化工程正在全国各地如火如荼地开展，严控数字化的质量，提高数字化外包的效率和效益是做好这项工作的关键，也是档案部门最为关心的问题。控制档案数字化质量的方法和手段有很多，经调研发现，在数字化外包过程中引入监理的档案部门，其数字化工作大多都取得不错的效果。因此，本文拟从监理的角度探讨档案数字化的质量控制问题，以期为档案数字化工作提供些许参考。

1档案数字化外包过程中存在的质量问题

档案数字化外包是社会分工专业化、精细化的标志，也是通过购买专业服务来实现“小政府、大社会”格局的合理策略。档案部门考虑到自身人力和物力的局限性，根据档案信息化发展的需要，通过招标、竞价等方式将档案数字化工作委托给外包服务公司，可以实现档案数字化工作效益的最大化，但是，笔者在调研中发现外包公司在档案数字化服务中存在一些问题，主要包括以下几个方面。

档案整理不到位。比如需要粘贴于A4纸的发票只粘贴两边而非四边，常导致扫描时出现卡纸情况，甚至造成档案实体破损；档案上的订书钉没有完全剔除，影响扫描的进度；档案袋封面信息与案卷里面的档案内容信息不一致，出现档案袋错装的情况等。

档案图像扫描质量差。《纸质档案数字化技术规范》中规定，对档案进行扫描时，分辨率一般建议选择等于或者大于100dpi，如果出现文字密集、偏下、清晰度不高等特殊情况，可以适当地提高扫描仪的分辨率。然而档案扫描人员在具体操作中，普遍存在“一刀切”的情况。

图像处理不到位。对于扫描图像偏斜、有污点、排列顺序与档案实体顺序不一致等问题，工作人员不予处理或过度处理。

数据挂接不准确。档案图像文件的排列顺序、内容和数量与档案原件不一致；档案的图像文件与该档案在数据库中的目录挂接不准确等。

数据检查不规范。部分档案部门没有对数字化的成果进行定期或不定期的检查，未能及时发现档案数字化过程中的质量问题。

究其原因，部分外包服务商恶性竞争，以低于成本的报价竞标，中标后在各环节偷工减料，而档案工作人员缺乏档案数字化的知识与经验，未能有效监管各个流程。因此，笔者建议引入监理来弥补档案部门监督不力甚至缺位的问题，以期减少数字化过程中的质量隐患，达到数字化项目的预期目标和要求。

2档案数字化外包监理的引入及其作用

2008年11月，时任国家档案局局长杨冬权在中央和国家机关档案整理和数字化会上发表讲话，强调：“要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。”[1]档案数字化过程中引入监理，由监理方代表档案部门对项目全程进行监督和管理，按照相关标准和事前约定，控制档案数字化过程各个环节的质量，管理整个项目的进度，对于档案数字化外包质量的控制具有重要的意义和作用，主要包括三個方面：

（1）预警管理，在问题发生之前进行监管。在实施档案数字化之前对各种设备进行随机抽样检查，防止因为设备的问题影响项目的进度。此外，监理单位也会对数字化加工人员的业务能力和职业素质进行考核，避免因为人员操作不规范带来的一系列问题，减少因人员素质问题导致的安全隐患。

（2）规范项目管理，实现对项目的全程控制。监理单位凭借自身的专业技能、工作经验等对档案数字化过程各个环节进行全方位把控，达到了对项目数字化方案、工作流程、工作进度等的全面控制，有效减少数字化过程中出现的质量问题。

（3）协调档案部门与承包商的关系，减少质量纷争。监理方作为独立的第三方，能够站在相对公平的立场上，以更加专业的手法表达档案部门的想法，提出更加合理规范的意见。这些建议易于被数字化加工方理解和接纳，不仅可以提高数字化工作的效率和效益，还可以协调好档案部门和外包服务商的关系。监理方依据合同要求及时向档案部门报告外包服务的设施设备、人员储备、项目实施等方面的状况[2]，有助于档案部门及时了解和掌控整个项目进展情况，减少因沟通不畅而导致的冲突，避免造成档案数字化质量隐患。

因此，针对档案数字化外包过程中出现的各种问题，笔者建议引入监理，并具体提出基于质量控制的档案数字化监理策略。

3质量控制目标下的档案数字化监理策略

质量控制目标下的档案数字化监理策略是指以控制质量为目标，监理单位对外包公司档案数字化工作各个环节进行全面监管，严抓主要环节，发现其中的问题并分类处理，从而达到档案数字化项目的目标和质量要求，具体来说，主要包括以下三个方面。

3.1面向全程质量控制的监理

面向全程质量控制的监理主要包括档案数字化前期、中期及事后的监理。

第一，档案数字化前期的监理。所谓谋定而后动，档案数字化前期的准备对后续工作的顺利开展影响重大。所以，档案数字化开展之前监理单位需要对外包服务公司的情况进行核查，主要包括：

（1）外包商资质和能力的审核。考核审查外包商的经济状况、信用等级、经营管理水平、人员组织、设备的配置、是否具有从事档案数字化方面的资格认证、项目经验以及社会评价等。

（2）人员素质的审核。监理单位需要考核档案数字化加工人员的职业技能和职业操守，检查他们是否接受了档案数字化操作培训，牢记和掌握了档案数字化加工的规范和要求。

（3）数字化方案的审核。数字化方案，是整个档案数字化项目统筹型的文件，指导数字化工作的开展，关系着档案数字化成果质量的好坏[3]，因此监理单位要严格审核数字化方案的原则、步骤、方法、技术等内容，确保它是合理的、优化的、可行的。

第二，档案数字化过程中的监理。其主要包括随机检查和总质检。

随机检查是指监理单位派遣现场监理师，以《纸质档案数字化技术规范》为依据，结合相关规定随机对档案数字化过程中的生产环境及档案领取、档案整理、档案扫描、图像处理、目录建库、数据挂接、信息打印、档案装订等环节进行检查并记录。若发现问题，则要求数字化加工方进行整改，并填写相关记录。

总质检是指档案部门、外包公司、监理单位各派人员对已完成自检的扫描加工及数据整理成果按规定的比例进行总体质量检查的工作。总质检内容中凡有一条不合格，均记作错误；抽检错误率/总质检率≤标准A，作为个案返回整改；抽检错误率/总质检率>标准A，整个批次全部返回整改。在总质检过程中，三家单位均应认真填写总质检统计表并签字确认。同时，三家单位应相互对总质检统计表的结果进行核查，确保总质检的可靠性。

第三，档案数字化事后的监理是档案数字化质量控制的最后一环，主要包括数字化档案数据备份和用户反馈的检查。

（1）数据备份。监理方核查数字化后的档案信息是否达到备份要求，做到多套备份，异地备份，在线和离线多种方式的备份，从而确保数字化的档案信息完整、安全，符合档案数字化质量要求。

（2）用户反馈。监理方检查数字化加工单位对于用户在试用已投入使用的数字化档案成果后提出的问题是否进行了改进，用户反馈的问题是否得到了解决等。

3.2关注质量控制点的监理

档案数字化工程是由一系列相互衔接的环节组成。[4]控制档案数字化的质量，监理单位需要对各个环节进行监督管理，对于占主导地位的环节，需要监理单位重点监管，对于处于次要位置的环节，仅需要做到一般控制。这种易出现问题需要重点监管的主导环节就是监理质量控制点。结合实践和理论的分析，笔者总结了档案数字化过程中的监理质量控制点[5]，结果如表1所示。

3.3基于質量问题分类处理的监理

档案数字化过程中检查出的问题分为一般问题和特殊问题，一般问题即工作人员整理的档案、扫描的图像等没有达到标准要求。监理员在抽检档案时，若发现一处问题，则要求其整批档案打回重整。特殊问题即在数字化的过程中未曾遇到的，没有现成解决方法的问题。在监理过程中，如遇到这类问题可以参考图1所示的特殊问题处理机制，首先应及时同档案部门人员、业务人员进行沟通，确定解决方案或者处理建议，如果得出的解决方案或者意见不一致时，则需要监理单位会同项目负责人将问题（以问题处理单的形式）呈报给上级协调组组长。然后上级协调联系人对汇集的问题进行分类，在一定时间内按问题类型分发给对应的组长（技术组、质检组、管理组），进行研究解决。收到问题处理单后，相关组长召开专题会议，对问题开会讨论并确认最终执行方案，形成书面会议纪要。最后书面会议纪要由上级协调组联系人及时统一送达项目负责人，便于问题快速有效地解决。

参考文献

[1]屠跃明，钱毅，李洪.关于档案数字化质量控制体系的研究[C].第4届全国档案工作者年会，中国福建厦门，2014：114-134.

[2]龙曙东.论监理管理在施工现场中的重要性[J].广东科技，2007（3）：265-266.

[3]王璐颖，轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究，2011（4）：68-70.

[4]黄伟丽.档案数字化过程质量控制研究[J].档案时空，2013（6）：26-28.

[5]周耀林.论档案数字化工程质量的控制[J].浙江档案，2015（8）：18-20.

[作者简介]

蔡明娜，苏州大学社会学院图书情报与档案管理专业2016级硕士研究生，研究方向是档案学。