立足信息化建设的角度探究医院综合档案室管理

陈琼

【摘 要】在电子信息化发展的前景下，进行医院综合档案管理必不可少，在这样的举措下，可以在节省医院资源的同时，促进医院的长期可持续发展。建立起医院综合档案管理的信息化制度，主要是根据对档案管理制度的综合、系统的完善以及培训档案管理人员来实现。在具体的操作过程中，必然会遇到一些问题，在这样的情况下，本文中主要针对资源分配不均和资源保护的安全性问题进行了分析。

【关键词】信息化；综合档案管理

在科技迅速发展和时代进步的前提条件下，工作与生活的电子信息化程度越来越高，同时也方便了生活与工作。在进行医院综合档案管理的过程中，利用电子信息化资源比传统管理模式有更大的优势。

一、建设医院综合档案管理信息化的优势

（一）实现资源的有效节约

在传统模式下，医院进行档案管理的载体主要是纸张，利用纸张进行档案资料的记录，再经由专门的管理人员编号存档。这样的操作过程在浪费纸张的同时，也造成了人力资源的大量消耗。长此以往，纸质档案会出现越来越多的问题。首先，纸质档案的保存很不方便，在一段时间后，纸张会变得陈旧，上面的字迹以及纸张的质量也会发生变化，很容易造成信息记录的遗失。另外，医院如果要进行搬迁或者部门调动，文档很可能会因为搬动而损毁，如果采用电子信息化的档案管理，就可以有效的避免这些问题。电子信息化档案存在的主要方式是电子文件，不管是自然环境还是搬移，这些客观因素都不会对文件造成伤害，只要保管好，文件就可以长存。摒弃了纸张为载体的方式，可以实现纸张资源的有效节约，实现对环境的保护作用。原本用于存放档案的地方也可以将空间挪出，用于其他办公，实现存储空间的有效节约。最后，收集电子化信息档案的方式以及存放和查阅都非常方面，能够实现人力资源的有效节约。

（二）能够促进医院的可持续发展

综合档案信息化资源对医院的所有信息都有收集，不管是病人还是员工甚至机器设备的档案都能记录在案，可以详细、全面、系统的展现医院发展的历程，在进行未来规章和发展战略制定时，医院的综合档案信息资源是非常重要的参考内容。比如，在公文类的信息化档案中，有关于重大事件和决策的记录，在后期进行纠纷处理与规章执行的过程中可以有据可循；病历类的信息化档案对所有就诊病人的情况都有详细的记录，是一种宝贵的医疗资源，在后期进行技术改进和产品研发的过程中可以进行参考，并为培训和知识传播提供一定的案例。医院的综合档案是医院发展的历史，综合档案管理室的建立，是对医院发展历史的呈现，并为医院以后的发展提供一定的参考依据，促进医院的长期可持续发展。

二、信息化医院综合档案室管理的建立

（一）建立全面的医院综合档案管理制度

建立医院综合档案管理制度，首先制定的综合档案管理制度要切实可行，在这个过程中，领导层必须保持高度的重视。在规章制度制定的过程中，要保证内容的覆盖面，要将医院所有存在的文件都涵盖到制度中去，就算一些档案的使用频率很低，比如技术、设备类的档案，也要全面覆盖。同时要保证制度的科学统一性，规章制度必须要有严格的执行准则，在这样的前提下，才能促进全员参与到医院的档案管理工作中去，实现对信息化综合档案室管理的有效建设，另外可以根据一定时间段内的工作目标和考核情况，对档案管理建设的质量和效率进行考察。

（二）促进综合档案信息化系统的完善

在进行信息化档案管理建设的过程中，除了要进行电子信息档案的收集，还要建立专门的综合信息系统，实现对档案信息资源的管理和使用。在传统形式下，存储与查阅档案是一项巨大的工程，同时也会造成空间的浪费，但在信息化的档案系统中，利用计算机终端，只需要导入收集整理过的信息，使用者在进行使用时，只需要检索電子目录，就可以实现信息化档案资源的查阅。另外，在网络共享的前景下，医院部门需要查阅信息资源，不需要去专门的档案室，只需要一定访问权限，就能实现对资源的查阅与访问。

（三）系统培训档案管理人员

医院需要对相关的从业人员进行专业化的培训，通过专业人员的讲解，在员工上岗之前进行脱产培训，保证在经过短期的培训后，能够准确的掌握档案管理需要的信息化技能，从而加快档案管理信息化建设的速度。另外，在建设过程中也可以利用内部扶持，内部人员之间相互交流沟通，帮助学习，促进全体专业知识的提高，并组织员工定期交流工作经验，实现档案管理信息化的有效建设。

三、医院综合档案室管理在信息化建设中需要注意的问题

（一）防止出现档案资源分配不均匀的现象

在医院进行综合档案管理的过程中，很容易出现资源分配的不均匀，对于一些高频率、高价值的资源，会进行优先转化，也会对这些档案进行详细分类保管。相反，如果档案资源的使用频率不高，自然得不到重视，信息化资源的转化程度也会降低。

（二）充分重视档案资源的保密度

建立信息化的综合档案室可以翻遍医院的档案管理，也能够方便部门对档案的查阅，由于信息化综合档案室建立的载体是计算机，计算机由于网络的共享存在一定的风险，尤其是黑客和病毒的存在，很容易造成计算机资源的泄漏，在这种情况下，管理员要注意网络安全的管理，确保计算机网络的安全性。在管理过程中，对查阅和修改的权限应该因人而异，部门员工根据自身的帐号密码进行登录，防止档案资源的泄露。

四、结束语

从以上的叙述中可以明显看出，进行医院综合档案室的信息化管理建设，可以帮助医院在节约资源的同时，促进医院的长期发展，但是在起步阶段，医院需要对综合档案管理制度的建设制定详细全面的方案，保证医院资源能够全部融入信息化工程的建设中，利用考核制度与执行规则，促进综合档案室管理信息化建设的高效有序化。

参考文献：

[1]董桂兰；关于医院档案管理工作创新的探讨[J]；北京档案；2015年04期