浅议燃气企业存货管理的风险控制

□霍志军

城市燃气企业的发展，离不开基础设施的建设，因此燃气设备设施及材料的采供存管理是燃气企业的重要工作，由于燃气行业管网输配在安装、安全、技术、运行上具有的特点，导致燃气企业在开展正常存货管理的同时还面临着行业特殊的问题，如不能很好地应对并加以解决，则会给燃气企业的发展带来极大的不利影响。现就有关问题及对策分析如下。

一、燃气企业存货管理的主要风险

（一）占用流动资金的风险

燃气企业对外采购的燃气设施主要包括计量器具、调压器、阀门、管道、各类管材等，具有用量大、供货时间紧、型号不确定等特点，这就导致采购部门在执行采购计划时倾向于超计划采购，以保证工程进度要求，但由于管道工程及用户发展工程存在不可预见性，时常发生现有存货不能满足工程实施要求、库存积压增加、影响企业资金流动的现象，增加了仓储成本和资金压力。

（二）质量控制的风险

燃气管网设备具有安装后方可调试、更换成本高和运行后维护维修工作量大的特点，如果到货后质量把控不到位，就会给后续的安装运行工作带来一系列的问题，不但降低了企业效率，增加了企业成本，还大大地增加了运行的安全隐患。

（三）账实不符的风险

在实际工作中，许多设备材料的出入库管理并不完全按照库管制度运行，存在货到票未到、票到货未到、出库票未开、开票暂不出等问题，这些问题虽然都是由于工作中不可调和的客观因素造成的，但对库房管理和财务管理形成了不小的问题，存在着存货损失的风险，需要加以高度的重视。

（四）废旧物资回收管理不到位造成的资产流失的风险

燃气设备设施的组成零件较多，由于各种原因替换下来的设备许多零件仍符合安全标准，可作为备品备件继续使用，如管理不到位，不但面临有效资产流失的问题，还会加大燃气企业的运营投入，降低企业效益。

二、采取的应对措施

化解存货内部控制过程中存在的风险，其目标是在保障企业正常运行的基础上，让存货管理有序、有效运行，最大程度降低资金占用和管理成本，使存货管理成为企业发展运行的可靠保障。

（一）燃气企业必须针对设备运行情况和市场需求科学合理的组织设备材料采购

一是要在全面预算管理的框架下做好计划编制和执行工作，尤其是结合实际发生情况做好月度和季度滚动计划，滚动计划的编制是采购行为的基本依据；二是内部基建、市场发展、技术生产、财务部门对采购计划要联合进行审查，及时发现采购中不合适企业生产、安全、技术以及存货管理方面的问题，并进行必要调整；三是针对不同的产品需求周期，确定不同的采购模式，做到项目采购和年度采购相结合、总价采购和单价采购相结合、自主采购和外包采购相结合，在保证工程和生产需要的基础上，将采购价格最低化，采购时间最优化，资金占用最少化。

（二）严格把控产品质量，最大程度降低由于产品质量带来的后续运行成本的增加

首先，必须真正把供应商评价体系落到实处，优化供应商评价方法和标准，坚决杜绝由于供应商承诺垫付资金或大幅降低价格而降低其它评价标准的现象发生，对评价结果要严格执行；其次，优化合同条款，对于质量问题必须有明确的约定，尤其是由于施工导致的质保期超期的责任界定、售后保障等问题，要予以明确；第三必须严格货物入库前的联合验收，要做到验收标准明确，验收要素齐全，记录清晰准确，书面影像资料清晰，有关备品备件齐全，说明书合格证及时归档等，现场验收人员必须签字认可，否则任何人无权开具入库手续或临时接收时手续，对用户工程还应当邀请用户代表进行验收签字，防止出现责任不清的问题；最后还要明确对不合格产品的退回流程和标准。

（三）财务管理与实物管理的衔接必须加强，最大程度减少人为原因造成的财务不符的情况

解决该类问题需把握好采购合同执行、财务审核记账和信息传递三方面的工作，采购部门必须加强合同执行的管理，一方面合同优化条款，燃气企业由于其行业特殊情况，具有较强的供应商议价能力，可对到货、付款及开票做出有利于己方的约定，防止出现货票不一致时带来的入库和记账上的麻烦；另一方面燃气企业由于涉及工程领用及工程结算的问题，如采用预估入账存在很大的调整工作量，所以一但出现票货到位不一致的情况，采购部门应单独记账进行管理，待正式单据来后再正式开具库单。财务部门一要加大对该类物资的管理监督力度，通过检查、定期盘库等方式规范该类物资管理；二要严格支付程序的办理，未取得正式票据的一律不予支付从而促进票据的尽快到位；三是对未记账货物一律不予认可办理出库，必须办理出库的，经与供应部门协调后同时办理入库出库，价格按照暂估价执行，在库存商品及在建工程下建立预估办理物资的二级科目，方便管理和调整。采购和财务必须做到信息互通，相互制约，步调一致，确保账实相符、账账相符。

（四）修旧利废的管理必须建立和加强，有助于企业效益的实现和职工节约创新意识的养成

修旧利废工作重在“利”字上，“利”即利用，利用好废旧物资首先要有可行的激励约束机制，即指标和奖罚并行，方能从行动上促使人们高度重视起来，在操作环节，需要明确以下三个方面：

1.明确纳入废旧物资的标准。要明确纳入修旧利废范围的标准，超过燃气行业的安全、技术要求的年限、技术状态的设备设施及材料、抢修抢险替换下来的设备材料、由于生产工艺改变不再使用的设备材料等均可纳入管理范围，同时要制定详细的修旧利废计划，明确类别、型号、处理方式、原值、替代价值等，便于实施和评价。

2.废旧物资的归集必须加强。各部门根据计划更新的物资以及维抢修报废的物资，定人定期定点进行回收归集，指定部门对该类物资进行管理，包括接受、核对、分类，盘点等工作。

3.明确不同废旧物资再利用的方式。一是整件可修复，且符合安全要求的，修复后返回物资库，单独管理，做为采购滚动计划的抵减项；二是整件不具备修复条件或修复后不具备安全条件的应当予以拆卸，由技术部门判定可使用零配件，交由生产运行部门和维修改造后使用；三是不具备再利用条件的，由技术生产等部门进行判定，予以统一变卖处理。

三、加强监督，确保存货管理措施落到实处

要建立严格的制度执行检查制度，对存货管理的每个环节要做到定期检查和日常检查相结合，全面检查和专项检查相结合，保证各项内控制度能得到认真贯彻落实。

要强化全面审查工作，对采购价格的确定、支付货款的进度、票据取得的规范、财务实物的核对以及物资盘点等进行全面审计，保证各项采购行为合法、规范、准确。

要建立各项制度的分析评价体系，对采购成本、资金占用、存货结余、修旧废利创效等环节进行环比分析。征集有关部门对采供制度执行的问题和建议，对供货质量进行抽样调查，发现内控制度中还未覆盖的方面、还未全面落实的环节以及下一步努力的方向。

通过强有力的配套监督、分析、反馈机制促进存货内控制度作用的有效发挥。