关于加强企业档案信息化建设工作的探讨

刘红艳

摘要：信息技术的快速发展并在各行业广泛应用，有效的改变了档案管理模式。对于当前企业档案管理工作来讲，充分的运用信息技术来推进档案信息化建设，全面提高档案管理工作的水平，更好的发挥出企业档案的重要价值，实现企业档案的高效开发利用。文中分析了加强企业档案信息化建设的作用，并进一步对加强企业档案信息化建设工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：企业档案；信息化建设；作用；措施

企业档案是对企业发展历程的真实记载，在企业档案管理工作中，通过对这些档案信息进行分类整理和妥善保存，可以有效的保证档案信息的真实性和完整性。在当前企业档案管理工作中，通过加快推动档案信息化建设步伐，可以有效的保证档案信息的完整性，便于档案信息的查询和检索，实现档案信息的高效利用，使档案更好的服务于企业的发展和建设。

一、加强企业档案信息化建设的作用

在企业档案信息化建设过程中，是依托于信息技术，运用科学的理念和管理方法，通过深入发掘、整合企业档案信息，实现企业档案信息获取、传输和应用的数字化和网絡化发展，加快推动档案信息资源的共享，全面提高企业档案信息的利用效率，使档案信息能够更好的服务于企业和社会的发展。

企业档案作为企业重要的信息资源，通过加强企业档案信息化建设，可以实现企业档案管理的创新。因此在企业档案管理工作中，要积极采取有效的措施，加大投入力度，以此来保证企业档案信息资源的完整性和安全性，实现企业档案信息的高效开发利用，积极推进企业档案管理的现代化。同时企业档案信息化建设还是企业信息化建设的重要内容之一，与企业的发展息息相关。当前企业档案信息资源十分庞大的繁杂，通过加强企业档案信息化建设，可以有效的提高企业档案管理工作的水平和服务质量，使企业档案管理人员能够从繁重的工作中解脱出来，加快推进企业档案向现代管理模式的转变，更好的发挥出企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源的有效共享。企业档案还是企业基础管理工作的重要组成部分，其对维护企业利益、合法权益及企业决策的科学性都能够提供重要的信息支持，作为一种重要的信息资源，是关系到企业经济和发展的重要战略资源，完整的企业档案可以为企业生产、经营提供重要的依据，因此通过加强企业档案信息化建设，可以有效的提高档案利用率，使其更好的服务于企业的的发展和建设。

二、加强企业档案信息化建设工作的措施

（一）加强企业管理人员信息化意识

企业档案信息化建设工作的开展与企业管理人员的支持具有直接的关系。因此在日常工作中，需要重视企业管理人员的信息化意识的增强，企业要针对于管理人员定期开展信息技术知识的培训，使其意识到在当前新形势下企业档案信息化建设的重要性，从而在实际工作中加大投入力度，积极促进档案信息化建设工作的开展，实现企业信息资源的优化配置和高效利用，促进企业档案服务水平的提升，更好的发挥出档案的重要价值，加快推进企业档案信息资源共享的实现。

（二）完善企业档案信息化管理平台

传统纸质档案文件，由于受到现实条件制约，其档案管理流程显得比较繁琐，传统档案管理流程是制约着管理效率一个重要原因。建立信息化档案管理平台后，这个问题就可以解决，信息化档案管理是把整个工作流程一体化，使其效率提高。在信息化档案管理之中，需要利用互联网技术完善档案收集和提取，简化档案流程，提高档案收集效率。在实践过程之中，相关工作人员完全可以将产生的档案资料通过互联网传送给档案室，这样有利于档案室对资料的及时收集，并且还可以为减少档案室人力资源的投资。

（三）建立健全企业档案信息化建设规章制度

企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。

（四）建立适应企业信息化要求的档案管理系统

企业需要根据自身的实际情况业设计档案信息管理系统，并选择适宜的档案信息管理软件。企业档案管理系统要与企业其他管理系统实现有效的衔接，实现电子文件和电子档案信息的及时传递。同时档案管理软件需要具备多种文件存储格式，支持实时浏览和检索，能够有效的满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要，为企业档案信息化建设工作的有序开展起到积极的促进作用。

（五）完善电子文件归档与档案信息数据库的管理

企业档案部门需要根据国家相关的文件材料归档规定来对电子文件归档的范围、内容和保管期限进行确定，并建立文档及数据库信息归档管理方案。保证电子档案信息的安全，通过建立健全严格的管理制度，保证档案实体和数字信息的安全，提高网络传输及档案数据库的安全。全面提高档案服务质量，由于信息技术为档案服务提供了更为便利的条件，因此企业档案部门需要通过进一步强化档案资源建设，针对企业需求来提供专题和集成的档案信息服务。

（六）加强对企业档案信息化建设的规划和指导

各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导，保证企业档案信息化建设顺利进行。企业档案信息化建设要与企业改革流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，积极推进企业档案信息标准化和规范化建设。各级档案行政管理部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章，结合企业档案信息化建设的实际情况，适时制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与方案及其实施细则。

三、结束语

在当前企业档案管理工作中，档案信息化已成为档案工作发展的必然趋势。当前企业档案信息化管理手段较为单一，但随着企业档案信息化建设进程的不断推进，企业档案实践工作中，各种先进的应用，并充分的运用创新思维来针对档案信息化建设中一些问题进行解决，可以有效的提高档案信息化水平，全面推动企业档案工作的有序开展。

参考文献：

[1]岳玲.强化企业档案管理信息化建设的方法[J].时代金融，2018（05）

[2]吴天顺.档案信息化过程中的问题及对策[J].档案管理，2015（6）

[3]薛松.网络环境视野下的企业档案信息化建设新思考[J].办公室业务，2014（01）