如何做好建筑工程档案管理工作

王婉音

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 近年来，随着我国经济的迅速发展，建筑工程行业也随之取得了令人瞩目的成就。档案管理工作属于建筑工程项目的重要环节，关乎着工程建设的质量，尤其对于一些大型建筑工程来讲，档案管理效率直接决定了企业的经济效益及竞争力。由于工程档案所涉及范围较广，而且十分复杂繁琐，不允许出现任何差池，因此优化建筑工程档案管理工作有助于促进建筑企业的可持续发展。

关键词 建筑工程 档案管理 企业管理

改革开放以来，我国建筑行业取得突飞猛进的发展业绩，因此随之产生了大量的工程档案。建筑工程档案的记录形式十分多样，其中以文字、图表和音像资料为主，这些原始、真实的档案文件，反映了工程建设情况的本来面貌。这些档案不仅涵盖施工准备阶段和监理工作，而且还涉及具体的施工档案以及验收文件。这些档案材料是我国建筑事业发展历程的缩影，同时能够为日后施工带来丰富的借鉴。然而一直以来，建筑企业对于实际工程和施工较为重视，在工程档案管理中缺乏创新作为，个别企业还存在敷衍应对现象，进而导致工程档案管理质量日益下降。因此对现有建筑工程档案管理工作进行改革与优化十分必要，且势在必行。

一、对建筑工程档案管理工作意义的分析

随着我国城镇化进程的深入推进，健全建筑全过程的档案管理，是确保建筑成果的有力保障，因此具有深远的现实意义。由于建筑工程档案能够详细全面真实地反映建筑工程的整个过程，例如：理念、技术及具体施工等，因此不仅是后期管理维护的有效参考依据，更是建筑物防震减灾或者灾后重建的重要参照。此外，面对日益提速且规模庞大的城镇化进程，建筑工程档案管理要最大限度地发挥其职能作用，在分享建设经验和提供基础技术数据的同时，为城镇化建设创设捷径，最终高效地推动城镇化建设的效率与质量。

二、目前建筑工程档案管理工作存在的突出问题

（一）档案意识相对薄弱

目前，很多建筑企业在工程施工中存在不建档行为，有些单位虽然有档案管理部门，但是管理质量差强人意，并不能全面地覆盖工程的全部流程。其次，应付建档的现象十分普遍，一些中小型建筑企业并未对建档工作产生足够的认识，因此多数存在敷衍了事的心理，致使建档工作形式化严重。例如：缺少公章、真实数据以及原件的现象屡见不鲜。最后，不归档现象日益恶化。调查发现，一些建筑单位在工程初期存在建档行为，然而在工程结束后，相关档案资料却有意拖延，致使工程信息受到延误。

（二）档案管理专业素质有待提升

由于建筑企业对档案管理工作存在轻视心理，因此对相关管理人员的聘用也是缺乏重视。致使一些非本专业的人员从事或兼职该项工作。档案管理人员的专业素质直接决定了管理的效率和质量，而一直处于模仿其他单位的做法势必会降低档案管理的准确性和规范性，尤其是将错误数据存档后，一旦日后需要查询时，就会带来各种危害和不利影响。

（三）保管经费缺乏保障

建筑工程项目的特点是时间紧任务重，而且对于资金的需求量极大，正因如此，很多建筑企业并未设置专门的档案管理办公室，而且缺乏专业的保管经费，很多档案资料都是散乱堆放，进而导致工程档案的安全实效性难以保障。

三、健全建筑工程档案管理工作的路径及建议

（一）提高对工程档案管理工作的思想认知

建筑工程企业要扭转以往思想认知的不足，从可持续发展的角度重新认识档案管理工作。只有在思想根源上提升重视，才会在实际行动中主动创新并迎难而上。纵然档案管理工作十分繁琐且与短期效益不发生关联，但为了建筑工程本身以及城镇化的总体需求，还需要克服各种困难，搞好档案管理工作提供保证。

（二）提升档案管理人员专业素质

档案管理是一门专业性极强的工作，尤其在建筑工程施工中，既要具有专业的业务能力，而且需要极强的事业心和责任心。因此，选拔和培养档案管理人才十分重要。此外，建筑单位还要购置先进的档案管理设备和器材，并保证人才的薪资待遇，使其稳定踏实地在岗位上立足，这样档案管理水平和效率才会循序渐进。

（三）实施同步跟踪管理

建筑工程档案管理工作要確保实时性，万不可拖延耽搁，一旦出现后补等滞后行为，档案的真实性就会大打折扣。基于此，上级档案管理主管机构要加强监管，确保对不同建设单位进行管理培训，同时定期召开档案管理工作会，实时提出整改意见，并在规定时间内完成所有归档，而且一旦发现项目档案和案卷质量的问题，要责令其限期整改。

（四）构建完善的档案管理机制

档案管理工作需要详细地记录工程的前后顺序以及项目施工的方方面面，优质的档案对于企业日后发展会起到推波助澜的作用。因此构建完善的档案管理机制不要局限于上级的要求，而是企业自身发展的迫切需要。因此，建筑企业应该制定相关的档案管理制度，确保档案管理工作成为建筑工程的必要组成，进而按照制度要求按部就班地落实档案管理工作。此外，建筑单位还要适时地增加和维护工程档案，以加强对档案资料价值的利用。同时不同建筑企业还要加强互动和交流，使档案资源能够得到共享，通过彼此的借鉴和学习，进而打破地域封锁实现互补效应。

总之，建筑工程档案管理工作的重要性毋庸置疑，构建完善的管理工作符合时代发展的需求，而且是建筑事业发展的重要组成部分。希望建筑企业能够加大对此项工作的认知，不要只顾眼前利益，而是要从大局出发，进而采取积极地应对措施，使筑工程档案管理工作能够日趋完善，进而为企业和社会的可持续发展提供强有力的支撑保障。

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