中小学档案管理模式创新探析

李睿

摘 要：档案是能够反映一所学校发展建设的重要资料，而档案管理工作则是学校工作的资料的收集、整理、开发以及利用。新时期，中小学如何全面、科学、系统的开展档案管理工作，已然成为学校必须重视的问题。做好中小学档案管理工作的创新，有利于学校更好的贯彻党的教育方针，进而为中小学發展提供可靠的数据。本文从中小学档案管理的内容入手，结合当前中小学档案管理模式存在的问题，提出档案管理模式创新的对策，以致于能够让档案管理更好的促进学校发展。

关键词：中小学；档案管理；模式

一、 中小学档案管理内容

（一） 收集

档案收集是档案管理工作开展的基础，根据国家、教育部门的相关要求，将学校、师生、各个部门分散的资料整合在一起，主要包括中小学的教育、教学、科研、人事、经营、行政等等方面的内容。档案收集工作需要在众多文件资料中筛选出具有价值的资料，同时，收集工作还需要考虑到后期档案归档、档案制度建立、档案开发与利用等等。因此，收集工作作为基础性工作，必须得到重视。

（二） 整理

在档案收集的基础上按照一定分类标准对档案进行整理的过程，称之为档案整理。档案整理有利于促进档案管理工作更加科学化、系统化。通常来讲，档案整理必须要严格按照整理原则进行，即要尊重档案形成过程中存在的自身规律，确保档案的完整性；根据档案的时间、内容、来源、性质给予档案对应的联系性，进而为档案使用打下坚实的基础。

（三） 保管

档案保管要“以预防为主，防治并重”的原则开展。所谓“预防”就是要最大限度防止与克服一切不利的因素对档案造成威胁与损害，这方面学校要根据实际情况加大档案挂历方面的投入，比如购置对应的保管设备，尽可能采取先进的技术手段，以保障档案的完整性、安全性以及实用性。所谓“治”，主要是针对那些不可抗拒因素所带来的损害进行修复，例如，档案室杀虫去污，档案资料修复等等，确保档案的完整性。

（四） 开发与利用

档案收集、整理、保管的目标则则是为了学校能够更好的利用档案资料。因此，为了提高档案的开发与利用力度，第一，做好资料统计促进档案开发，要坚持简明扼要的原则开展，主要以表册、数字的形式为主，能够客观、准确反映学校相关工作情况，而且档案统计工作与收集、整理、保管、鉴定都有一定的交集。第二，档案利用。目前，中小学档案利用形式主要有：（1）建立校史馆，这种方式能够让外宾和师生来学校通过参观这些档案资料，进而了解学校从建校到发展的风貌；（2）建立并完善档案借阅制度，为教职工使用提供便利；（3）结合信息技术，扩展档案使用的渠道。

二、 中小学档案管理存在问题

（一）档案管理制度不健全

基于目前中小学档案管理制度的现状而言，首先，虽然很多中小学是按照国家档案管理以及教育部门所制定的规定建立档案管理制度，但是这种档案管理制度往往没有结合学校的实际情况，没有关注到细节，进而可能导致档案管理在资料信息收集、整理、保管、开发与利用等等方面出现各种问题，比如资料遗失、使用效率不高等等。其次，大部分中小学档案管理都是由各个科室对本档案资料进行直接管理，其中一些重要的文件则交由科室负责人进行负责与保管，虽然学校设置了专门负责档案管理的部门与人员，但是在借阅阶段依然存在随意性，其制度不够完善，导致部分借阅没有依照相关手续开展。最后，档案保管是档案管理工作的重点环节，目前部分中小学档案资料在防止外部环境的布设上面不够到位，比如防火设备不完善；档案柜中防潮、防虫、防鼠的设置不够合理。这些因素极有可能造成不可估量的损失，影响资料的安全性。

（二）管理服务方式单一

管理服务方式单一主要体现在这些方面：在信息技术的影响下，很多学校建立了以计算机信息技术为载体的现代化信息管理体系，所以人们在使用的过程也往往以通过信息技术查阅为主，但是由于一些资料比较久远，而没有及时的录入与更新，导致人们在使用档案资料时通过检索服务却找不到对应的资料或者资料不全。信息技术的档案管理能够全面提高管理效率，但是要提高效率，要确保整体系统的完善，比如要了解教职工、学生对档案的具体需求，不然很难查阅到他们想要的资料。但是实际情况，由于没有过多的去了解服务对象的需求，所以在管理与服务上没有进行创新与完善，进而导致资源浪费，使其很多应该被开发出来的服务方式难以发挥作用。

三、 中小学档案管理模式创新策略

基于中小学档案管理的内容以及目前存在的问题，对档案管理工作的创新是中小学档案管理工作改革的必然趋势，有利于提升档案管理的效率与质量，为学校全面发展而服务，具体如下：

（一） 加强服务

良好的服务意识与管理意识能够让学校档案管理人员以最好的工作状态、良好的工作心态开展工作，这是提高档案管理的有效性主要途径。基于目前中小学档案管理模式构建与实施过程存在的种种问题来讲，其主要的原因是档案管理人员服务意识不够，没有真正认识到档案管理的意义。因此，为了对档案管理模式进行创新，首先，要全面提升档案管理人员的服务意识，要让档案管理人员认识到档案管理的现实意义，而不是由于工作的乏味、单调而出现应付的态度。其次，明确责任。学校要对档案管理人员的责任进行明确的划分，将责任落实到人头，完善考评机制，加强对本职工作的监督力度，以致于能够克服管理人员在工作过程中的惰性。最后，加强教育培训。通过专业的教育与培训，提高管理人员专业能力与服务意识，同时还要培养他们的不断学习的良好习惯。

（二） 完善制度

中小学档案管理模式的创新必须要有完善的档案管理制度作为支撑，以致于确保各项工作能够按部就班的运作。首先，要结合自身学校的实际情况，建立完善的档案工作制度，要细化到档案收集（收集方式）、整理（分类方法）、鉴定（鉴定原则）、保管（保管措施）、开发与利用（服务要求）等等环节，并且在实际工作中不断完善。其次，加强学校对档案管理工作的监督力度，通过监督你能够及时指出档案管理工作存在的不足，从而及时制定改善策略，以致于能够让工作更好的开展，为教职工提供更好的服务。再次，档案借阅制度要完善，并且严格按照规定执行。查阅制度可以结合信息技术进行创新。最后，提高档案管理安全习惯。派遣专业人员安装设置，并且严格按照按照防潮、防火、防尘、防霉、防光、防虫、防鼠以及预防有害气体等等内容，严格执行档案资料室安全管理工作。

（三） 加强建设

随着信息技术的发展与完善，档案管理必然朝着现代信息技术的方向发展。这方面需要学校加以重视，并且根据自身条件，对现代化档案管理模式加强投入。可以引进先进的管理技术与管理设备。比如，根据学校档案资料的特点，有针对性的建立一个档案管理系统，同时还要结合学校教职工、学生对档案资料的需求，开放档案信息资料共享平台，例如：APP、官网、微信公众号等等，其目的是为了拓展学校档案资料使用渠道，为广大师生提供更好的档案服务。

新时期，档案管理工作是中小学发展过程中必须重视的内容，学校要根据自身实际情况，明确当前档案管理模式存在的问题，结合档案管理的内容进行创新，进而完善档案管理制度与管理措施，全面提升档案管理的水平。

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