信息化建设在图书馆档案管理中的必要性探析

（云南省图书馆，云南 昆明 650031）

基于信息化手段开展的图书馆档案管理工作，对于图书馆的档案完整保存、有效利用助益较大，所以图书馆需要对档案信息化建设的内容进行深入调查了解，在把握好该项建设工作必要性的基础上，采取行之有效的措施推动信息化建设工作的稳健进行，以此增强图书馆信息化建设的水平，强化档案管理的能力。

一、图书馆档案管理信息化建设必要性分析

在图书馆档案管理工作中，进行的信息化建设工作首先为信息时代发展的必然要求，当前信息时代的发展非常迅速，以往依托人力开展的纸质档案管理工作已经无法满足当前档案管理的需要，常会出现纸质档案记录错误、丢失以及长期保存后的墨迹脱落、纸张霉变等情况，而且图书馆在管理纸质档案时还需要专门开辟档案室进行保存，一旦发生火灾将会出现档案毁灭情况。在当前的信息化时代中，记录图书馆历史沿革的大量档案信息可以全部在互联网平台上进行记录，一般不会发生遗失情况，所记载的档案信息详实且清楚，未见有模糊不清的情况出现，无需设置专门的存放区域，仅需要在日常的档案管理工作维护好存放档案的计算机系统设备即可。并且记录的档案在读者有需要时，读者可以依托检索平台进行快速的查询，若为相关图书信息也可以通过检索平台尽快确定放置的书架，方便读者直接找到存放地点，满足读者的阅读要求，所以要进行信息化建设工作。其次为档案信息共享的要求，以往存放的档案信息在读者查阅时有着较多困难，档案的利用价值被极大抑制，所以随着信息化时代的发展，图书馆可以依托建设的信息化档案管理平台，实现档案信息的共享，应用时用户可以登录档案查阅平台，注册登录用户信息，便可以在不受时空条件约束的前提下及时便捷地获取信息，从而图书馆可有效扩大档案信息共享的途径，节约读者的档案信息阅览的时间，减轻档案管理人员的工作量，加快图书馆档案信息化建设管理的进程，有效提升档案管理效果。

二、促进图书馆档案管理信息化建设的对策分析

现阶段虽然一些图书馆进行了信息化档案管理工作，但是分析具体的工作情况，可知存在着缺乏信息化档案管理意识，导致图书馆建设的信息化档案管理平台存在着较多的缺陷，无法在管理工作中有效发挥信息技术的优越性，仍需要耗费大量的人力物力进行纸质与电子档案的交叉管理，增加了图书馆的经济负担以及工作人员的工作量；档案管理安全性差，由于图书馆在档案管理平台构建时投入的资金较少，导致平台容易被黑客或不法分子恶意攻击，进而出现档案被随意篡改、档案售卖等情况，致使大量的档案信息被泄露；档案管理人员工作能力低，当前部分档案管理人员对于信息化手段的档案管理模式较为抗拒，不愿意主动进行相关操作技术的学习，缺乏档案保密意识，导致档案的信息化建设工作效果差，亟待改进。

（一）制定现代化的档案管理机制

目前很多图书馆进行信息化的档案管理工作时，使用的管理制度编制时间较为久远，与信息化时代下的档案管理工作要求存在着脱节情况，所以需要图书馆档案管理部门工作人员对于原有制度中的陈旧过时管理内容及时进行删除，结合当前信息时代、信息化建设的相关内容重新编制档案管理制度，以此为档案管理人员提供管理过程中的制度依据。在该项优化完善后的制度中需要对档案信息化管理的工作内容、标准、安全管理等内容做出明确说明，而后在基于制度开展的管理工作中便可以取得良好的管理效果，降低信息化档案管理问题发生的风险，保证档案管理工作可以正常有序进行。

（二）增强信息化档案管理意识

图书馆领导人以及档案管理部门负责人需要提升该方面的意识，以此可以在后续的信息化档案管理工作开展时给予该项工作巨大的资金、技术、规章制度等方面的支持，为依托信息化手段开展的档案管理工作提供一个良好的管理环境。

（三）提高管理人员的工作能力

图书馆需要招聘一批具有丰富的信息技术知识、档案管理知识与管理经验，较强档案管理工作能力以及高尚的职业道德素养的员工，前来从事档案信息化管理工作，以此组建一支高水平、高能力的管理团队，做好管理工作，而且在优秀管理人员的带动下促使一些年龄稍长的管理人员积极主动地学习计算机系统操作知识，从而促进档案信息化管理工作得以有效开展。

总之，现阶段图书馆在进行档案管理工作期间，需要大力进行信息化建设工作，以此借助于信息化技术的应用优势，提升档案管理工作的质量、效率，以此图书馆可以在快速发展的信息化时代、智能化时代中积极应对档案管理工作的诸多挑战，不断提高图书馆档案管理的信息化水平。