大数据时代档案数字化管理策略探析

刘莉

摘要：在互联网发展与应用过程中，各个行业与领域每天都会产生海量信息与数据，从而逐步进入了大数据时代。在此背景下，档案数字化管理工作将面临着更大机遇与挑战，需要我们主动采取应对措施，认真做好数据的收集、存储和挖掘工作，这是档案数字化管理中的重难点特点，关系着档案数据信息的完整性与可靠性。基于此本文将简述大数据时代下档案数字化管理的特点与意义，并介绍了加强档案数字化管理的策略。

关键词：大数据时代；档案；数字化管理

随着社会经济的快速发展，传统档案管理模式已出现弊端，我们需要采取档案数字化管理模式，提升档案管理的效率与规范化水平。当前我们已经进入了大数据时代，在日常工作中形成的档案资料也日益增多，需要我们充分意识到创新的重要性，不断改进档案数字化管理的策略。这样才能提升档案数字化管理水平，满足大数据时代下对档案管理工作提出的各项要求。

一、大数据时代档案数字化管理的特点

进入大数据时代后，档案数字化管理逐步呈现出以下特点：第一，空间小，储藏的信息量大。在档案数字化管理过程中，通过对数字存储技术等运用，让文字、图片及声像档案转换为计算机可以识别的数据，用户利用计算机等电子设备可以接受档案资料。这样就实现了信息的共享，解决了传统档案占地大、存储不方便等弊端。第二，提升了档案管理自动化水平。档案数字化管理是让各种数据分门别类存储到信息系统中，不用进行人工鉴别。大数据时代下的档案数字化管理工作，能够实现高智能的技术型管理，工作人员只需要做好信息收集、分析和信息资源开放等工作，保证了档案信息资源的完整性，也提升了服务质量。第三，档案查询速度更快。在档案数字化管理中，我们可以快速获取所需档案资料，利用计算机在操作系统中输入相关档案的关键字，可以快速显示查询结果，且可以在读者面前自动呈现信息。这样用户不需要进馆查阅资料，可以在工作地点查阅档案，节省了大量的时间与精力，有利于将档案的价值充分体现出来。第四，在互联网支持下，各单位可以共享信息资源上，在信息上加强的交流，也让馆藏档案资源更加丰富。

二、大数据时代档案数字化管理的意义

在大数据时代下，做好档案数字化管理工作显得尤为重要，这点引起了各个行业与领域的高度关注。具体来说其重要性体现在以下几点：第一，能够提升档案管理工作效率，保证各项工作顺利完成。在引入计算机等高科技设备后，可以让档案管理者从繁重的工作中解脱出来，有效减轻他们的工作负担。通过对档案资料的全面整理与保持，才能为各项业务开展提供支持，也让信息变得畅通无阻。第二，计算机等办公设备等档案管理人员工作带来了极大的便利，各种档案信息利用计算机能够实现高效传递，在计算机支持下也能有效交换信息。同时还能够提升档案资料查询速度，为档案的管理与保存创造有利条件[1]。第三，随着计算机技术的发展与应用，能够让大量信息结构文档得到储备，并让已有档案资料得到有效开发与应用，帮助档案管理人员提升工作效率。

三、大数据时代档案数字化管理的策略

（一）建立档案管理数字化平台。

大数据时代的档案数字化管理是一项庞杂的工作，涉及方方面面的事项，这需要我们做好以下工作：第一，全面调查与掌握馆藏状况，了解档案类型、状态、馆藏数据和档案信息利用等，结合馆藏制定科学合理的档案数字化管理规划，如扫描仪等硬件设备购置计划、数字化处理规划等。这需要我们充分考虑到实际与长远等情况，确保硬件设备成龙配套，能够发挥出应有的作用。在档案数字化管理中，我们要采取“突出重点，分步进行”的原则，优先对重点馆藏档案或利用率高的档案实现数字化，让大部分利用者对档案的需求得到满足。为提升档案数字化水平，还要打造电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上设置专区，根据业务类别形成档案目录，且目录下根据发生时间存放电子档案资料。

（二）文书与归档的数字化。

文书档案是档案部门开展的基础性工作之一，对于文书管理与文档执行的效果来说，对整个单位工作的进行影响很大。同时在实际工作的过程中，经常需要面对处理大量电子文件的情况，在文档处理中要用到网络。对此，各部门工作人员在输入稿件的时候，需要进行审核、发出、修改、盖章、分发和归档等环节，最大限度减少保存文档与归档的处理时间，从而实现档案管理工作负荷强度与工作量的降低。

（三）做好数字化档案维护工作。

在大数据时代下的档案数字化管理工作中，还需要做好日常维护工作，如电子文件在系统上依赖性很强，对此除了要将电子文件载体保存好以外，还需要将读取环境保存完整，从而会导致管理成本的增加。单子文件的载体主要是磁性、光学材料等，这要求加大对各种载体的保护力度，并将环境温湿度控制好，将防尘、防磁和防震等工作做到位，防止紫外线与有害气体带来的影响[2]。软盘与磁盘必须垂直放置，做好电子文件信息保护工作，重要程序与数据需要备份，其备份介质应该由较大的容量与较长的寿命，同时还要采取异地备份的措施。对加密电子文件来说，需要在解密后进行制作拷贝，及时检测与消除病毒，将档案数字化管理制度落到实处，让工作人员职责与权限更加明确。

（四）提升档案管理人员素质。

要转变以往“重藏轻用”的档案管理模式，档案人员要具备丰富的信息资源管理知识，能够熟练操作各种现代化设备，让已有档案资料得到科学的开发与利用。对此要加大对档案管理人员的培训工作，让他们学习先进的信息技术应用知识，如计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理和外语知识等，不断提升现代化技术应用技能，满足大数据时代对档案数字化管理工作提出的要求。同時要对档案管理人员开展分层次的基础知识教育、高级理论培训和档案专业教育等，将时代应用知识教育凸显出来，开展市场经济理论、法律等知识系统的培训教育，尽快打造一支素质高、能力强的现代化档案管理人才队伍，促使档案数字化管理工作效率真正实现提升。

四、结语

总之，在大数据时代背景下对档案数字化管理工作提出了更高要求，我们需要发挥出各种现代信息技术的作用，提升档案管理规范化水平，为档案的开发与利用创造有利条件。对此我们要打造档案信息化管理平台，不断完善档案管理制度，并提升档案管理人员综合素质与能力，能够跟上大数据时代发展步伐，让档案数字化管理工作顺利开展。

参考文献：

[1]张琳.大数据时代档案信息管理分析[J].兰台内外，2018，（04）：29.

[2]蔡颖俊.大数据时代的档案管理工作[J].机电兵船档案，2018，（02）：11-13.