新时期高校二级学院办公室管理建设探析

姜晓琴（辽宁大学 辽宁 辽阳 111000）

作为高校二级学院的中枢机构，二级学院办公室在学校行政、教学和科研及学生管理工作中起到了至关重要的作用。办公室肩负着传达及执行学校的党务及行政命令；辅助教务处处理日常科研及教学工作；协调学生处做好学生管理等工作；辅助人事处做好教师录用及晋级评聘等工作；协助工会做好教职工的体检及集体活动的组织；辅助财务处做好固定资产清查工作等多种职能。伴随高校的扩招以及信息化管理进程的不断加快，高校逐步实现校级和院级两级管理，二级学院办公室的重要性日益凸显。与此同时，二级学院办公室在工作中也需要适应变革，创新管理模式。只有创新管理才能提高办公室工作效率，增强管理水平，满足新时期高校发展的新需要。

一、新时期二级学院办公室存在的问题

（一）二级学院办公室职能定位不明确

二级学院办公室在高校的发展过程中发挥着重要作用。办公室的业务种类繁多，业务量大，学院办公室职能的明确有利于提高二级学院办公室的管理水平。但是，现阶段高校二级学院办公室职能分工不是很明确。伴随高校扩招以及高校教育体制改革，高校实行分级管理，二级学院办公室随之承担了更多的职能，但学校及学院并未对这些职能进行明确的职能归位，导致了一系列工作在开展的过程中权责不清。[1]例如，二级学院办学规模日益壮大，随之产生大量档案，包括行政档案、教学档案、财务档案、基建档案等一系列档案，很多二级学院没有设立单独的档案室，没有配备专门的档案管理人员，大部分二级学院办公室承担了档案管理的任务，办公室干事兼职管理档案，这种情况很大程度上加大了档案管理的保密风险，加大了办公室的任务量，同时也对办公室干事的综合素质提出了更高的要求。由于编制限制，近几年二级学院的工会工作也一并由办公室监管，这对工会工作的开展设置了障碍，同时也加大了办公室的业务量；诸如此类的情况还有很多，学校及学院没有明确办公室相关职能，这使得二级学院办公室对业务范围模糊不清。还有很多业务表面上看起来不是办公室的业务，但事实上需要办公室起主导沟通协调作用，由于很多时候都因为没有明确权责，导致业务办理的效率降低。

（二）二级学院办公室人员的队伍建设有待提高

二级学院办公室是高校学院管理的枢纽，其不仅要做好上级部门及学院党政领导交办的工作，还要负责对学院各部门工作的沟通协作，这就对办公室干事的综合素质提出了严格的要求。当前二级学院办公室人员队伍存在以下几个问题：首先，办公室的工作人员的综合能力存在不足。办公室岗位决定了其工作人员需要具备较强的协调与沟通能力、熟练操作计算机能力，较强的写作及编辑能力等方面能力，但现阶段很多高校二级学院的工作人员素质没有达到上述要求；其次，办公室工作人员属于行政管理人员，日常工作量大，而学院没有为其提供学习考察，提高自身素质的机会，没有相关的培训制度做支撑；三是伴随办公室业务种类及业务量的增加，办公室干事的业务量随之增加，而办公室主任并未将各项业务明确责任制，干事的业务分工不明确。这导致了办公室干事工作积极性不高，责任心不强，在做完本职工作后缺乏独立思考和创新意识。一些扩展性的办公业务长期处于无人管理的状态，而办公人员在完成原有工作内容时也只是遵循个人工作习惯，没有较为明确的分工。[2]当日常管理工作中出现问题时，二级学院办公室无法快速找出了解事情经过并对事件负责的人员，这降低了行政工作的效率，不利于学院办公室的正规化发展。

（三）二级学院办公室管理方式滞后

伴随网络科技的高速发展，高校管理正朝着信息化管理的方向发展。互联网已广泛应用到了高校管理中的各个层面。但高校二级学院办公室的信息化管理还处在起步阶段。其传统的管理观念、方式在信息化新时期严重阻碍了高校信息化管理的进程。二级学院办公室的管理模式没有适时发生转变，始终照本宣章，依靠滞后制度指导工作，工作人员的信息化技术水平不够，也没有参加专业培训的机会。现有的管理方式依然依靠人工模式，引发了信息化与工作现状发生冲突。老旧的管理制度很难适应新时期高校管理的发展。此时，管理者无法对自己的工作能力进行准确衡量，也无法对当前的工作状态与进度进行评价，这使得内部监管长期处于一种无章可循的状态，办公室整体工作效率不高。[3]

二、新时期提高二级学院办公室工作效率的对策

（一）建立健全责任制

不以规矩，不能成方圆，健全的规章制度是学院办公室工作效率与工作质量的重要保障。首先，学院应明确业务的责任制，对于一些原本不属于办公室业务，需要办公室监管的，需要明确责任制度；在此基础上，完善岗位责任制，将工作任务责任分工到个人，避免因责任不清出现相互推诿，倒查不到责任人的现象。其次，要严格执行规章制度，增强每个工作人员按规章制度办事的自觉性，强化制度的约束力与执行力。最后，实施绩效考核制度。定期对经办的业务进行考核，在对工作人员的工作结果进行监督的同时，也起到了激励的作用，变向调动了员工的工作热情，提高工作人员办事的主动性。

（二）加强二级学院办公室队伍建设

二级学院办公室人员自身的素质关乎学院的管理水平和效率，应当重视办公室人员的素质建设。首先，在办公室人员的招聘环节应当重视其综合素质的衡量，以科学化的管理理论、知识及理念，具有信息化管理应当具备的高素质，具有较强的沟通协调及文字写作能力为标准来进行招聘。其次，学校相关职能部门应当定期举办校内二级学院办公室工作座谈会，各学院人员可以相互学习交流管理经验，此外，学校还应当为办公室人员提供考察、学习的机会。伴随经济的高速发展，高校发展也迎来了地域性发展的不平衡，高校应当制定相关制度，不定期将办公室人员派到发展好的高校学习管理经验。另外，对于办公室兼管的业务，因干事没有受过专业培训，学院也应当定期派其参加相关的学习。最后，明确办公室人员的岗位职责。伴随高校的快速发展，办公室的业务种类也在增加。将职责细化到个人，明确分工。这样做一方面加快了工作效率，减少了工作互相推诿现象的发生，另一方面可以让每个人各司其职，努力发挥自身的优势，提高员工的工作自主性及创新性，让每个人的成绩都被看到。

（三）创新二级学院办公室管理方式

二级学院办公室传统的行政办公模式逐渐不适应现代高校发展的需求。主动探索新时期下新的管理观念和手段成为高校发展的内在要求和必然趋势。通过减少纸质化办公，才能更好地提高学院的工作效率和管理水平，实现信息化管理。首先，高校相关职能部门应当提供相关计算机方面的技术支撑，向兄弟院校取经，建立信息化管理平台，同时还能够加强同院校系的信息互通，从而实现信息共享。其次，学校应当为办公室配备计算机专业干事帮助办公室人员熟练掌握计算机信息技术，更好地推进管理信息化建设。办公室工作人员也要加强自身学习，熟练掌握计算机应用技术，以更好推进绿色化办公，实现院校管理信息化。[4]

（四）强化二级办公室的服务意识

高校二级学院办公室虽然不直接参与教学教研，但它很大程度上决定了学校的管理水平。办公室主要工作就是安排及协调学院各部门工作，服务于高校的各职能部门以及师生。办公室服务的效率及质量直接决定了学院运行及管理的水平。因此，办公室应当将“服务意识”放在自身工作的首位。首先，树立“一切为了学生”的服务理念，制定相关责任制度，并贯彻于实践。将服务水平量化管理，定期向各部门及师生发放调查问卷，及时发现问题并予以解决。其次，强化办公室人员的服务精神，真正让办公室的职能从传话筒变为服务器。在服务意识的带动下，办公室人员主动与各职能部门以及师生进行沟通，并将搜集到的信息及时反馈给学校，有利于学校合理安排工作重心，使其不断满足学校发展的不同要求。促进高校管理协调工作的开展，也能带动创新管理方式。[5]

结语

伴随高等教育的快速发展，高校二级学院办公室管理工作也面临巨大的变革。学院办公室业务范围及业务量加大，相伴出现了一系列问题。办公室职能定位不明确，导致一系列工作责权不清；办公室人员素质参差不齐，影响了学院办公室的工作效率；办公室管理方式滞后，跟不上高校信息化发展的趋势。通过明确责权，加强队伍建设，创新管理方式等一系列方式，努力提高学院办公室工作效率和工作质量，有力带动院校两级管理体系的高效运转，为学院的教学工作、科学研究工作以及全院师生提供更好的服务，也为学院的持续、健康发展做出更大贡献。

参考文献：

[1]蔡荣荣,胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报,2013(01):25-27.

[2]詹开卷.对新建本科院校二级学院办公室工作的若干思考[J].湖北科技学院学报,2015(08):149-151.

[3]汲中玲.新形势下二级学院办公室工作的实践与思考[J].科技视界,2016(27):297.

[4]马慧.高校学院办公室管理与建设的问题与对策[J].教育现代化,2016(37):36.

[5]史建军.高校学院办公室管理的问题与发展[J].中国管理信息化,2017(13):243-244.