电子发票对企业财务工作的影响

◇张 路

我国在2009年开始对电子发票进行探索，在2013年6月开出第一张电子发票，随后在多个地区展开试点，取得了阶段性成果。电子发票作为信息技术与互联网技术的产物，是信息化税收建设的关键环节，是我国社会发展的必然要求。

一、电子发票的优势

1.便于存储及管理

电子发票相比于传统的纸质发票，在存储和管理方面具有明显的优势。以传统的纸质发票性质来看，其成本包括纸张成本、防伪、印刷、运输、存储等多个方面。如果在这一过程中加上管理成本和人力资源消耗成本，其数量异常惊人，对于社会经济的运行来说必然会成为一项沉重的负担。此外，纸质发票需要有效地进行存储和管理，便于机关的检查和审计部分的查阅。在存储场地的选择也好做好防潮、防霉措施[1]。但是电子发票符合了现代电子商务的无纸化特点，可以准确地获得交易的记录信息，并以此为基础构建相应的税收政策来引导电子商务的健康发展，可以在交易完成后及时提供发票。

2.社会成本的节约

电子发票的大规模推广可以有效地节约社会成本，促进社会可持续的发展。据统计，电子发票能够比纸质发票减少约80%的支出，对于企业来说，是减轻负担的重要方式，可以把节省的资金投入到生产和经营当中去。此外，对于企业来说，电子发票的推广可以让它们利用信息化的手段来规范经营和管理，减少社会运营所需要耗费的成本，提升企业运营的有效性。

3.便于审计和规范管理

由于开具电子发票设计的信息需要上传至电子发票的平台，因此在审计环节中可以利用专业的工具来快速查阅信息，并保障发票信息的真实性。另外，税务机关可以对电子发票的信息进行核查，及时发现可能存在的违法行为，在征管方面提升工作效率，为我国经济政策的调整提供数据依据[2]。

二、电子发票对企业财务工作的积极影响

1.提升财务工作效率

电子发票的使用促进了企业财务管理工作向着无纸化的方向发展。由于发票的重要作用就是企业财务人员记录信息的一种原始凭证，并结合发票的信息编制报表。这些项目如果通过纸质发票来完成，效率过低，产生误差的可能性较高。此时，电子发票可以让管理人员直接通过软件获取信息，自动地将其转换为有价值的信息，整合、汇总等类似的琐碎工作不再需要财务人员亲自管理，不仅能大量减轻财务人员的工作量，也能减少因人为因素产生的误差，提升业务水平，让财务工作更加具有效率。

2.发票报销更加简便

电子发票的推广让发票报销工作得到了进一步简化。从开票、收票，再到后期的报销、入账等，可以将发票报销难的问题从根本上解决。从目前的企业来看，很多企业为了减少财务管理的成本，在很多情况下选择不开具发票。但是在电子发票正式出现以后，无论交易规模如何，交易数量多少，只要在完成交易的一瞬间，电子发票直接生成，无论是商家还是消费者都能通过服务平台查询交易信息并打印消费信息[3]。此时消费者不再需要询问商家后再获取发票，让报销时间大幅降低。传统的纸质发票模式下，要进行发票的报销工作需要找不同的负责人签字，如果是异地还需要将发票进行邮寄，耽误了正常的报销时间。电子发票的出现可以直接通过软件来提出报销要求，相关的负责单位与负责人可以即时获取发票报销的请求信息，直接在软件上进行批准，甚至只需要几分钟就可以完成报销工作，让发票报销更加简便。

3.电子化档案管理

在“互联网+”的环境之下，电子发票的应用大幅推进了会计档案的电子化管理。我们从2015年12月颁布的《会计档案管理办法》的修订案中，也可以明确了解到会计档案的内涵，并将电子档案纳入到了会计档案范围之中。从修订后的内容来看，一些会计凭证、账簿等可以直接通过电子档案的形式归档保存，在大量节约纸质资料的前提下可以减少对资源的浪费，让档案的保管、查询更加便捷。在过去的《会计档案办法》中，对会计凭证的保管时间规定为15年，其原因也在于纸质档案受限于环境等一系列条件的影响，并不能实现长期保持。但电子档案不受时间与空间的限制，在新的管理办法中也增加到了30年的保管年限，电子化档案管理的趋势已经逐步形成，让企业的内部财务管理工作和决策工作具有更详尽的会计信息，也是国民经济大数据实现的基础保障方式[4]。

4.规范企业内部工作

电子发票的应用可以进一步推动网上办税业务的优化，让纳税人不用出门就实现了办税工作。另外，电子发票让企业的办税流程更加简单，有效率，财务人员也不需要往返于企业和税务大厅之间，只需要在网络上提供电子档案文件、发票等相关的证明材料。这也是企业规范内部工作的重要依据。因为电子发票必然包含了真实的交易信息，税务机关从发票信息中就能对交易进行监管，并不需要通过真实的发票来开展管理工作。一旦发现偷税、漏税、逃税行为，其制约手段会更加严厉[5]。从另一个角度来看，企业的偷税等情况产生的可能性也会进一步降低，对于企业的长远发展来看也具有重要的现实意义。

三、电子发票对企业财务工作的挑战

虽然在“互联网+”时代下，电子发票的推行让企业的财务管理工作更加便捷，但同时，产生的不良影响与挑战我们也应该正视，才能完善电子发票的作用。

1.财务管理工作模式的变化

企业使用电子发票后，财务管理人员不再需要负责一些琐事的处理，而传统会计工作中，处理程序的作用被进一步弱化，而原本的财务工作流程也应该进行改变，才能在新环境下与电子发票的使用进行合理的衔接。但我们需要注意到，工作流程的改变可能会影响某些部门的工作效率，尤其是当这些工作模式的变化会触及某些人员的利益时。

由于发票在我国税收工作中所占据的重要地位，政府部门对于发票的投入也比较大，围绕发票而产生的产业链一直以来都是经济发展的重点。例如特殊纸张的制造、防伪技术、印刷企业、税控设备企业等，他们都能依靠发票而形成产业链，作为利益群体而存在。电子发票的出现必然会导致他们的利益受损，此时，会对电子发票的发展产生一定的阻碍，而企业内部的财务管理工作模式也必然受到影响而发生改变。

2.信息安全的担忧

电子发票不以传统的纸张作为载体，只是通过互联网来共享信息，作为企业来看，必然会担心信息的安全性。对于企业来说，如果其内部的财务信息受到泄露，那么与之对应的交易信息必然存在风险，所产生的隐患巨大。另一方面，电子发票的信息修改难度远远低于纸质发票，如何能保障电子发票信息不被恶意篡改，也是财务管理工作中需要注意的问题。企业在使用电子发票的过程中也应该将其纳入管理工作的范围之内。

实际上，买卖双方都非常关注电子发票的信息。它作为经济行为中的一种交易凭证，涉及的商业机密具有显著的商业价值。站在社会经济发展的层面来看，电子发票中包含的数据和信息甚至有被窃取导致国家经济机密泄露的问题[6]。作为买卖双方来说，因注重电子发票中数据的完整性与有效性，保障数据不可被随意篡改。在“互联网+”的背景之下，必要时可以通过授权机制，让第三方不可以查阅相关信息，可利用专门的网络线路对数据进行备份，这也是有利于电子发票推广的做法。

3.制度建设与发票标准问题

在制度建设方面，虽然电子发票和纸质发票具有相同的法律效应，但针对电子发票相关的制度和法律建设还不够完善，部分企业的财务管理工作可能缺乏一定的判断依据，此时，一些不良的企业或个人很可能通过这些细微的漏洞去获取不正当利益，无疑是对企业长期利益的一种损害。

另一方面，虽然各区域都有电子发票的开具功能，但尚未明确统一的标准与技术规范，电子发票也无法跨省跨地区使用，电子发票的优势受到一定的阻碍。标准不统一必然会导致试点区域的电子发票系统需要调整对接模块，此时耗费的额外成本也成为企业发展过程中的不必要支出。因此，企业的财务管理工作也需要基于电子发票制度建设与统一的发票标准才能有序开展，这也是未来主要的工作内容。

4.报销模式问题

虽然电子发票的出现让报销变得更加简单，但电子发票的报销模式问题仍需高度关注。虽然电子发票现阶段已经具备和纸质发票同等级的效力，可以作为合法的会计档案，但是在国家层面上来看，部分地区并没有推进电子发票的合法报销，只能单纯地依靠开票企业和售票企业形成协商对接，这样一来的成本消耗必然提升。且目前的“互联网+”时代之下，企业的财务核算系统并不完全能支持电子发票的入账。如果将电子发票的信息打印出来再去报销，那与纸质发票在本质上没有任何区别，甚至增加了企业的管理成本。