提高企业办公室行政秘书工作水平的探讨

俱林涛

摘 要 随着电力企业改革的深入进行，增加了办公室的任务。作为电力企业的综合管理部门，对电力企业发展产生非常重要的影响。因此，电力企业办公室秘书要不断提高自身素质和综合能力，用心做事，发挥协调、审核、保障以及参谋等功能。

关键词 企业办公室 行政秘书 提高工作水平

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-01

行政秘书是机关和企事业单位的重要岗位，其工作很多程度上决定了机关和企事业单位整体的运行管理情况，这就要求行政秘书不仅需要具备较高的能力，能扮演不同的角色，还需要具备专正的品行和职业道德，只有这样才能够保证主要工作正确、有序的开展。

一、企业秘书工作的重要意义

首先，在实际工作中，秘书工作会发挥发挥辅助作用，他们会做好信息搜集处理工作；其次，秘书工作会发挥铺垫作用，帮助管理者提高工作的效果和效率。最后，秘书工作与企业领导联系密切，他们会理解领导的意图以及下一步的工作计划。秘书工作使企业领导的工作得到了必要的拓展和延伸。在实际工作过程中，领导做出工作决策后，秘书会及时有效的草拟文件，然后通过正式文字表达出领导的真正意图，下发给个部门，同时还会做好信息的反馈作用，这样秘书就成为了领导的传声筒与反馈机。

二、企业办公室文秘工作中的常见问题

（一）统筹协调能力尚有缺陷

在实际的工作过程中，企业秘书需要完成服务、接待以及服务等任务，很大程度上影响着秘书的工作重点，降低了工作效率，解决问题和困难的能力有待提高，出现上下沟通不通畅的情况，同时文件材料起草存在问题，很难起到相应的辅助和参谋作用。

（二）企业秘书人员综合素质有待提升

随着企业工作量不断增加，要求不断提高，对办公室秘书提出了更高的要求和挑战。但是有的企业秘书缺乏专业的知识，很难满足现实需要；同时秘书的知识更新速度较慢，同时在实际工作中，受到工作空间和时间的影响，秘书报送信息存在滞后性，沟通不及时，很难取得预期的效果。

三、提高企业办公室行政秘书工作水平措施

（一）要做好上下沟通的枢纽工作

在实际的工作中，秘书要在“上情下达、下情上达”的过程中，不断转换自己角色，避免出现上情下达易和下情上达难的情况。同时要掌握领导决策信息的准确性，做好信息的传达工作，做好上下沟通的枢纽工作。

（二）秘书要准确定位

在企业中，秘书要充分发挥上下、左右、内外关系的辅助作用，要甘当配角，要树立强烈的为企业服务的意识，处理好各方面的关系，为领导节省更多的时间，做好领导的额助手和参谋。秘书还要做好电气企业具体活动进行合理的指导，要合理安排，有效布局，掌握好方向。秘书要严格遵循单位的规章制度，不断规范自己的行为，对单位中行政管理存在的问题，提出科学合理的建议，不断完善相关的管理系统。

（三）要提高秘书的专业素质

为了保证企业各项行政工作能够高效的完成，秘书要提高自身的综合素质，充分发挥参谋和辅助作用。第一，要提高政治素质，秘书要树立正确的人生观、价值观和道德观，保证正确的政治方向和阶级立场。第二，还要提高科学文化素质，就要保证多智多谋和足智善谋；第三，要提高自身的业务素质，提高秘书谋划的能力。因此，秘书要不断加强自身学习，提高自身素质，不断掌握专业的参谋业务知识。在协调办事的过程中，应当根据领导授权进行，超越授权范围的事项应当请示领导。另外，行政秘书应尽量减少通过强制命令的方式处理问题，应当细心地进行疏导和教育。和普通群众相处的过程中，行政秘书应当深入了解群众困难和意见，进而帮助领导分忧解难。行政秘书在工作中还应当提高警惕、保守秘密。

（四）要不断改进工作方法

在企业的办公室，任务繁重，会出现很多的问题，在很大程度上影响企業其他工作的正常进行。因此，秘书要不断改进工作方法，采用先进的管理观念，提高实际工作的办事效率。第一，在实际工作过程中，要培养自己吃苦耐劳和无私奉献的精神，要任劳任怨。第二，要理清工作思路。在实际工作过程中，秘书要对问题进行全面的思考，提高工作效率。同时还要不断掌握企业工作的规律，保证在任务重和问题多的前提下，合理安排工作。

（五）善法律制度和监督机制

完全依靠秘书的自身道德约束、自律是无法实现行政秘书的职业道德建设的，相关部门还应当对相关法律法规进行完善。现阶段我国关于这方面的法律规定还不够全面，立法部门应通过完善相关法律制度达到制度化和法律化职业道德的目的。再次，充分引人外国行政秘书职业道德建设经验。中国行政秘书职业道德建设是植根于中国特色社会主义政治制度的土壤之中的，但是也应当充分借鉴外国的有益经验。对于发现违反职业道德的行为，监督机关应当进行调查，对于违规违法行为确实存在的报上级机关或司法机关。

四、结语

综上所述，在实际工作中，秘书要提高自身的综合素质和专业水平，准确定位，做好上下沟通的工作，不断改变工作方法，提高工作效率；还要不断总结经验，为以后工作提供必要的借鉴和帮助，帮助电力企业行政工作有序平稳的进行。

参考文献：

[1] 张宁.高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探[J].黑龙江教育学院学报，2011，30（10）：201-202.

[2] 李欣.谈如何做好高校办公室行政秘书工作[J].办公室业务，2013（01）：4.