浅谈如何提高机关档案管理工作水平

展贤东

【摘要】档案管理工作对机关的发展能够起到非常重要的作用。而随着当今社会信息化的发展，将机关档案管理推向了一个全新的时代。目前，我国机关的档案管理面对着众多的挑战。本文对机关档案管理的内容、存在的问题等展开讨论，讨论如何将信息化管理应用到档案管理中，并提高档案管理工作的水平。

【关键词】机关；档案管理；工作水平

档案信息作为一种公众资源，它的价值已经被现代社会和人们所认可。随着科学技术的进步，我国电子计算机技术、网络技术以及信息管理技术的发展与应用，将机关档案管理推向了另一个全新的时代。为了适应信息化的潮流，档案管理也开始了信息化建设。为了能够更好地为机关提供服务，要提高機关档案管理的技术水平，全面实现信息化管理。

一、机关档案管理的主要作用

档案管理工作对于机关的发展能够起到非常重要的作用，它可以提供每个人的信息资料，而且不会弄虚作假；它可以为人们提供便利，为需要人才的单位提供可供参考的人才资源信息。

二、机关档案信息管理存在的问题

（一）思想落后。受传统思想的束缚，一些机关的档案信息管理仍很落后，大多都为纸质版，这样做不利之处在于，随着时间的推移，纸的质量会发生变化，上面的内容也会随着时间的推移变得模糊起来，当需要的时候拿出来估计都已经完全作废，根本无法被人们利用。

（二）档案管理模式落后。在当今世界的发展之下，我国机关档案的管理模式也存在落后的现象。主要由于受传统管理模式的影响，使得机关档案管理的模式止步不前。在这样的状况下，不利于档案信息的收集和共享。

（三）技术服务因素。虽然电脑已经普及，数字化时代已经到来，但许多机关档案的管理仍为纸质版，这样既不利于信息的完整保存，又不利于资源的共享。这样会使得档案信息利用率低，导致档案信息止步不前，不能进一步完成优化。

三、机关档案管理信息化建设的主要内容

（一）建立多媒体档案数据库。随着科学技术的发展，计算机的迅速发展，我们应该充分利用计算机的优点，对档案信息的管理建立起多媒体数据库，按照档案的时间、类别、规格、储存等分类别一次性录入电脑。

（二）建立基于Web的服务系统。在机关的档案管理工作中，计算机录用信息已经成为了最主要的服务方式，用户可以根据自己的意志去寻找自己所需要的档案的信息，并且能够轻松找到，并进行浏览和记录。

四、提高机关档案管理工作水平的举措

（一）强化基础设施。以前注重的是硬件设施，但是随着时间的推移与社会的进步，我们越来越重视软件设施，主要包括档案的管理方式、规章制度等等。还有就是要强化管理人员档案管理的工作意识。注重软件设施并不是说硬件设施就不再重视，硬件设施的完善，能够对软件设施的完善提供更好的保障。所以加强硬件设施的建设还是很有必要的。

（二）强化现代信息化技术对档案信息化管理的作用。随着科学技术的发展，现代化信息技术也越来越受到人们的高度重视，而且档案信息的管理工作非常复杂，所以现代化信息技术刚好可以给档案管理带来便捷的管理方式，比如将信息储存在电脑中，什么时候都不会丢，可以随时调用。

（三）大力培养档案信息管理的创新型人才。当今世界，虽然技术的发展很快，为了适应时代的发展，我们必须加强人才的培养。俗话说：技术进步是重点，但是教育是核心，人才才是最关键的，随着全球化的发展，信息化革命也在不停地进行。当前要加强机关档案信息的管理，信息化水平的管理，我们必须培养这方面的创新型人才。以促进我国机关档案信息管理的信息化建设，以提高机关档案管理的工作水平。

（四）加强档案信息管理的安全工作。电子信息的发展固然是好事，但是任何事物都有它的两面性，那么有人就会钻信息的缺点，网络的空隙，这样一来，他们会利用自己的技术，就是通过自己的电脑去盗取别人的隐私，从而使对方的档案信息丢失。所以，我们应加强档案信息管理的安全工作，避免非法人员去盗取。

（五）善于交流，接受新资源，达到资源共享。作为机关档案管理的工作人员，不能凭自己的主观臆断文档的归档价值，一定要结合自己单位的实际情况，创造性地使用归档方法进行归档。并且要多跟有经验的归档人员进行交流，不断接受新信息，扩大视野。编纂各种档案资料，从而达到资源共享。

五、结束语

机关作为人才的聚集平台，而档案管理工作对一个机关的发展能够起到非常重要的作用，它是人才信息的汇集处。随着科学技术的进步，我国电子计算机技术、网络技术以及信息管理技术的发展与应用，将机关档案管理推向了另一个全新的时代。为了适应信息化的潮流，所以档案管理也开始了信息化的建设，为了能够更好地为机关提供服务。如此看来，提高机关档案管理的技术水平是众望所归。

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