企业引进项目设备档案管理策略研究

周仕博

陕西延长石油榆林煤化有限公司 陕西 榆林 719000

正文：

引言：在如今高科技的背景下，许多公司的档案管理工具都在更新换代。档案是公司的重要组成部分，而一个好的档案管理工具更能够让公司如虎添翼。那么我们应该采用哪种档案管理工具才能够更高效的进行运营管理呢?

一、档案管理的重要性

每一家公司随着业务和规模的不断壮大，所拥有的档案都会越来越多，那么究竟什么是档案呢？档案可以是一张张重要的文件，也可以是一段段珍贵的语音，甚至可以是一张团建照片，公司的每一部分都可能形成档案，档案跟公司是息息相关的，是公司重要的组成部分。如何建立好一个科学完善的档案管理是每一家公司都需要去思考的问题。在众多档案资料当中，当属引进项目设备的档案资料最为重要，最应该进行妥善保管。

引进项目设备的档案资料包括了设备采购、使用过程中的安装维修、后期的保养更新等阶段所涉及到的具有保存意义的文件材料等，反应的是引进项目设备从购买之初到现阶段的一切真实情况。之所以说引进项目设备的档案管理更为重要，是因为引进项目设备大多都是由国外引入的，所以一旦涉及到文件的丢失补办就会变得异常麻烦，所以我们才应该重视这类档案的管理工作。

二、利用云存储的方式进行档案管理

随着社会的发展，越来越多的企业逐渐开始接受云存储的档案管理方式。相比于传统的档案管理而言，云存储的档案管理方式更为先进和便捷。一般企业引进的项目设备使用的周期较长，在这个漫长的过程中很容易造成文件的丢失、字迹的模糊甚至是纸张的发黄不清晰等，但是如果我们使用的是云存储的方法就可以避免这些现象的发生，无论时间过去多久，我们仍然可以轻松的在电脑云端中取出我们想要的档案进行查阅，几乎不会发生文件丢失的情况出现。

在资料整理这一块，云存储更是具有自己独特的优势。如果是传统的档案室，我们可能会因为资料的增加而导致存放不下，更是需要去购买大量的档案包装盒来进行整理归纳，劳心劳力不说，所耗费的时间也是不可小看的。但是如果我们用的是云存储，那么首先我们在进行档案管理的过程中几乎不需要任何成本，另一方面我们在进行资料整理的过程中十分的方便快捷，甚至不需要走动全程在电脑端用鼠标进行操作即可。而且在档案查阅这一块，云存储还能够实现资源的共享，普通情况下我们想要进行资料的查阅需要来回不停的往返档案室，而且每份档案同时使用的人数仅有一人。但是如果我们采用的是云存储，那么我们就能在自己的工位上进行查看，并且每个人都可以同时在线进行查阅，可以说是两全其美。

那是不是云存储的管理模式就不会存在任何的漏洞呢？其实并不是这样的。云存储最大的问题就在于它的载体是开放的网络，这就会导致我们的“档案室”有可能会遭遇网络黑客的攻击，而由于我们不是专业人士，面对这样的攻击往往只能束手无策。当然我们也不是说不能加强防范。我们可以雇佣专业的网络专家来进行防御[1]。若到外面去进行网络专家的兼职招募的话，如果一直都没有遇到黑客攻击那就难免会产生资金的浪费。笔者建议企业在进行档案管理工作人员的招募的时候就可以招募一些具有这样防黑客攻击的专业技术人员。现如今一个好的档案管理人员除了具备档案管理的相应知识以外还应该具备良好的思想道德品格以及能够熟练运用计算机功能的人员。

三、利用翻译性工作来加强对于文件的管理

由于企业采购的是国外的引进项目设备，所以设备所附带的资料基本上都是以外文的方式编写的，很少有中文字样[2]。这就导致了在某些企业中给进行外文的档案管理者带来了一定的困扰。例如在笔者的建筑行业，对英语的要求就没那么高，很难区分哪些文件是具有保存价值，哪些文件没有保存价值。笔者认为，在我们拿到引进项目设备的清单的时候就应该尽快的将这些材料翻译为中文再进行归档。笔者曾经亲身经历：到一家建筑公司去面试的时候需要进行笔试，然而笔试的题又有些难度。当笔者正全神贯注的投入到考试中的时候随手就把旁边的一张白纸拿来做草稿用了。当时我看了下背面全都是英文没有任何备注，故也没有引起重视。直到后来档案管理人员慌慌张张的跑过来告诉我说那是公司的一个国外引进项目设备清单表的时候我才知道自己闯了大祸。好在最后确认那只是一张复印件，不然后果一发不可收拾。

当然此处的翻译并不仅仅指的是将引进设备所有的文件都翻译出来，我们应该对这些文件进行筛选，从最重要的文件依次向下进行翻译。在翻译的过程中我们还应该对说明书、报价表以及一些有关于安装、操作和保养之类的文件进行着重翻译，对一些宣传单之类的文件就可以进行粗略翻译。在后期装订的时候我们也应该将重要的内容装订在一起进行严格的分类整理。

四、利用检索工具来提升档案管理的效率

在目前的企业中有个别中小企业由于资源和成本有限，并不适合云存储这种新型的档案管理方式，于是他们需要回归到传统的档案室进行人工档案管理。但即便是传统的档案管理，我们也可以将它变得更加高效、更加合理。每一个出色的档案管理人员都应该积极的进行思考，然后形成自己独特的管理模式。这里我们可以自制一些检索类工具来方便我们进行管理。例如在笔者所从事的建筑企业内，都有着众多项目的文件。而每个项目又分为了建设方、施工方、监理方、设计方和施工方五种类型的文件。为了能够将这些文件进行科学的分类，我将这些文件按照英文字母A～Z的顺序分别放在二十六个大箱子内。将五方主体按照建设、设计、勘察、施工、监理这样的顺序依次编号为一到五，分别将这些文件放置在对应的项目箱子中。之后笔者会自行绘画出一幅档案室设备目录图和档案室位置示意图，将这些箱子和内部的文件一一反映在这两张图上，让人能够一目了然。最后，我会根据箱子和各方主体的数量准备编号不同的卡片放在一个盒子里。如果谁取走了哪个箱子我就会在对应编号的卡片上做好记录。比如说：XXX今日取走了A项目的监理文件，那我就会在“A-5”的卡片上记录“XX取”。笔者认为只要合理的利用这些检索工具，就能够将繁杂的档案管理的井然有序。

五、结束语

无论是哪种企业，只要足够重视企业中的档案管理并且愿意付诸于行动，那都能够找到最适合自己公司的档案管理方法的。