浅析英语商务信函的语言特点

周彤潼

摘要：英语商务信函是指在对外贸易中所使用的信函，是国际商务交谈的重要工具，在国际间的商业洽谈中扮演着非常重要的角色。本文先对商务信函的定义和组成结构进行一个简单的概述，继而从词汇特征、内容特征以及句式特征等三个方面分析英语商务信函的特征，促使贸易双方能够更加了解英语商务信函的语言特色并且能够熟练规范的使用。

关键词：商务信函 言语 词汇 句式

目前，经济全球化正以不可逆的趋势飞速向前发展，国家间进行商务交流也愈加密切。自从05年加入世贸组织，我国对外交流更加密集，商务英语信函作为国际间进行磋商的重要工具，其重要性也日益凸显。然而随着我国对外贸易日益频繁，由于商务信函措辞不当，语意词义含糊而导致公司间经济纠纷的情况屡见不鲜，因此了解和掌握商务信函的语言特征，为商务信函的写作提供理论和技巧支持十分有必要。

一、商务英语信函概述

商务信函是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函文书。商务信函种类繁多，主要有询问函、答复函、商洽函、请求函、告知函和联系函等。商务信函与其他的信件不同，它特点分明，不论是词汇还是语句都具有很强的选择性。商务英语信函的组成结构主要包括：信头（Headline），日期（Date），封内地址（Inside adress），称呼（Salutation of gretting），信的正文（Body of the letter），结束礼词（Complementary close），和签名（Signature）。英语商务信函不仅是贸易双方沟通的手段，也代表着企业的形象，关系到贸易双方之间的经济利益，因此从事国际贸易活动的人员必须了解商务信函的语言特点，在国际商务英语信函的相关专业知识的帮助下，把握其语言的特殊性，从而准确使用商务信函。

二、商务信函的词汇特征

（一）准确正式

商务英语信函在国际间的贸易活动中是一种正式的公函语体，因牵扯到买卖双方的权利和义务问题。因此贸易双方在进行洽谈时必然是正规严肃的，这造成了商务信函用词必然具备规范正式以及准确的特点。在商务英语信函中，错误的表达小则给贸易方留下不好的企业印象，大则造成经济纠纷。因此在商务信函中，用词必须准确。当信函中内容涉及到时间，地点，价格，重量，尺码以及各种单证的填写时，一定要确保其准确规范性。除此之外，正式规范的用语是给对方尊重的重要体现，显示国际贸易间非歧视性与公平公正的原则，使对方能够感受到敬意，从而促进贸易的成功。因此在商务英语信函中，常常使用意义相同或相近的书面词来代替口语词汇从而使得信函语言更加正式规范。如常以inform和advise代替tell，以require代替ask等。

（二）专业化强

商务英语信函用词有专业化强的特征，主要表现在大规模使用缩略词和专业术语两个方面。商务缩略词源于国际行业惯例和约定，是在国际贸易活动过程逐渐产生的。商务缩略词简洁，精炼，有助于国际贸易往来中双方提高工作效率。缩略词主要分为首字母缩略和截短词两种，用以代表既定的专业词汇，比如说，首字缩略有：FOB （Free on Board）（离岸价格）、CIF（cost and freight），截短词：CTN（carton）（纸箱）等。除此之外，商务英语信函中大量使用专业词汇。因国际贸易涉及金融、法律、技术等多个行业，不同行业商品都有自己专门的词汇短语，所以商务英语信函大量使用行业专业词汇。例如：perform invoice（形式发票）、irrevocable letter of credit（不可撤销信用证）等。此外，商务英语信函中也会使用普通词汇，但是赋予它们新的特殊的含义，使其成为商务往来中的专业化词语。如offer在普通英语中解释为“提供、给予”，但在商务活动中则为“发盘，报价”，是商务英语信函中的固定用法。不论是缩略词还是专业术语都是在商务发展过程中逐渐被国际认可，约定俗成的词汇，翻译者必须要严格遵守这些词固定的含义，切忌胡编乱造，以避免造成难以挽回的损失。

三、商务信函的内容特征

商务信函的内容具有完整性和具体性的特征。一封完整的传达信息的商业信函必须包含所传达事件的方方面面。而对于商务回复函，则应该对对方的问题一一作答并且保证表述清晰完整。信函的完整性有利于企业树立良好的形象从而获得贸易伙伴的信任，节约贸易往来时间提高效率，同时免除因漏缺重要信息而造成的经济纠纷。除此之外，一封好的商务信函内容必须具体，信息要详细完整，丰富生动。比如说，在什么地方，什么时间，因为何事，出于何种原因，有什么样的要求等等，这些信息要做到具体详实，避免类似于soon，at an early date等笼统不清的说法。因为对于这种时间地点，如果没有具体到某个点，缺少一些必要信息，就会使对方不能明白要领，甚至造成误解、歧义。例如，在订货函中，并须包含：需要什么商品（What you want）、何时需要（When you need the goods）、货物发到何地何人收（to Whom and Where the goods to be sent）、使用何种付款方式（How payment will be made）只有这样才能使对方清楚明白地获得有效信息，以便于贸易活动的正常开展，那么此信函才是完整有效的。

四、商务信函的句式特征

（一）礼貌委婉

在国际商务贸易往来中需注意诸多礼仪，如贸易双方必须遵循国际贸易往来惯例，尊重彼此的风俗习惯等，所以商务英语信函必须遵守礼貌委婉的原则，这有利于贸易双方建立、保持良好关系。而礼貌原则在商务信函语言上的体现主要表现为，多使用被动句式、适当的情态动词、条件句以及肯定句以确保礼貌委婉，避免使用命令语气。被动句的使用使得语言更具有客观性，少了主观的强烈的感情色彩，使要求更易为对方所接受。除此之外，适当的使用一些情态动词的过去式如could，might来代替can和may，使语气更委婉。还有，在向对方提出要求或建议时，多使用条件句和肯定句来表达自己的观点，如We will be grateful if you could send us some examples of the goods.和Please send us some example of the goods.前者明显比后者更委婉，更积极，体现出发函人的态度是谦虚恭敬的，更能激发对方的兴趣。此外要直接使用肯定句而不要间接地使用双重否定句等句式来体现肯定的含义，如We wont ship our goods until we receive the payment.和We will ship our goods as soon as we receive the payment.同樣的意思，前面一句太强硬，后一句礼貌积极，有利于贸易的达成。

（二）简单直接

英语商务信函的令一大句式特征是简洁直接，简洁是指用最少的语言表示最丰富完整的内容，而直接则是针对于商务事件本身，即开门见山，直奔主题。世界各地英语水平参差不齐，为更好交流，国际商务英语信函应当简单易懂。同时商务交往中最重要的原则之一是高效性，因此除却必要的专业术语外，尽量使用简洁易懂的词汇句子，提高贸易双方效率，简洁直接的句式不会影响信函的礼貌性，反而使其更加简明有力。例如：Please be advised that we have received your invoice No.237.（兹通知贵方237号发票已收到。）和Your invoice No.237 has been received.（贵方237号发票已收到。）很明显第一句显得拖泥带水，过于啰嗦，而第二句就十分地简练，表意也非常到位。英语商务信函取向于使用简单词汇来代替复杂短语，用短语或省略句代替长句。比如：用consider代替take into consideration尽量去繁就简，使商函更加简洁。除此之外，商务英语信函对于陈述事件本身时一般喜欢用陈述句或是祈使句，开门见山，直奔主题，使收函人能够快速地知晓发函者的意图，并快速做出相应的答复。例如I am replying to your letter of June 21 asking us to clear our May payment.直接利索，一点都不拖沓。

（三）套句和固定用语

在国际贸易发展过程中，贸易双方在长期的商业交往中形成了很多约定俗成的套句和固定习语。这些套句和固定习语是一些固定的或公式化的惯用语。在商务英语信函的写作过程中，这些套句和固定习语可以直接使用，对于写商务信函的人而言，节省了写作时间，方便快捷。而对于收商务信函的人而言，简洁易懂。而在商务英语信函翻译过程中，这些套句和固定习语也可直接翻译套用，提高了工作效率。在商务英语信函的称呼开头和结尾都由其固定表达，如We hereby notice that……（特此函告）To whom it may concern，（敬启者）等。而每个行业中也会有一些固定勇于如ad valorem duty（拉丁文）（从价税），insurance premium per capita（拉丁文）（人均保险费）等等。这些套句及固定用语对于商务英语信函的写作和翻译非常方便，既简洁明了，通俗易懂，又能准确无误地表达所要传递的内容，十分实用。

五、结语

目前，我国对外商务交往的活跃性是在逐渐提升的，顺应经济全球化，实行走出去的基本战略已然成为了不可逆转的趋势，因此在日渐频繁的国际商务活动中，撰写商务英语信函是一种非常常见的商务活动。而商务英语信函是进行商务往来活动的重要凭据，与贸易双方的权利、义务、利害关系、企业形象等一系列要素息息相关，在国际之间的商务往来中发挥着非常重要的作用。虽然尚未有一个商业组织明文规定要将英文作为商务信函的标准语种，但就目前而言，90%的商务信函都由英文撰写。为了顺应时代大的浪潮，我们应该足够重视英语商务信函的语言特点，以便在国际间开展商务活动时能够游刃有余地应对，否则就很有可能闹出没有必要的笑话，重则可能导致商业伙伴合作的破裂，使企业蒙受巨大的损失。

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（作者单位：江苏省阜宁中学）