试论高校学生创新创业档案管理工作

庞小铭

（广西科技师范学院，广西来宾 546199）

自2015年起，国务院大力推行创新创业实践项目，支持鼓励我国高校学子创业实践。仅仅三个月的时间，就发布了几份鼓励高校学子创新创业的文件，从《关于发展众创空间推进大众创新创业的指导意见》，到 《关于大力推进大众创业万众创新若干政策措施的意见》。国家不断出台各项创新创业相关政策文件，可见国家推动双创的目的和决心。而学生在这些方面所完成的工作和项目，都将以新的内容记录在创新创业档案中，这是一份个人成绩单，用于认定创新学分的重要依据和未来求职的面试履历，因此高校学生创新创业档案的有效管理是必要的，这是检验我国推动双创进展效果的一项重要依据。

1 高校创新创业档案管理的现状综述

从这几年的实践研究发现，高校创新创业档案管理对中国高等教育的作用越来越显著，是高校开展双创项目的重要组成部分。创业型大学档案建设工作，是培养应用性、职业型的创业人才的关键。因此，创业型大学的档案建设更当引起重视。然而由于该项工作是近几年来的新型建设内容，缺乏一定的经验，导致出现了一些亟待解决的问题。一是管理制度的制定。国家未出台相关的管理标准，无对应政策和法律法规的颁发，导致各高校在创新创业档案管理上的混乱和认识上的不足。问卷调查走访研究高校档案工作人员对学生这类的归档问题不够重视，对这一类档案定义模糊不清。二是档案资料的遗漏、缺失。随着信息技术的发展，各行各业都逐步转向数字化的方向，而档案管理的环节和对象的多元化致使在无一定规章体系的情况下，显得格外的混乱，而且归档内容不明。研究者认为正因为以上各种原因，致使高校学生创业档案的收集归档并未能得到真正全面实施。

2 档案管理方法策略的探索和实践

2.1 强化档案管理意识，明确管理制度标准

研究者以为如果要从根本上解决档案管理问题，第一步就是强化档案管理意识，让管理者认识到档案建设的重要性。作为高校单位，可以采取周期工作培训的方式给这些管理者进行意识灌输和强化。学生创新创业档案的建立，是推动高校双创项目的基本方式。这种档案的存在，不仅是学生一项荣誉经历的鉴定，同样这样的归档记录对于学生未来就业的一大助手，让其他企业可以大致定量化评估该生的技能水平等。这对于高校本身而言也是一种认可和外界口碑获取的重要途径之一。

第二步则是需要建立一个较为完善的管理制度体系，明确每个从业人员的岗位职责，通过绩效的方式激励式规范和提升管理人员的行为。国家层面上标准规范还未订立，是需要高校共同努力的成果总结。所以作为高校，可以先行制定一个较为规范的自我标准，而后根据历年学生、企业招收的情况，不断完善这个归档制度建设。研究者给出一些在制定管理制度体系时必要的遵循原则。首先学生档案应当由一个专职部门收集，做到统一化管理。档案的管理可分为如下几个步骤，收集、整理、存档和后期的监管查询，而这些步骤应当细化分工工作人员去实施，明确部门责任制。高校学生的创新创业档案，应当做到归档范围和分类标准的明确性。明确各个职能部门之间的关系，如就业指导中心、学生工作处、各级下属学院、学生管理办公室等部门作为管理机构，实现一定的联动，对学生双创档案的管理有长期监管的责任。

2.2 完善档案管理系统，加强管理人员建设

高校学生的创新创业档案管理应当建立在我国档案法、普通高校档案管理办法等相关法律法规的基础之上，使之有章可循，行之有效。开展创新创业型档案的建设，应当结合该校的实际情况去管理，一个标准，多向化管理。档案管理的意义不仅在于把每个学生的档案归档好，这项工作的意义更在于激励高校对于双创政策的推动，培养更多的综合型专业人才。需要学校的专职部门制定较为完善的双创型档案管理的系列规章制度，来保障档案管理工作的顺利进行。国家标准制度只是一个普适的规章制度标准，而各个高校存在一定的差异性，高校内部的管理制度应当有其自己的一套针对该校学生的细则，只有双重标准的制度管理下，才能实现创新创业档案建设的高效率。

同样，要提升学生档案建设的工作水准，我们除了在制度上的制定以外，还需要在工作人员的管理上做出改进措施。而档案工作人员的培训应当分层次、分级的开展，可分为校级部门、院级部门、班级部门，每个与档案相关的人员都需要有较强的建设意识。首先需要提升档案管理工作人员的基本素质，开展定期的员工培训，提高他们对于创业档案管理的重视度，提高工作人员的办公技能和管理能力，做到所有工作的有条不紊。除却该校内部的工作培训，也应当鼓励管理人员出去交流工作经验，分派到优秀的兄弟院校进行经验的借鉴。学校还可以邀请在这方面有比较成熟的经验的工作人才来校内做培训，进行现场教学和业务指导，有针对性地开展专业讲座。

2.3 重视过程化管理，建立防护反馈机制

所有的制度的制定工作、人员培训工作都不是简单的实施行为，最重要的是该过程的管理和细节的改进。学生双创档案的建立，这是一个生成式过程事件。结果是重要的，但如果缺乏过程的管理，往往得不到意向的结果。从表面工作来分析，档案管理的工作是一项对于活动的过程和结果的事件记录，是文字和数据的结合记录以及后期的数据分析，得出一个综合性的结果评价。在申报的时间节点上创建一个申报表格，分级别统计校内的项目立项数，从数据结果和申报类型可以分析出各年级的参与状况，从而有针对性地动员和指导。而后又开始前期、中期、后期的分节点检查项目进展情况，最后根据学生的项目答辩情况由专家教师给出一个评分。这一列的过程管控是针对学生整个项目开展过程的记录，所以整个资料的统计归档，可以较为公平地给每个学生一个合理的评价。然而要做到这些环节的有效管控，这对工作人员的行动力是个不小的考验，只有实时的针对这各个环节进行单个的管理，才能有序对整个过程进行系统化管理。双创档案是针对高校的创业活动生成的一种档案类型，从根本上来说，建立档案的目的在于根据记录的情况找出规律和问题，找出合适的解决方案去解决问题。在各方调取查询任何一名学生档案时，可以做到方便快捷，而且这样的查询也可以为下一届的管理提供一定的参考性作用。

校方有必要建立一个严密的保护机制和反馈调节机制。不管是学生，还是校内工作人员在利用和提供学生双创档案的同时，要充分考虑行为的安全性和组织可靠性，并通过设置系列的审批查阅流程、签订保密协议等给予相关主体充分的保护。任何一份档案资料的都是具有较强的私密性，创新创业类档案更是涉及了一定的商业机密，如果是自主研发性项目还会涉及新技术和科研成果的隐私，而所有的这些都将出现一定程度的资料记录，倘若机密性文件不加以妥善保管，势必会对申报者造成难以估量的损失。目前高校的档案管理也借助了计算机技术，而网络安全问题也是近些年来不得不面对的问题。要设立防护墙和保护机制，防止学生的档案信息在网络上被不法分子盗窃，进行篡改或非法倒卖。而需要建立的反馈机制可以做到当档案信息被恶意攻击时，可以自动报警并启动一系列保护措施，唯有学生本人可以解锁，这样避免了外界不法分子的恶意行为，也可以防止管理者的非法使用。

综上所述，在国家大力推动创新业型综合人才的形势下，高校的学生创新创业档案管理建设是当今时代的需求，档案建设则是创业型大学建设和发展的重要组成部分，具有基础性和长期性，这是建设和发展的基石，要起到长期有效的促进作用，高校不得不大力进行档案管理的建设。为了适应时代的发展，创业型高校要建立规范化的档案管理新制度，建立健全的成熟化档案管理过程，建立快速化档案资料隐私化保护机制，只有这样才能更好地为这一事业的发展起到推进作用，也只有这样才能更好地服务学生，更好地利用这一档案信息，更快的让高校的双创事业走上高速而又平稳的发展道路上来。