大数据背景下高校办公室信息化建设的思考

顾盼

摘 要：当今社会正处于信息飞速发展的阶段，科学技术水平日益更新，特别最近一段时间“大数据”浪潮导致新一轮的变革并同时涌现出了一些新兴技术，因此也需要加强高等教育信息化建设。高校办公室作为高校的主管部门，应清楚信息化建设的积极作用，抓住相应发展的机会，通过采取现代化的信息技术和手段，以此推动高等教育事业实现可持续发展。

关键词：高校办公室；信息化；大数据

一、引言

随着信息时代的到来，互联网、局域网和自动化办公系统的开发和应用，对于行政办公方式也产生了很大的影响。高等教育改革与发展进程也随之相应加快，信息的处理应用在高校事业发展中起到了重要的作用，越来越受到高校行政管理部门的重视。最近一段时间的“大数据”浪潮，产生了新一轮的信息变革，由此对高等教育信息化提出了更高的标准。本文通过对大数据背景下的高校办公室信息化建设进行分析，针对存在的问题提出了一些对策。

二、大数据背景下办公室信息化的含义

（一）大数据与高校信息化

“大数据”是指不能在一段时间内用普通软件工具采集、整合并分析相关内容的数据整体，具有大量化、多样化和快速化以及需要大规模的处理才能够凝聚足够价值4个主要特点。高校信息化是通过计算机信息网络系统，对学校教育和管理过程中一些相关信息进行数字化处理，并加工生成信息资源，有利于提高教学服务质量。在高等学校信息化建设的过程中，大数据的出现为其带来了新的机遇和挑战。

（二）办公室信息化建设的目标

高校办公室信息化建设主要是指通过现代信息网络技术及其他相关技术，整合提高办公程序，达到单元式联结的快速整合，从而不断提高办公室的工作效率。同时通过应用先进的信息处理技术，对相关信息进行整合分析并获取有价值的参考信息，才能更好地提供决策服务功能。高校办公室信息化的程度可分为数字化、程序化和科学化3个层次。

三、高校办公室信息化建设的重要意义

（一）时代发展的必然要求

高校所应用的数据信息来源较多、需求较大、专业性较强，而大数据的研发应用可以很好地提供新的技术方法。在我国信息技术高速发展的新教育时代，我国的各阶段教学都逐渐认识到信息化技术的功能优势，将信息化技术有效地应用到实际的教学中。因此，符合信息化发展趋势，改变信息处理模式，提高高校办公室信息化建设，是时代发展的必然要求。

（二）高校自身发展的迫切需要

在现代信息技术的支持下，高等教育方面面对更多的新环境，高校在具体实际工作过程中也面临更多的困难。所以，在制定相关方针时，领导层要充分考虑下层具体的实际情况，推出合理的决策。高校办公室作为高校重要的机构，主要负责信息的收集、传达，因此一定要提高信息化建设的速度，这样便可以保证高校教育事业快速发展。

（三）高校办公室强化职能的重要手段

就目前的形势来看，在原有的水平上加强科学管理、提供相关服务，是高校办公室的主要任务。信息化建设能够有效地提高高校办公室的协调、服务和管理水平，这不仅表现在提高效率、节约成本方面，更关键的是通过信息化建设能够提高信息的科学化管理和信息处理水平。

四、高校办公室信息化建设存在的问题

（一）意识不到位，行政人员素质有待提高

在日益更新的新环境下，对于发展高等学校教育事业，则需要高校领导层、管理部门、行政人员和广大师生不断增强信息意识。但是在实际工作中，一些高校领导没有意识到信息技术在规范管理、民主决策等方面的作用，仅仅把信息技术当作处理日常业务的工具，不愿增加相关硬件设施的投入，导致信息化建设没有得到足够重视。同时，部分高校办公室人员的思想落后，没有了解到信息技术的优点，只局限在传统的办公方式，这严重拖慢了信息化建设的节奏，需加以改进。

（二）基础设施落后，信息管理系统有待完善

办公室信息化建设对相应的硬件设施也有着一定的要求，而对于大数据等新技术，对信息处理设备要求更高。但在具体实际环境中，部分高校服务器系统的网络带宽窄、容量小，一些网络管理虽然相连，但并没有真正工作，效率极低。除此之外，校园信息技术中心一般负责相关网络系统布置，主要任务是网络的设计开发、基础设施的配置等，但落实到建设办公室信息化，会出现对整体规划和管理认识不准确，从而不能很好地领悟信息化建設主旨。所以这样一来，不能很好地建立统一的信息处理流程和全面的信息服务体系，也没有建立良好的信息自动化系统。

（三）共享程度低，信息工作制度有待健全

高校办公室信息化建设，应该是一项可持续发展的系统工程，但由于各高校不能够长时间保证在信息化建设方面的投入，导致信息化建设最终不够连贯兼容，主要表现为缺乏整体规划、信息处理平台不完善，从而不能很好地共享校内信息资源。

五、大数据背景下加强高校办公室信息化建设的策略

（一）重视办公室信息化建设，建立完善的信息工作机制

一方面，学校管理部门应认识到办公室信息化建设的关键性和紧迫性。由于大数据技术的出现，更加展现出信息的精准性和重要性的特点，为高等教育的进一步发展提供了良好的条件。另一方面，学校要重视增强办公室行政人员的信息化意识，尤其是更换观念、储备知识、持续提高计算机操作能力方面的意识。另外，为了促进信息化建设，高校也要制定完备的规章制度。

（二）加快信息化基础设施建设，健全数据信息系统

随着当今社会信息技术的不断发展，推进信息工作的自动化、网络化、电子化，是完成高校办公室信息化建设的必然选择。一方面，要重视提高办公室行政人员的信息化操作水平，使他们能够熟练操作信息设备，为高校早日完成信息化建设奠定基础；另一方面，应建设相应的电子网络系统，采集容纳学校各个方面的有关数据，同时合理采集网络信息资源，通过大数据技术支持来分析研究校内外数据资源，从而实现信息处理的计算机化、信息分析的精细化、信息存储的有序化和信息检索的自动化，以此来交换、共享信息资源。

（三）提高办公室人员的信息系统分析能力

在科学技术日益更新的背景下，高校更应关注并提高办公室行政人员的信息系统分析能力，从而不断提升办公室的信息水平。一方面，办公室人员要增强自身的信息意识，锻炼对信息的感性认知，在具体操作过程中，能够对信息进行快速收集和处理；另一方面，高校办公室应定期对行政人员进行相关培训，及时了解最新的信息知识，掌握最先进的信息工作方法和技术，以此不断提升信息业务的处理能力。

六、结语

随着社会的不断发展，高校办公室应紧跟社会时代的发展，响应上级的要求积极采用现代化的信息技术和手段，从而不断提升高校教育的信息化水平。同时，在具体实施的过程中，也要具体问题具体分析，充分考虑多重因素，做好全面的准备。只要这样，才会有效推进大数据背景下高校办公室信息化建设。最后，感谢在本文创作过程中提供帮助的相关人员，也希望本文能为相关研究提供借鉴。

参考文献：

[1]曾祥能，陈廉芳.高校办公室信息化建设探析[J].洛阳师范学院学报，2009（5）.

[2]李丽，王卫红.加强高校办公室信息化建设的探析[J].农业网络信息，2011（8）.

[3]曹蕾，林玉华.浅谈高校办公室的信息化建设[J].科技信息，2009（17）.