档案信息化的管理体会

王开磊

摘 要：随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理领域。因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案信息化的管理进行分析和讨论。

关键词：档案信息化；管理体会

1 档案信息化管理的重要性

改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种困境，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此，档案信息有其独特优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大效益。提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。

2 信息化档案管理的特点

2.1 管理一体化

传统的档案管理都是相应部门对档案资料进行整理，分类，归档，其他的部门也要对日常工作中产生的专业性的档案资料进行整理归纳；而信息化的档案管理是一个自动化的系统，可以将单位的各个部门的基本文档等有机的结合在一起，做到归档和管理同步进行，将各个部门形成的不同形式，不同内容的文件分门别类的归入档案数据库中，实现文件，档案管理的一体化。

应用档案管理自动化系统，不仅避免了大量重复劳动，而且大大的提高了工作效率。档案管理人员再也不必进行复杂的归档文件目录输入以及电子文件挂接，图像扫描等工作，大大节省了人力和时间，让档案管理人员从冗余的工作中抽出身来，有更多的时间和精力进行档案管理信息资源的开发。另外，档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌握管理动态，及时的进行必要的指导，实现档案的预见性管理。

2.2 全文存贮与检索

应用档案管理自动化系统，单位的各个部门随时可以将形成的有查考利用价值的文件存储到服务器上，档案管理部门也可以将原有的档案原件扫描后储存到服务器上。当用户通过身份确定，就可以在单位的局域网上检索浏览所需要的档案信息，真正的让信息化的档案管理为工作和生活提供优质服务。

2.3 档案业务管理自动化

档案业务工作包括档案的统计，鉴定，销毁，借阅，催还及参考资料编研等工作，这都需要档案人员定期或者不定期的进行档案基本情况的统计，同时还要对归档的技术文件进行分析，为领导决策提供参考依据。

应用信息化的档案管理，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，通过管理员的授权，从而使每个人都可以通过电脑在办公室获得属于自己权限范围内所需要的资料和数据，让档案管理人员从繁杂的日常事务中解脱出来。

3 档案信息化的建设

3.1 建立档案网络系统

档案网站是档案机构在互联网上建立的站点，是发布各类档案信息并提供档案利用服务，构成信息网络的一个节点，在档案系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、探讨档案业务交流、开展档案信息服务的窗口，这项工作，极大地促进了档案信息化的建设。在此基础上，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

3.2 加强电子文件的管理

一是随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，也可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性。档案部门接收的电子文件一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

3.3 强化档案队伍建设，提高业务素质

档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合型人才；提高整个档案队伍素质，创造条件有针对性适合不同的工作岗位。进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

3.4 加强安全防范，采用先进的信息安全技术

实践证明，无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。要建立完善的安全管理管理制度，电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发现。因此，电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。

结束语

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。但是档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，对档案信息化建设应有理性的思考。档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处。

参考文献

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