基于RFID技术的电力智慧档案馆建设

黄 林，罗 祾，李 敏，陈雪萍

(1.国网上海市电力公司电力科学研究院，上海 200437；2.国网上海市电力公司，上海 200122)

档案作为一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录在企业管理等各方面发挥着的重要作用。传统档案管理采用人工管理方式，存在工作量大、效率低、存在查找、盘点困难、过期档案管理滞后，以及对档案更深层次利用困难等问题。数字档案馆增加了传统档案固有的载体数量，增加了使用寿命和利用范围，使档案信息以数字形态存储、传播与利用。

新一代智慧档案馆可以利用物联网、云计算、大数据、人工智能等新技术，实现了档案的管、存、用的全业务流程管理，具有沟通感知智慧化、资源管理智能化、建筑设施智慧化、服务创新智慧化等特点。智慧档案馆利用智能分析决策算法数据分析对海量档案资源进行数据挖掘，可实现档案的实体由被动接受档案管理系统的管理状态转变为主动向系统传输管理数据的转变，实现对馆藏档案的全面感知和实时监控，实现档案管理的全面感知、互联互通、高效利用。

根据国网上海市电力公司“建设世界一流电网”和“建设国际一流企业”的企业愿景和发展目标，按照国网公司档案馆建设“大档案、大资源、大文化、大平台”发展目标要求，国网上海市电力公司将运用最新的物联网、云计算技术建设集网络化、数字化、自动化、智能化为一体的新一代智慧化档案馆。档案馆建设以建设中央企业一流档案馆为目标，将建成高水平的重要档案保管中心，档案信息资源数据中心，档案开发利用服务中心，企业形象和社会责任展示窗口，切实维护上海电力丰富的档案信息资源，并通过深层次的开发利用为电力发展提供优质的档案信息服务。

1 智慧档案馆建设架构

国网上海市电力公司智慧档案馆建设包括档案室硬件设施和档案智能管理系统。档案智能管理系统包括档案库房环境智能化管理、档案实体管理系统、档案信息管理等。通过软硬件设备集成，实现档案库房和档案实体智能化管理。

档案库房环境智能化管理系统，突出档案库房档案安全保护的“八防”(即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等)要求，使得档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的转变。档案实体管理利用计算机、网络、条形码、RFID射频标签等信息存储管理设备组成的标准档案库房，通过档案管理系统软硬件集成，实现从档案的采集、归档、入盒、上架、借阅、销毁的闭环管理，同时在系统数据库中记录完整过程，实现档案的全生命周期管理。方便工作人员查找档案，节省了时间，提高了工作效率。

2 RFID在智慧档案馆中的功能应用

无线射频识别技术(Radio Frequency Identification，简称RFID)是一种无线电应用技术，广泛的应用于在物联网技术。其工作原理为每一个物品设置一个唯一的射频ID标签，标签具有自己独特的磁签名。该签名可通过RFID读取器提取，其不但是唯一的，而且可以显示标记产品的位置，从而实现在非接触状态下对目标进行定位和跟踪以及目标信息的数据读写，可以在非视距范围内完成移动目标识别、多目标识别、定位和长期跟踪。RFID技术具有体积小，容量大，可重复使用，非接触式数据采集，抗污染能力强等优点。

通过RFID标签、RFID通道门、RFID工作台、智能化档案密集柜、数据采集终端、扫描仪等等信息存储管理设备组成的标准智能档案库房，配合档案管理系统，信息化管理档案的借阅、归还、查找、盘点等工作，实现归档、入盒、上架、借阅、销毁的闭环管理，实现档案全生命周期的管理。不仅提高档案盘点及排架整理的效率，降低管理人员的劳动强度，还实现档案的快速、精准定位，加强档案实体监控，提升档案服务水平。

RFID电子标签作为信息存储媒介，粘贴在档案盒(袋)上，通过读写设备在RFID芯片中写入并存储档案的基本信息和领用归还记录。通过智能密集架红外定位感应以及RFID扫描，可自动识别的档案实体，识别具体的档案盒编号、显示存储位置等，从而在进行档案的上架、借阅、归还、盘点等作业时方便快捷地定位具体档案，实现档案实体的可视化、动态化管理，具有储位分配、储位信息管理的功能。

在位监测：使档案管理人员能够实时监控解密集柜中的盒位状态。RFID配合红外定位技术对实体档案的在位监测唯一性进行智能判断预警作用。多功能智能密集架在每个仓位上都安装了红外感应器，实现对密集架仓位的实时监控，判断仓位上是否有物体的状态变化。并通过集成的RIFD读取设备，进一步的检测库位物体的具体属性，实现了对档案的唯一性判。若未经授权的实体档案离开库位后，系统自动会产生报警，告知档案管理人员对非法离位的实体档案进行管理。

错位提醒：通过对放入档案盒的RFID标签识别，判断档案盒是否放置在正确的层位。档案管理员在进行实体档案上架工作时出现工人失误，系统会自动识别，对放错层位的实体档案进行报警，提醒档案管理将实体档案放入正确的层位已经库位。

层位识别：当有档案盒被取出或放入盒位时，实时读取档案盒上的标签信息，获取此档案盒的相关信息。对任意取出或放入盒位的档案盒，实时读取档案盒上的标签信息识别此档案盒取出或放入的层位。

3 基于RFID技术的档案管理流程

上海市电力公司基于RFID技术结合档案管理信息系统，对原有的档案分类编码、入库上架、盘点、销毁、库房安全管理等管理流程进行优化，对档案流通的各个环节进行动态管理。该系统以RFID作为档案数据记录载体，对档案流通的各个环节进行数据采集和监控，取代原有的纸质工作流程，实现档案业务办理的自动化，提高了档案业务管理水平，减少差错率，降低了人员的劳动强度，增加了档案安全性，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式。

3.1 档案编目

当档案资料送入档案室后，档案管理人员要对档案资料进行扫描，同时将扫描件上传档案数据中心，然后对新的档案袋或档案盒进行编码申请后，通过射频标签打印机打印出来粘贴到档案袋或档案盒上面，在档案管理系统中将档案资料与档案袋编码绑定后进行数据保存，以后当扫描到一个档案袋标签时系统会自动搜索出该档案袋内包含的所有的相关信息。

编目好的档案袋装入档案盒，然后档案盒上面粘贴标签信息，将档案盒放到RFID工作平台后读取档案袋和档案盒标签信息进行绑定，数据上传档案数据中心。

3.2 入库上架

通过智能密集架红外定位感应以及RFID扫描，档案管理人员将档案盒放入到智能档案架空闲位置后，柜体RFID扫描识别档案盒，语音提示“存档成功”，如果验证不通过，提示“存档失败”，同时指示灯报警；存档成功后智能密集架自动记录档案盒编号与位置编号，同时上传档案管理数据库中，如果是已放档案盒取下后重新放档，该档案数据库中原有的位置记录信息自动进行刷新。档案实体信息的记录为实现了档案实体的可管理性，为档案的精准定位打下基础，在此基础上可实现高效的档案检索、存取。

3.3 智能盘点

以往档案盘点，需要档案管理员人工查核每盒档案所包含的档案件数，并与表格进行核对，对有误的，或是缺失卷进行标记。再集中所有检查结果后再与系统、借阅登记表等进行核对。对于一个单位来说，档案库房存放的档案数量都是相当巨大的，因此这份看起来简单的工作实则工作量巨大，且容易出现出错。而利用RFID视频识别技术结合信息系统，可以方便的进行库存档案的盘点。档案人员只需直接手持RFID采集器逐一扫描档案盒，扫描完成后，通过计算机终端对RFID电子标签与档案系统中的档案数据相比对，即可轻松完成自动盘点，并可自动生成报表，而大大减轻了人工盘点的工作量，提高了工作效率，又保证了数据的可靠性。

3.4 查询借阅

RFID智能化管理将档案查找工作由以手工登记查找转化为RFID自动查找档案，让管理人员在最短的时间里找到自己需要的资源。档案借阅、归还进行实名登记，及时记录档案出入库情况。操作数据永久保存。

查阅档案时，通过系统查询档案的具体摆放库位，发出出库指令。指令传输至智能密集架，相应存放位置的密集架指示灯亮起，提示档案管理人员按指示灯指示做下架、出库作业。如重要档案只允许在档案室内查阅，不允许带出档案室，可以对重要档案进行防盗设置，利用档案室门口RFID通道门监控重要档案不得离开库房。

当档案需要归还时，在档案管理终端处读取标签UID和借阅人的身份证信息，完成对档案的借还操作。智能档案架还具有实时在位监控模式，如果档案未归还到位，系统将会自动报警。

3.5 销毁管理

档案的价值具有时间效应，企业会定期销毁经鉴定已失去存档价值的、超过保管期限档案，以减轻库房管理压力，提高保存档次，优化馆藏质量。档案入库时，已将保管期限作为档案的重要属性写入RFID标签并存储在档案管理系统中。管理人员随时可以发出指令，调取所有档案的保管期限信息，及时了解档案的有效期情况，方便管理人员进行档案鉴定、销毁管理。针对超过保管期限的档案，系统可自动提醒档案管理员，做出延长保管期限或销毁处理，并可生成档案销毁清册。

3.6 安全管理

所有馆藏档案均处于系统的实时监控范围中，一旦发现异常情况，系统自动及时报警。当档案被取出时，智能密集架捕捉到档案取出信息，自动与取档指令信息进行核对，如果发现是未经正常流程而发出的取档指令，则发出异常出库情况警报，同时档案所在位置指示灯会闪烁报警，所在密集架主控指示灯也会闪烁报警，提醒档案管理人员档案出库异常。

放置于档案室门口的智能安全门则可对档案拿出权限进行安全检测。非法带离档案室的档案在通过智能安全检测门时，档案管理系统接收到智能安全检测门发送的异常信息后立即提示报警。

4 结语

通过建设基于RFID的档案馆，实现对公司档案资源的集中管理和高效利用。通过与原有数字档案管理系统集成可实现对档案的收集、生成、归档、保管、更新、借阅和销毁的“全过程管理”。建立智能感知的档案馆仅是智慧档案馆的第一步，随后上海市电力公司将运用大数据技术加大对档案利用开发的挖掘，自动对档案数据进行收集分类、索引维护与数据过滤，实现档案海量数据检索与智能匹配；进一步实现档案管理的智能化信息共享与业务应用，发挥档案社会化服务，助力企业发展。

以智能化、信息化手段保障企业档案的安全、高效和规范管理，对实体档案实现流程化管理和可视化维护功能，自动对档案数据进行收集分类、索引维护与数据过滤，进一步实现档案管理的智能化信息共享与业务应用。