关于加强事业单位档案服务能力的探讨

高大鹏

摘要：档案服务主要指的是档案的开发利用，作为一项具体的档案利用活动，主是要通过运用档案资源来更好的满足公众需求，实现档案的价值。在事业档案工作中，通过提高档案服务能力，可以使档案更好的服务于需求个体，实现档案的有效利用，进一步推进档案服务社会的能力。

关键词：事业单位；档案服务；业务流程；服务机制；信息化；条件效果

在当前信息化时代，社会和经济的快速发展对档案的需求也不断增加，这也对新时期档案工作带来了较大的挑战。事业单位作为国家服务于社会的组织，在发展过程中需要利用到档案信息资源，因此在档案工作中，需要重视档案资源利用服务能力的提升，使其更好的履行好服务职能，从而为公众提供优质、高效的档案服务，为全面建设小康社会起到积极的促进作用。在事业单位实际档案管理工作中，需要通过全面强化管理，保证档案的完整性和可行性，从而使档案信息能够更好的服务于社会和经济的发展。

一、转变观念，创新档案服务方法

在事业单位档案管理工作中，档案服务理念与档案服务工作的建设工作息息相关，因此需要树立正确的服务观念，并不断创新档案服务方式和服务内容，为公众提供高质、优效的档案服务，更好的满足公众日益增长的档案服务需求，全面提高事业单位档案服务能力。在事业单位档案日常工作中，单位领导要对档案服务工作给予充分的重视，增强档案管理人员的责任意识和服务意识，全面提高档案工作的效率和质量。通过开展积极的档案服务活动，促进档案信息资源的开发利用，进一步提高档案的社会影响，树立档案在公众中的形象，提高档案窗口的服务质量，从而激发广大群众对档案信息的各种利用需求，更好的发挥出档案的利用价值。

二、重组档案业务流程

在事业单位档案业务流程重组过程中，需要以信息化作为切入点，并对业务流程进行客观分析，及时找出工作中存在的问题，并运用信息技术来重新规划和整合档案资源，使档案业务流程能够更好的满足信息化要求。在实际工作中，事业单位需要通过优化业务流程，即要根据现有档案业务流程，通过对档案工作内容进行实时跟踪，做好档案数据库维护工作。并针对需求者对档案信息的需求，制定具有针对性的流程，使其能够更好的满足档案利用者的各种需求。同时还要推进档案业务的标准化发展，即要确保制定的业务流程的标准化，确保业务流程具有较好的使用价值和可行性，以此来推动档案工作的长远发展，使其更好的服务于事业单位的发展和建设。

三、不断优化和创新服务机制

档案的核心价值在于利用。因此，要树立“最好的服务就是最好的管理”的工作理念，不断优化和创新服务机制，强化服务意识，并积极主动地为单位加强档案管理、科学发展提供准确、全面、可靠的信息资料支持。在服务态度方面，相关工作人员要细致、耐心且坚持原则，以便更好地满足利用者的需求；在服务时机方面，要与时俱进地开发开放档案信息资料为单位所用；在服务方式方面，可以实行自助查询、单位内部目录共享等多种形式和多种的检索方式，为档案利用者尽可能地提供更多的渠道和方式进行查阅；在服务体验方面，要进一步加强档案室的各项基础设施和管理制度建设，改善利用环境和服务态度，给利用者提供更为舒适、便捷的服务。

四、加强档案信息化工作，拓展档案服务手段

事业单位档案工作是国家档案事业的重要组成部分，通过推进档案信息化发展，有利于进一步提高档案服务能力。在当前事业单位档案信息化建设过程中，需要对档案服务手段进行拓展，加快推动档案数字化，实现档案的高效检索。同时还要加强电子档案管理系统的建设工作，不断优化电子档案管理系统，强化系统的检索功能，提高电子档案管理系统的查询效率。还要进一步加强系统的解密功能，提供更多可利用档案资源。另外，还要做好电子档案管理系统与办公自动化系统之间的衔接工作，将电子文件直接在两个系统之间进行转化，同步完成档案的收集和归档工作，进一步拓展档案服务手段，提高档案信息的利用率。

五、注重档案利用效果反馈，提高档案服务质量

要注重利用效果的信息反馈和注意收集汇总，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的问题，不断提高利用效率和利用效果。不断分析总结，提高利用效果，切实加强档案服务能力建设。首先在档案利用时督促利用者认真填写档案利用（借阅）登记表；其次定期对档案利用状况进行分析，找出利用规律、利用侧重点、重点利用部门、主要利用目的等，做到心中有数，以便利用时能快捷提供服务；第三要不定期调查利用效果。通过电话问询、归还档案时问询、发放利用效果反馈表、征集档案利用实例等方式，收集利用效果，并进行汇总分析；第四要定期召开座谈会，调查需求、利用效果和希望改进方向，更好地提高利用水平。

六、提高档案工作者素质，加强档案服务能力

为了能够有效的提高事业单位档案服务能力，则要求档案工作者要具备较纱的综合素质，通过全面提高档案管理人员的自身素质和能力，以此来推动档案服务能力的提升。在实际工作中，档案管理人员要注重自身服务意识的提高，及时转变自身的观念，积极推动档案服务工作。同时在档案服务工作中，还要变被动为主动，增强主动服务意识，以此来推动档案资源的开发利用。同时还要通过不断提高档案管理人员的自身的素质，提高档案管理人员对档案资源综合管理能力，通过对档案资源不断整合开发，为档案利用工作的开展打下坚实的基础。另外，还要重视对档案管理人员的信息技术知识的培训，全面提高其对先进技术的应用能力，进一步提升档案服务能力。

七、结束语

基于当前信息社会，人们对档案服务需求更具多元化。在这种新形势下，事业单位档案管理人员需要树立起积极、主动的档案服务意识，并能够在实际工作中更好的履行好自身职责，加快推动档案服务理念和服务方法的创新，进一步提高档案信息化水平，使档案资源能够更好的服务于事业单位的发展和健康，为事业单位档案工作的有序开展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]史文斯.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2016（11）

[2]俞惠兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].宏觀经济管理，2017（S1）

[3]周鑫.新时期事业单位档案管理的创新思路探索[J].办公室业务，2016（16）