事业单位档案优化管理的路径分析

于宗兵

摘要：思路决定出路，创新推动转型，随着社会生产方式的变革，社会各行各业都处于一个转型发展时期。信息产业的迅猛发展，深刻影响着事业单位档案管理的方法、原则、理论和模式，事业单位档案管理面临着挑战。事业单位档案管理与事业单位其他工作是密切联系、不可分割的有机整体，档案管理工作在新时期对于事业单位的作用愈发突出，它随着时代的变化而变化，在变化的同时又推动事业单位的发展。

关键词：档案；事业单位；优化；路径；管理

社会环境的变迁和经济的发展会影响到社会每个人和每个角落，档案管理人员与档案管理行业也概莫能外。在这种环境下，档案管理人员要用创新思维寻找出路，解放思想，敢于突破既有的理论和档案管理模式。笔者结合新的档案服务理论，对这一领域进行探讨，以期能为事业单位档案管理功能创新、技术创新和业务创新有所助益。

一、事业单位档案优化管理概述

档案管理主要指某一主体更具社会发展形势和利用需求，对产生的信息资源进行集成化、高效化管理的过程[1]。档案优化管理则主要指管理职能的优化、管理主体的优化和管理方式的优化。管理职能优化主要指档案管理由传统的单纯保管型向利用型转化。管理主体的优化则主要指档案管理由传统的封闭型向开放型转化，由专门的部门进行管理，服务对象也拓宽，不仅面向本单位，也面向社会，进而实现信息社会化服务的功能。管理方式的优化主要指档案管理由传统的实体型向信息型转化，运用信息化技术对档案信息进行提炼加工，做到高层次利用和深层次开发。事业单位档案优化管理是一项系统性工程，这项工程建设依赖于上述三个要素的完善，任何一个要素出现问题，都会导致这一系统运行不畅，影响档案管理的整体性建设。

二、事业单位档案管理面临的挑战

（一）管理模式層面

一方面，信息技术的普及使得事业单位产生大量的数据信息，无纸化办公、电子邮件和电子档案中涌现了大量的数据，传统的档案管理模式不能满足检索、管理和利用的需要[2]。虽然很多事业单位较早的开展了档案网络化、数字化管理研究，但在信息化管理系统研发上存在薄弱环节，在信息化利用效率上整体水平较低。另一方面，一些事业单位扁平化的档案管理模式阻碍了档案现代化建设的步伐。即很多档案信息由各个业务部门进行汇总处理，档案管理部门只负责管理和借阅工作。在这种管理模式下，档案丢失率较高，其他业务部门在负有工作任务的时候，也无心于档案汇总工作，严重威胁了档案管理的稳定性。

（二）信息化建设层面

一方面，部分事业单位信息化建设渠道单一，覆盖面较窄，仅仅运用信息化技术进行数字化录入，对声像和影像信息的利用率不高。同时，没有建立专门的档案数字资源库，无法实现信息共享和信息集成化管理，信息化建设滞后。管理人员信息化利用意识不高，不能发挥主体能动性，档案管理创新能力薄弱，档案优化管理效率低下。另一方面，档案管理流程老旧，不能针对信息化建设的要求重新制定并规范档案管理流程，导致在对档案进行信息化处理过程中，造成归档不完整，导致后期利用工作开展困难。同时，在各项投入上不足，导致软硬件设施跟不上现代化管理的需求，无法最大限度的发挥信息化管理的效能。

三、事业单位档案优化管理的路径

（一）健全管理体制

一方面，要由专门的部门负责档案从收集到利用的全流程，统筹档案管理工作。通过这种方式，能够使专门的档案管理部门对人力、物力和财力进行统一规划、建设分配和后期管理，避免因多个职能部门交叉管理导致职责不清的现象发生，也能在出现问题时更好地对有关责任人员进行问责。同时，强化档案管理规范化建设，通过制定文件的形式使档案工作成网络化。在文件中对档案收集、档案登记、归档要求和验收要求等方面进行具体化的规定，强调档案集成化管理，使档案工作程序更为规范化。另一方面，健全检查考核制度。强化档案管理监督、指导力度，组成相应的检查组定期对档案管理工作进行跟踪考核，对于档案管理工作中出现问题的，要下发整改通报，落实责任。通过健全检查考核制度，能够增强管理人员的责任意识和档案管理意识，使档案管理工作呈现新的面貌。

（二）加强档案信息化建设

一方面，事业单位要探索建设数字档案库，这是未来档案管理发展的必然趋势[3]。在信息集成化、信息共享化加强的时代，利用数字档案库能够使事业单位加强与其他社会主体的信息共享程度。事业单位可以通过申请科研课题的方式，争取在数字档案库上获得国家科研资金的支持，运用资金打造数字档案库，实现档案管理自动化、档案信息传输网络化和档案信息利用网络化，充分发挥信息的服务功能，进而为事业单位拟定发展战略提供优质服务。另一方面，运用信息化技术打造档案目录数据库、重要档案内容数据库和多媒体档案数据库。档案目录数据库能够提升档案检索效率，减轻档案管理人员的工作负担；重要档案内容数据库则可以将重要档案信息在网络云端进行备份，防止重要信息丢失；多媒体档案数据库则是专门对音像档案、影像档案进行储藏的数据库，将其与其他档案进行分类管理，便于管理人员后期开展档案利用工作

四、结语

现阶段事业单位档案管理工作处于转型期和过渡期，只有立足长远，运用信息化技术和现代管理理念，才能实现档案优化管理的目标。随着事业单位的不断发展，未来对于档案信息需求会有所增加，档案管理人员需要用新的理论武装头脑，在实践中不断完善本单位的档案管理工作。同时，事业单位需要发展与自身需求相适应、与自身形态相适应的档案管理工作，走出一条适合本单位可持续发展的档案管理路径，既能发挥信息价值，又能充分服务人民和社会。

参考文献：

[1]李洋洋.事业单位档案管理中存在的问题与提升措施[J].信息记录材料，2018（09）：123-124

[2]李希茜.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].科技风，2018（22）：238

[3]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018（14）：209