人才中心毕业生档案管理的措施研究

孙仲秋

摘 要：现在我国高等教育已经实现了普及化，高校毕业学生的数量越来越多，但是相比之下人们都更加重视毕业生的就业问题，但是对档案管理工作则没有给予相应的重视，很多学生甚至自己都没有认识到档案管理工作的重要性，这在我国是一个非常普遍的问题。我国很多人才交流服务中心本身也并不具备足够的信息化程度，档案流转工作規范程度也存在严重不足，所以需要我们给予足够的重视。本文首先探讨了毕业生档案信息管理工作中的问题，之后结合实际情况提出了一些对策，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

关键词：毕业生；人才交流中心；档案管理

正常来说，在高校学生毕业之后，档案往往是从学校直接发往生源当地的人力资源管理中心，毕业生在去得毕业证书之后应该前往人社局报到，之后直接转入人才就留中心，也可以在择业期结束之后转入生源处当地的人才服务中心。但是目前我国每年都有近千万高校学生毕业，各地人才服务中心的档案接收和处理工作也越来越繁重，管理工作中或多或少都出现了一些问题，所以我们应该提高对档案管理工作的重视程度，不断总结现有问题才能提出对策，提高档案管理工作的水平。

1 当前人才中心在毕业生档案管理工作中存在的问题

1.1 信息技术普及程度不高

随着科学技术水平的提高，信息化技术的发展突飞猛进，并且已经广泛地应用到了人们各项日常工作中，这也给我们的生活和工作提供了非常便利的条件，信息技术和计算机硬件在档案管理工作中具有着相当明显的先天优势，例如处理速度快、储存量大等等。但是就实际情况总结我们发现，很多人才中心信息化水平都存在着一些缺陷，无法满足于日益繁重的工作需要，在这种条件下，很多人才中心无论是服务质量还是服务效率都有所欠缺。很多基层人才服务中心硬件投入严重不足，并且很多地区学生档案仍然以纸质档案为主，无论是整理还是录入都存在着一定的困难没这也给管理工作的信息化带来了很大的不便。

1.2 弃档管理的问题

在学生毕业之后，档案直接从学校转入生源所在地，并且移交到当地的人社局，但是在实际工作中，人才中心在档案管理工作中面临着一些新问题。举例来说，很多学生在毕业之后并没有回到原籍报到，这样一来，就导致了档案的弃置。除此之外，很多毕业生在档案转入人才中心之后就不再过问，档案更新情况严重落后，这也是档案弃置的重要原因，直接给档案管理工作带来了巨大的挑战。

1.3 人员数量不够、档案流转规范性不强

其实在档案管理工作中已经出台了一系列具体规定，相关规定中直接要求档案的数量和专职管理人员的数量比例应该维持在1000：1，但是由于人手匮乏，并且一直以来档案管理工作都没有得到足够的重视，所以实际情况远远没有达到相关要求的水平。目前每年高校毕业生数量都在不断增加，档案管理工作也将更加繁重，所以如果不采取有效措施，这个问题将会越来越严重。

对于档案流转环节来说，很多档案都存在着非常严重的不规范问题。首先在档案转递的过程中，很多学校在会允许学生自行带走，但是在报到的过程中，代办和私自拆封档案的问题都非常严重。其次，很多毕业生在移交档案的时候过程中也存在一定的违规问题，举例来说，很多调档部门要求本人携带档案，但是时间很短，给毕业生带来了很大的困难。

2 加强人才交流中心毕业生档案管理的策略

人才中心档案管理部门在接收毕业生档案的时候，应将这些档案中的信息一一录入到计算机中，同时，平时的管理工作中对于毕业生提取档案以及递交后续的档案资料等新的内容，也应在计算机上面认真、细致地进行记录，并对于档案管理的各个流程都严格实行规范化的管理。

2.1 加快档案管理电子化进度

为使档案管理变得更加简单并尽快实现管理信息化，在接收档案时，人才中心应将毕业生档案信息录人电脑；在管理过程中，部分毕业生如需递交后续档案内容或需要提取其档案，都应在电脑上做好记录，规范流程，细致记录，加强档案管理。同时，地方政策应支持人才中心加大档案管理信息化资金投人，比如加大对档案管理软件的资金投人，购买适合县级人才中心实际需求的档案管理软件，提高档案管理的信息化和科学化水平以及档案管理人员工作效率，从而为群众特别是大中专毕业生提供更加优质和便捷的服务。

2.2 进一步完善档案管理办法

对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才中心毕业生档案管理质量的重要途径，而且为了更好实现档案的规范管理管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的办法实现档案的规范管理和办法的一致性，具体来讲可以以时间为依据进行归类管理，也可以采取分级分类的方式进行管理，这种方式对于数量很大的档案管理较为有效，具体就是档案管理人员对这些档案可按地区先进行一次归类，再根据寄存时间进行二次归类等。在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能极大地让毕业生档案管理工作的质量和效率得到提升。

2.3 适当增加管理人员，提高其素质

应积极引进人才，按照档案管理的相关规则和实际需求配备足够的专职人员，切实解决目前人才中心毕业生档案管理人员不足的问题。其次，为了更快实现档案管理信息化，我们应该重视档案管理人员专业水平和信息技术的培训和提高工作，培养出更多的专业素质过硬、工作经验丰富又懂得信息技术复合型人才。

2.4 强化档案流转规范性、科学性

实现档案流转的科学性与规范性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度尽快建立起来，并不断地加以健全，更重要的是严格执行，落实到位，严格相关的流程和手续，对于流转过程中的违规和错误现象、行为必须严格追究责任，提高我们服务质量和工作效率。结束语综上所述，我们应正确面对目前人才中心毕业生档案管理存在的问题，并不断探索改进的措施，并积极做好档案管理重要性的宣传工作，切实实现毕业生档案管理质量和效率的全面提升

3 结束语

经过前文总结，我们不难发现，当前在毕业生档案管理工作中存在着不少问题，需要我们提高对档案管理工作的重视程度，这也是很多人才服务中心所需要面对的重要课题。首先需要相关财政部门对人才服务中心给予足够的支持，提高经费投入，从软件设施和硬件设施双管齐下，提高信息化建设水平，同时也要提高档案管理工作人员的业务素质，能够胜任当前越来越繁重的档案管理工作，这样才能不断提高档案管理工作的便利性。

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