浅谈高校后勤管理信息化、智慧化改革

董 瑶，解 慧，崔 浩，静 巍*

(1.吉林化工学院 后勤管理处，吉林 吉林 132022；2.吉林师范大学博达学院 食品工程系，吉林 四平 136000；3.吉林化工学院 化学与制药工程学院，吉林 吉林 132022)

俗话说“兵马未动，粮草先行”，可见后勤保障工作对前方战斗的重要性，同样，在高校建设发展中，后勤管理工作对高校的教学工作也具有至关重要的作用[1]。良好的后勤保障，可以使高校充满活力，充满改革创新的激情，促使高校有更多的精力投身于教育事业。一个朝气蓬勃的高校，一定会收获更高的教学质量。近年来，随着科技的进步和互联网技术的发展与普及，“互联网+”已经渗透到了我们生活的方方面面[2]，正在逐渐的改变着我们的工作、学习和生活方式，在这样的大环境下，我们高校后勤的工作方式也必然随之发生一系列的变化。习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上强调，做好高校思想政治工作，要因势而化、因时而进、因势而新。要运用新媒体新技术使工作活起来，推动思想政治工作传统优势同信息技术高度融合，增强时代感和吸引力。“智慧校园”的提出便是高校信息化、智慧化建设的优秀产物[3]。智慧校园指的是以物联网为基础的智慧化的校园工作、学习和生活一体化环境，这个一体化环境以各种应用服务系统为载体，将教学、科研、管理和校园生活进行充分融合[4]。智慧校园强调“以服务为核心，以管理为支撑”的理念，智能感知、资源组织、信息交换、管理逻辑与科学决策等[5]。2010年，浙江大学提出了建设智慧校园的勇敢设想，支持无处不在的网络学习、融合创新的网络科研、透明高效的校务治理、丰富多彩的校园文化、方便周到的校园生活[6]。随后，南京邮电大学完成了一个相对完整的智慧校园规划，该设想的核心特征是：1.为广大师生提供一个全面的智能感知环境和综合信息服务平台，提供基于角色的个性化定制服务；2.将基于计算机网络的信息服务融入学校的各个应用与服务领域，实现互联和协作；3.通过智能感知环境和综合信息服务平台，为学校与外部世界提供一个相互交流和相互感知的接口[7]。经过七年的发展与完善，目前，全国各大高校基本实现了由最初的信息化逐步向智慧化的过渡，特别是在教学、科研、人事及财务管理等高校管理的核心环节，智慧化办公已基本普及，这对后勤管理工作的信息化、智慧化发展提供了坚实的保障。

一、高校后勤信息化、智慧化改革的必要性

从世界范围来看，进入21世纪第二个十年，随着信息技术的日新月异，高校管理模式也正在发生着剧烈的变化，正日益改变着人们对大学的认知，也更加凸显出了高校后勤信息化、智慧化建设的必要性。

(一) 一线工作比重大，业务涉及范围广

后勤作为学校大后方的基础保障部门，相比各类管理工作，一线工作比重相对更大，人员需求也相对更多。并且，后勤的工作涉及范围广泛，部分岗位甚至需要24小时坚守，是学校里面最容易出现突发状况的部门，这种状态下，各部门间如何及时有效的沟通显得尤为重要，直接影响着各项工作的办事效率和进度，甚至会影响到学校的安全与声誉。智慧化改革的推进，不仅可以让从前繁琐的办事流程变得更加简便和规范，还可以通过手机等高清摄像录像设备及时传输和汇报现场情况，也可以通过语音和视频等高科技软件实现紧急会议的召开，减少了应急事件处理时一些不必要的等待时间，大大的提高了工作效率。

(二) 教学科研先行先试，后勤服务亦步亦趋

高校里教学和科研工作朝着智能化方向发展已是必然趋势，目前，全国各大高校教务管理系统和科研管理系统的建立已经非常完善。后勤作为学校基础工作的保障部门，必须适应并紧跟学校的发展趋势，在确保各项服务落实到位的同时，要克服一切困难配合学校完成智慧校园的建设。后勤服务必须以方便学校、方便师生为宗旨，建立健全一套完善的后勤服务管理体系，让各个服务环节良好的运转与落实，确保后勤服务完整的融合到智慧校园的各个体系中，协助教学和科研工作更好、更顺利的开展。

二、高校后勤信息化、智慧化改革的措施

(一) 建立健全后勤服务管理体系

1.生活服务管理体系

随着一些第三方支付平台相继开通了生活服务缴费的功能，越来越多的人开始并习惯使用网络缴费，无需再像从前那样在多个收费单位间来回奔波，节省时间的同时也解决了很多应急需要，避免因为缴费不及时给日常生活带来不便。大学生是当今社会信息接收最快的群体，智能软硬件的使用情况更是始终处在时代最前沿，对他们而言，生活服务管理体系的建立是自身需要多过学校建设需要。在校生每月需要缴存的常规费用包括：水费、电费、网费、住宿费和伙食费五大项，校园一卡通的普及解决了多项费用一站式存缴的难题，但学生仍然需要定期或不定期去一卡通充值处缴费，并且只能在每日固定的时间内排队缴存。生活服务管理体系建立后，学生不仅可以实现通过手机客户端随时随地对一卡通进行充值，还可以查询每日的缴费和扣款记录及卡中余额等基本信息，更便于学生对每月生活消费的管理和计划。此外，学生还可以通过生活服务管理体系实现失物招领挂失、校医院就诊预约、自习室座位预约、实验器材使用预约等更方便学生学习和生活的功能。

2.餐饮服务管理体系

餐饮服务管理是每个高校管理难度最大、风险最高的部分，大到食品安全的监管，小到食品原料的采买，每个环节的管控都关系重大。目前，全国各大高校已基本实现了对学生食堂全方位无死角监控系统的布置，但监控终端仍以人工实时监管为主，在尽可能减少人员投入的状况下，要实现对各环节零漏洞的监管，工作难度和强度都非常大。学生作为食堂服务的对象，每日都亲身品尝食堂的饭菜，面对面接触食堂的服务人员，对于食堂菜品和服务质量的评价，他们最有发言权。如果每个学生都能把自己在就餐过程中发现的问题，通过餐饮服务管理体系认真并及时的反馈给后勤餐饮管理部门，这将是一个人员基数庞大、信息来源可靠的监管群体，将对学校提高餐饮服务品质，确保食品安全工作提供最有力的保障。

此外，后勤餐饮服务部门还可以通过管理体系按时发布应季的营养膳食食谱，根据学生不同的需求提供科学营养的搭配建议，积极宣传营养健康知识，并在系统中设置问答互动版块，定期由后勤主管学生营养的人员为学生答疑指导。

3.零星维修管理体系

学校日常的零星维修工作涉及面广泛且工作量庞大，常常面对突发状况，是后勤管理工作的重中之重。通过建立零星维修管理体系，全方位实现学校各级部门和全校师生使用网络报修的规划。通过体系建设，后勤维修部门可以对全校的维修项目实施数据化管理，根据报修情况做好合理的维修计划和材料的采买工作，按照待修项目的轻重缓急合理调度人员。对于需要报修部门配合的维修项目，也可以通过网络预约时间，避免因为等待而浪费时间，大大提高了工作效率。维修部门每个学期末根据系统的报修记录对本学期的维修情况进行汇总，减少很多人工整理维修清单的时间，也便于各部门维修费用的结算工作。随着体系的不断完善和报修使用率的提高，接下来可以进一步完善报修部门使用系统报送维修验收单和意见反馈的工作，以及定期审核维修部门修后回访记录等工作。

4.节约节能管理体系

目前，高校在能源利用与管理上仍以智能感应技术为主，安装光感照明设备和感应水龙头是多数院校采用的节能方案，但无论是就感应技术本身的缺陷考虑，还是从目前各个院校节约节能的效果来看，这套方案并没有起到很好的节能效果，长明灯和长流水的现象仍屡见不鲜。智慧化校园建设中，节约节能是重点，我们要充分利用现阶段智能软硬件的优势，把节约节能融入其中。最近新兴起的扫码技术就十分值得推荐，将所有照明装置的开关设定成扫码启动、再扫码关闭的模式，如果使用后不关闭，将无法在其他场所里进行第二次扫码开启，这样就强制性的实现了人走灯灭的愿望。当然，校园节能是一项持久而艰巨的工作，但融入智能化管理与控制的概念一定是必然趋势。

5.卫生医疗管理体系

高校校医院是学校范围内进行防病治病保障师生员工健康，组织、指导、监督和检查校内清洁卫生工作的部门。每学年都要组织学生体格检查一次，并且要建立学生体质健康档案。目前多数高校的体检结果仍以纸质版形式存档，十分不方便查询和调取。卫生医疗管理体系的建立，首先就要实现所有学生的个人健康信息录入系统，并且实时更新，即便学生毕业离开学校，随时随地都可以登录系统查询自己的健康档案，对于过往病史的记录和医生建议一目了然，对学生后续身体检查和治疗有很重要的指导意义。同时，还要建立医生与学生互动答疑的模块，及时帮助学生解决健康问题，指导学生合理就医。定期在系统中开展健康与卫生教育，宣传健康卫生科普知识，组织有关咨询活动，培养学生良好卫生习惯。

6.服务监督管理体系

智慧化体系建设最核心的思想就是改变传统慢节奏的工作方式，加强部门间的沟通与合作。因此，在智慧化体系的建设中，服务监督管理体系的建立必不可少。后勤作为服务部门，倾听广大师生的建议和意见是后勤发展的关键，要让反馈信息更加的公开化、透明化，让学校的每一名师生都做后勤的管理者，做到随见随拍随反应，帮助我们变被动为主动，更好的提升后勤的服务品质。对于师生在系统中提出的问题，后勤应在第一时间给予回复，并给出初步解决方案，对于集中的问题及较为严重和关键的问题，要及时整理并向上级领导汇报，得到指示后如实在系统中做出答复，要做到让师生对我们的管理体系放心、满意，确保管理系统良好的、长久的运转下去。

(二) 加强后勤信息化、智慧化服务平台软实力建设

1.加强对智慧化服务平台的宣传与普及

后勤服务平台的建设有别于教学和科研，需要多部门间紧密联系、密切配合，不仅后勤服务方的网络软硬件建设需要加大投入，学校各个部门作为使用方，也必须在普及智慧化服务意识、规范服务申报流程以及学习智慧化平台使用方法等多个方面积极配合，只有全校各个部门规范并普及了智慧化服务平台的应用，后勤智慧化改革的道路才能越走越顺，越走越宽。

2.加强后勤员工对智慧化平台应用能力的培训

多年来，后勤职工老龄化严重、文化程度偏低、人员素质参差不齐等问题一直是制约着后勤发展的主要原因，后勤信息化、智慧化改革的推进必然会对员工自身的素质和能力提出新的要求和新的标准。组织者要有计划的做好培训方案，根据员工岗位需求和自身能力的不同，分批次为需要接受培训的员工开设不同难易程度的课程。培训的开展要由易到难、循序渐进，尽量让大家获得学习的成就感，提高员工学习的欲望，同时，还要让大家感受到应用智能化办公所带来的方便和工作效率上的提高，从思想上提高后勤员工对智慧化改革的期望值。

三、结 语

中国高校的信息化、智慧化建设目前已取得了较大的成绩，在基础建设、应用开发方面都有巨大的进展，但距离建成智慧化校园仍有一段差距。后勤服务目前的管理模式仍处于由人工化向智慧化的过度阶段，因此，我们必须精准把握时代脉搏，注入新的理念，加强对智慧化建设的投入，切实做好后勤保障工作，为师生提供最舒适、最全面的服务，努力朝着更快捷、更方便、更高效的智慧化方向快速发展，争取早日完成智慧校园、智慧后勤的建设工作。