浅析现代企业档案管理模式的创新举措

摘 要：我国企业档案管理模式发展到现在，经历了从集中到分散，最后又到集中统一管理的格局。但是，随着市场经济体制的建立，各种所有制结构的出现，原有的管理模式已难以完全适应现代企业制度下企业生产经营的发展。因此，寻找一种适合市场经济环境下的企业档案管理模式已成为现代企业的必然要求。

关键词：档案管理；模式；创新举措

在互联网普及之前，档案主要为纸质档案，档案管理人员仅负责收集最终档案，同时对档案进行合理归档。这一过程，往往缺乏对过程和内容的了解。随着信息化技术的不断发展，信息与信息技术在企业发展中扮演了越来越重要的角色，传统的档案管理也正在让位于现代化的档案管理，档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。在信息化时代，人们可以通过信息化技术将整个档案的创建过程都记录下来，保留更加完整的档案资料。同时信息技术及信息产业的高速发展，深刻地影响着档案管理的理论、原则、模式和方法，给档案工作带来了新的挑战和机遇。

一、现代企业档案管理工作的现状

目前企业和单位受观念的影响，认为档案馆工作只是看好库房而已的、毫无技术含量的工作，从而轻视档案工作，使得档案馆工作人员的工作热情受到打击。同时由于对对档案管理方面人才队伍建设和信息化建设投入的不足，档案管理的信息化程度还很低，归档、查询和借阅等业务流程复杂，档案利用率较低。甚至存在用复印件代替一些归档的科技档案原始资料，使得档案资料的可靠性和真实性大为降低。

（一）档案管理手段落后

现有的档案管理方式主要是以管理纸质档案为主，已不能适应日益剧增的电子文件及电子档案的管理需求，缺乏合理、有效的管理机制也严重制约了企业的发展。

（二）人员编制紧张，素质不高

当前我国企业缺乏专门的档案管理部门和档案管理人员也是档案管理过程中的普通问题，即使企业中设立有专门的档案管理部门，该部门的人员数量也有限，许多人员都是身兼数职，专业性的档案管理人才更是缺乏。档案管理人员缺乏专业素质，对档案归档方法了解不足，导致档案管理的系统性和完整性都有待提高。

二、现代企业档案管理模式分析

（一）分散管理模式

档案分散式管理模式是指企业的档案管理分散设置在企业的各个部门中，企业的信息资源和档案管理以部门为管理单位，例如：财务档案在财务部门，人事档案在人力资源部门等等。优点：分工明确，这种管理模式能够保障企业档案管理按照不同的部门进行分化管理，档案信息明确。缺点：企业档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于档案的安全和利用。

（二）集中统一管理模式

档案集中管理模式是指企业将所有档案进行企业集中统一管理，其标志为：一是对全部档案实行集中或相对集中管理，二是建立统一的档案管理制度。优点：集中管理模式实现企业整体档案的运行和管理，便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。缺点：企业各个部门之间的内容繁杂，信息种类多样，经常出现企业信息档案管理资料混杂，各部门档案管理无头绪，也为档案管理造成了麻烦。

（三）数字化管理

通过对档案进行数字化管理，建设数字档案馆，实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化，建立满足科研、生产、经营、管理及发展需要的基层单位数字档案馆，最终建立覆盖全行业、不受时间和地域限制的数字档案馆群。同时，建立档案门类齐全、多种载体类型等档案信息资源的收、管、整、用的多功能于一体的网络平台，在实现档案信息资源利用与共享的同时， 实现科学、标准、规范管理各种类型电子文件，并保证其原始、真实、完整和长期可读的属性。

三、现代企业档案管理的创新举措

（一）加强档案创新管理意识

我国企业长期以来对档案管理工作的重要性的认识不够，造成了档案管理工作长期滞后的现状。档案作为重要信息资源在企业的发展中起着重要作用，企业的管理者也开始重视档案管理工作。因此，首先要做的就是加强对档案管理的认识，在提高认识的基础上，转变过去传统的档案管理方式，利用信息化手段，积极进行管理创新，来促进新时期企业档案管理工作的进步。

（二）推进数字档案馆的建设

当前是计算机信息技术飞速发展的时代，信息技术已渗透到各行各业，传统实体档案馆的实体档案多为孤本保存，有些档案亟待进行数字化抢救保存。数字档案馆促进传统实体档案馆的发展，促进馆藏档案资源的数字化進程。数字档案馆通过计算机网络传输档案信息，档案用户可以突破地域的限制，服务对象范围得以扩大。同时，传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字环境下，利用者得到的档案信息是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频等各种多媒体档案信息，服务方式也变得更加多样。

（三）提升档案管理人员的综合素质

无论是传统的档案管理，还是现代化的电子档案管理，都离不开档案管理人员的具体操作，因此，提高档案管理人员的职业素养是非常重要的管理模式提升。提升企业档案管理的综合素质是保障企业档案管理模式的重要基础，一方面档案管理人员通过自身的经验积累，不断地丰富自身专业知识，依据企业实际发展状况，制定合理的档案管理模式，逐步实现档案管理与企业实际协调发展。另一方面企业也应加大对档案管理人员专业能力的培训，通过定期的培训促进综合素质和专业的提升，形成一套适合本企业发展的管理模式，保障企业管理模式创新发展。

四、结语

在信息高度发达的信息化时代，档案管理在遵循原有管理方式的基础上，可以实现新的突破，新的管理方法可以增强档案管理的有效性，积极探求档案管理的新方法是时代的要求，是档案工作发展的要求，是社会文化进步的要求。总之，企业实行现代化管理不是局部的，应该是全方位、全领域的，档案管理工作是现代化管理的一项重要工作，企业应该加大档案管理的基础设施的建设与投入，逐步使档案管理工作电子信息化，同时注重专业技术人员的技术培养，最终使档案管理工作有助于企业经济的发展和战略目标的实现。

参考文献：

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[2]司臻.新时期档案管理创新模式研究[J]，管理观察，2013年第5期.

[3]吕欢弟.浅析档案管理的创新与服务模式的改革研究[J]，科技视界，2014年第30期.

作者简介：金秀梅，北京航空精密机械研究所科研管理部。