浅谈出版社如何选择和实施ERP

张于嫣

ERP是英文Enterprise Resource Planning的缩写，就是企业资源计划的意思，最早由一家美国计算机技术咨询和评估集团（Gartner Group Inc.）于1990年提出，基于供应链的一种管理思想，建立在信息技术的基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。这一理念发展到现在，已成为立足于网络经济的新一代信息系统，不但可用于改善企业业务流程，而且为企业决策层及员工提供了决策运行手段的管理平台，有利于提高企业核心竞争力。由于ERP系统支持离散型、流程型等混合流程，其应用范围从制造业扩展到了零售业、服务业、银行业及政府机关和学校等事业部门。

出版社业务流程众多，从具体业务来看，有编辑流程、出版流程、发行流程、财务流程、库管流程，从管理的角度来看，有人事资源管理、行政管理。出版社业务流程复杂，环节众多，为了有效地进行资源整合，提高核心竞争力，国内大部分出版社已经实施了ERP系统，还有一部分正在或将要实施ERP系统。然而，目前成功实施ERP系统的出版社并不多，相当多的出版社上马ERP系统后发现理想和现实的差距非常大，甚至在部分出版社里出现了ERP系统和纸质系统并行的局面，一个原因是选择了不合适的ERP系统，其流程和出版社的传统流程不兼容；另一个原因是上马了ERP系统后，认为ERP会解决一切问题，对磨合期不够重视，导致希望越大，失望就越大。

因此，选择合适的ERP对出版社来说至关重要，这决定了以后的磨合过程是否顺利，以及磨合时间的长短，当然其中还包括其他因素，如出版社领导的重视程度、相关人员的素质等，但如果选择的ERP不合适，那就是出版社ERP不顺之路的开始。

一、如何选择合适的ERP

目前国内出版方面的ERP种类较多，有专门针对出版业的，有从财务专业转向出版业的，有出版社自己开发。ERP选择众多，如何才能选择合适的ERP呢？

（一）ERP与价格无关

有的出版社追求性价比，有的看价格，越便宜越好，有的相信一分钱一分货，越贵越好。然而，笔者在调研中发现，ERP性能与价格无关，不是便宜的就好用，也不是贵的就最好。

某出版社在ERP上走得比较早，2000年该社领导就买了ERP软件，为了省钱，决定只买有发行模块功能的ERP，管理客户、发行和库存。然而，用了一年之后，为了提高编辑工作效率，该社领导决定还要买编辑模块，再找这家公司时，发现它已经倒闭了，这个公司的产品在当时是最便宜的，因为它的研发能力有限，只能提供功能一般的产品，最终被市场淘汰了。结果这家出版社只能重新购买另一家ERP产品。

在调研中，还发现一家出版社买了一个比较贵的ERP产品，问其原因，说是这个ERP和财务软件对接很好，尽管在其他方面不是很专业，因此这个ERP产品在出版的其他流程环节上并没有得到很好的执行，甚至连有些工作流程都无法完成。至今已有三年了，该社不但用着市面上昂贵的ERP，同时还执行着纸面审批环节，就是说一个选题要走两遍流程，其效率可想而知，其竞争力也不得而知。

总之，这两家出版社都比较草率地上马了ERP，导致ERP上马后出现更多的问题，不但没有提高出版社的工作效率，还浪费了一大笔钱。这说明ERP上马要慎重，不能草率行事，不能只单纯考虑价格，价格并不是决定ERP性能的重要因素。只有适合本社的ERP，才是最好的。

（二）适合本社的ERP才是最好的

在调研中，笔者发现有两家出版社对本社的ERP极为满意，这是极少见的。相当部分出版社实施ERP系统后，只是将纸质流程变成了电子流程，有的出版社里还出现了电子流程比纸质流程还要走得慢的情况，根本就没有提高工作效率，最多只是做到了无纸化办公，更谈不上完成资源整合的目标。这两家出版社是如何选择对了ERP呢？

一家出版社用的是自己独立开发的ERP系统，花费经费较多，但因为开发人员极为了解本社工作流程，不但使用通畅，而且有问题可以马上解决，起到了提高工作效率的作用，极大地增强了出版社的核心竞争力。但要说明的是，这家出版社实力强大，人员素质较高，而且具备开发ERP的条件，他们开发的ERP甚至走入了市场，与其他ERP公司展开了竞争。

另一家出版社因为规模较小，也没有条件独立开发ERP，于是他们决定与一家专业ERP公司合作，共同开发了一套适合自己的ERP系统，这种介入开发的行为虽然也花了一笔较大的资金，但ERP系统运行完好，实施顺利，在该出版社取得了很好的效果。

（三）前期调研工作很重要

为什么以上两家出版社的ERP都很成功呢？有一个很重要的原因是他们一开始都进行了极为周密的调研工作。

第一家出版社考察了市面上所有的ERP公司，发现没有特别合适的，而且购买之后再根据本社的实际情况来调整也很费时费力，考虑到本社的实力，才决定自己来开发ERP系统。

第二家出版社也做了前期调研，他们发现有些出版社之所以在使用ERP后出现诸多问题的主要原因是ERP流程与出版社工作环节差异太大，而且ERP一方面要调整流程，另一方面在初期又容易出现问题，导致出版社工作效率下降，因此，为了方便出版社的工作，他们决定从一开始就介入ERP的开发，让ERP公司充分了解该社的工作流程和发展需求，并同时对员工进行培训，让员工尽快熟悉掌握ERP流程，有问题及时提出，并让ERP公司及时解决，没有让员工觉得为了ERP流程而走流程，而是为了更好地工作才走ERP流程。

在出版社不能自己开发ERP只能去购买的情况下，做好调研工作就更为重要了。如那家购买了利于财务系统对接的ERP的出版社就没有做充分的调研工作，只有十来家出版社购买并使用了那个公司的ERP，而且它还没有行政管理方面的模块，于是这家出版社又单独购买了一个转门用于行政管理的软件，而行政管理软件和ERP之间没有接口来交换信息，所谓集中资源成为空谈。

因此，只有经过周密细致的调研，认识到出版社的需求和ERP所能提供的服务，才能确定采用什么样的ERP系统，否则就会浪费大量的人力、物力和财力。

二、如何解决ERP系统实施后出现的问题

选择了合适的ERP系统实施后都会出现问题，因为它的流程是理想状态下的工作流程，要根据出版社的具体情况进行调整，这个过程就需要出版社工作人员的全面配合。

（一）出版社的领导层要高度重视ERP的实施

如果出版社的领导不重视ERP的实施，就很难保证ERP的顺利实施。在某出版社就出现这种现象，因为领导不重视ERP，有的部门就以ERP有问题为借口，拒绝使用，从而导致ERP没有发挥作用。

（二）出版社要加强对员工的培训

一开始使用ERP对出版社员工来说并不简单，有一个熟悉掌握的过程，ERP也需要根据出版社的要求进行调整，这就是磨合。有的出版社在磨合过程中一味要求员工服从ERP流程，不注重员工对ERP流程提出的合理建议，导致磨合困难，妨碍了ERP的顺利实施。

（三）要重视ERP的售后服务，及时升级系统

ERP公司都会提供售后服务，并提供系统升级服务，但不是免费的。笔者在调研中发现，有家出版社领导对ERP售后服务有误解，认为出版社花了上百万买这个系统，售后服务不应该收钱，还应该免费升级，于是拒不支付售后服务费，也不升级。结果这家出版社的ERP一直都没有升级，数据也不准，ERP都有问题，出版社的信息管理就是一个摆设。

三、正确认识ERP系统

出版社实施ERP，应该是自身信息化发展的需要，是市场竞争对出版社管理水平提升的需要，而不是为了装点门面，以为用上了ERP系统就跨入了信息化管理的大门，从而提高了竞争力。

在调研中发现，出版社在ERP中出现的问题，其实反映出版社的管理问题。ERP系统不是万能的，它只会放大出版社的管理问题，甚至显示出版社隐藏的问题，如部门之间的矛盾等，而无法解决这类问题，因此，管理有问题的出版社，用什么ERP系统都不行。如有家出版社前后买了两个ERP系统，现在的情况是两个ERP系统都在用，纸质系统也在用，一个选题要在三个系统里运行，ERP系统不但没有提升该社的管理，甚至让它的效率远不如之前只用纸质系统的时候。而在管理良好的出版社里，ERP运行都很通畅。

因此，全面提升出版社的管理水平，发挥ERP管理效益，出版社要练好内功，强化内部管理，才能选择合适的ERP，并能顺利实施，使出版社在激烈的竞争中及时了解市场信息，根据市场反馈，制订出合理的营销方案，优化选题结构，及时去库存，使出版社成为市场的弄潮儿，实现真正意义上的资源整合，提高核心竞争力。

【参考文献】

[1]章华.出版业ERP系统建设的研究[D].北京：中国人民大学，2003.

[2]李彬.出版社实施ERP任重道远[J].科技创业月刊，2010（3）.

[3]宋诤.图书出版业务ERP项目的实施[J].电力信息与通信技术，2009（12）.