公务用车制度改革档案工作探讨

于恒栋

摘要：公务用车制度改革档案工作体现了改革进程，为公车改革提供强大的信息资源基础。做好车改档案工作，能有效促进公车改革顺利进行。本文为解决公务用车管理问题，做好公务用车制度改革档案工作，提出了以下几点措施：确保公务用车制度改革档案资源的全面性和系统性；增强公务用车制度改革档案的多元化和生动性；提高公务用车制度改革档案的便捷性和功能性。

关键词：公务用车；制度改革；档案工作

公务用车主要用于各种公务活动出行，目的是提高工作人员办事效率，公务用车是由国家财政配备给党政机关、企事业单位或者社会团体所用[1]。公务用车管理体制是计划经济下的产物，主要是确保单位工作的正常开展。但是随着社会的快速发展，公务用车数量的在急剧增加，随之而来的是公务用车出现的各种问题，例如公务用车费用高、使用率低、超标配车、公车私用等，为政府财政增加了很多负担，甚至产生腐败现象，使得公务用车效益与成本失衡。公务用车档案管理问题已经成为机关事业单位不得不解决的问题。对于公务用车的制度改革，我国正不断探索，寻求一个合理的办法解决公务用车管理问题。结合国内情况，根据国外公务用车管理经验，在公务用车制度改革档案管理方面已经取得了一定成效，但仍然需要进一步探索，才能提高公务用车改革的效果。

一、确保公务用车制度改革档案资源的全面性和系统性

公务用车制度改革档案工作的依据是记录改革过程、体现工作进展、查验改革成果等，其产生的资料包括车辆的使用和管理、车辆的处置、人员的安置、及补贴发放、统计预算等[2]。确保其资料的全面性和系统性对车改档案管理工作有着重要的作用。要确保车改档案资源的全面性和系统性，需要了解以下三点：第一，车改革档案管理工作相关部门要按照统一标准，各部门协同工作，分头整理，根据需求整合档案资源，为车改档案归档提供了基础，使其具有全面性和系统性。第二，分头整理车改档案是保证信息的完整性，但如果一直分头整理，车改革档案管理工作并不能很好的完成。明确各部门责任，综合部门出台标准，然后各部门之间经常组织交流沟通，对车改档案归档具有凝聚作用，并使档案及时规范的归档。第三，在车改革档案管理工作中，各级相关职能部门在做好本部门工作的同时，还要了解其他部门工作情况和进度，对档案工作做到全面管理。例如负责车改综合协调工作的部门在协调之外，还可整合档案资源，承担协调统筹的责任。制订统一车改革档案管理工作标准，明确工作程序，通过规范化的制度管理档案，从而使车改革档案管理工作具有标准化、规范化、程序化的特点，确保其有章可循。

二、增强公务用车制度改革档案的多元化和生动性

车改档案管理工作是指通过声音、影像、文字、图表等形式，记录党政机关车改工作内容。不同的档案形式为档案提供了多元化方向。为增强公务用车制度改革档案的多元化和生动性，首先要利用多媒体技术，打破思维定势，为档案工作呈现更多形式[3]。多媒体等信息化档案形式，为多元化档案提供了更多条件。例如，在大型会议中，除会议材料等文书，还能通过多媒体，展示图片和视频等，使工作更加直观、形象。此外，要将各种资料组合加工，使档案更加生动化、形象化、具体化。车改档案工作人员要将收集到的各种信息进行加工组合，使呈现出来的档案具有生动性。例如，车辆拍卖工作，整理前期相关准备工作等文字、图表，收集车辆拍卖现场和拍卖成果等图片，视频。通过PPT等其它形式将材料结合在一起，在考核或改革成果检验中，通过文字、声音、视频等形式展示出来，使其具有多元化和生动性。PPT等多媒体档案形式的应用，是公务用车制度改革档案工作有效成果的重要体现，也为档案内容提供了生动化的展示平台。

三、提高公务用车制度改革档案的便捷性和功能性

对于车改档案工作，为提高其便捷性，档案人员需从实际需求出发，科学整理档案，并对其进行规范化分类，使其查找方便快捷，从而提高其利用率。同时，档案人员要留意公务车使用情况，了解使用者的去向和使用需求，并对其进行针对性的侧重整理。例如，对于大型综合会议，会议讲话、致辞，各部门联系方式等资料是需求者经常使用查找的，公务用车制度改革档案管理人员要提前整理准备好各种资料，确保及时快速为需求者提供所用内容，突出档案工作的重要性。为提高车改档案的功能性，档案工作者需要在基础性信息的收集整理上，将利用率高的内容重点标记，着重整理汇总，或者制作成册，突出其导向作用。例如，参考资料展示册、大型会议展示册、收集汇总资料展示册，制度建设展示册等。制作这些展示册，将相关资源集合起来，简化了重复查找利用的多余工作，提高车改档案利用率。同时，体现了档案工作者良好的专业习惯和细心、严谨的工作态度。

总结语：公务用车制度改革档案工作的依据是记录改革过程、体现工作进展、查验改革成果。对于公务用车制度改革档案管理工作，我国在不断进行探索，但仍有许多问题没有得到有效解决。为改善公务用车制度改革档案管理的不良情况，需要公务用车制度改革档案管理人员分头整理，协同整合档案资源，制订统一车改革档案管理工作标准，明确工作程序，确保档案管理工作有章可循确保档案资源的全面性和系统性；利用多媒体技术，打破思维定势，将各种资料组合加工，使档案更加生动化、形象化、具體化；科学整理档案，着重资料汇总，简化重复查找利用的多余工作，突出其导向作用，从而提高档案利用率，并使其查找方便快捷。

参考文献：

[1]李伟旭.档案服务公务用车制度改革工作的思考[J].档案天地，2017，（10）

[2]王传连.公务用车制度改革后存在的问题及思考[J].中国行政管理，2018，（4）：149-151

[3]赵庆双，黄开胜，江永亨， 等.深化公务用车制度改革加强高校公务用车管理[J].实验技术与管理，2017，34（12）：283-286