人事档案在企业人力资源管理的作用

饶春霞

中图分类号：C962 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 企业的进步发展过程当中，人事档案是人力资源管理系统当中非常关键的构成部分，能够详细的记录企业工作人员的工作经历、职场表现以及工作绩效内容，帮助企业选拔人才上发挥了比较关键的作用。人力资源管理对员工潜能的开发十分关注，人事档案给人力资源管理的高效进步带来了比较强的支持，对提高企业核心竞争力发挥了巨大的作用。从而可以指导二者间关系十分紧密，所以需要深入的探索人事档案在企业人力资源管理当中的作用，根据这，提出人事档案管理在人力资源管理的有效运用策略，希望为其他企业带来一定的帮助。

关键词 人事档案 企业 人力资源管理 作用

人力资源管理当中，人事档案具有极为关键的作用，需要从全方位上对人事档案在企业人力资源管理当中的情况进行了解，同时利用科学有效的策略，为人力资源带来更大的作用，也提高人事档案在人力资源管理工作当中的地位。

一、人事档案管理与人力资源管理的相关性

人事档案主要是对一个人的主要工作经历、政治面貌以及道德品质等个人情况进行记录的材料，是一个人社会生活的真实反映。对人事档案管理主要是收集、整理、统计和保管工作。人力资源管理主要是从组织管理工作的具体显示情况着手，主要工作内容是招聘、培训和使用活动，是对人、物的科学管理、组织、培训，维持人力物力的平衡，适当的控制调整人的思想行为，对人的主观能动性充分调动。人事档案为人力资源管理提供依据，人力资源管理的痕迹形成人事档案，两者相互依存。

二、人事档案管理工作对人力资源管理的作用

（一）提供更为真实的数据和信息

企业想要最大限度的将单位员工的潜力挖掘出来，同时保证员工可以在自己的岗位当中最大程度的发挥，做到知人善用，就需要增强对人力资源的管理力度，牢牢掌握好员工全面而真实的信息，例如员工的基本信息、工作精力、业务和综合水平以及个人才能等等。经过查阅员工的人事档案，就可以对员工的工作经历以及历史有一个比较基本的了解，这样才能够在用人和选人的时候，给企业带来更好的参考借鉴作用。

（二）合理利用人才

企业需要利用人事档案找到企业所需要的相关信息，比如员工的工作实践经验、个人特长以及所学专业，从而对员工进行更加有效的管理。组织单位需要按照员工的实际能力和特点，进行科学合理配置，同时，在选择岗位当中，要根据岗位特征挑选合适的人才，利用人事档案这个工具，也可以对单位当中员工的详细情况有了解，保证人才在适合的工作岗位上工作，避免出现不识人才的现象出现。给企业快速进步发展带来更大的帮助。

（三）有助于人力资源需求的合理性与科学性

影响人力资源需求出现干扰的原因一般来自企业内部环境，人事档案管理的帮助可以促使企业人力资源管理单位对本企业的人力资源实际情况有一个总体的了解，同时能够根据企业的优劣势发展目标，科学合理的对人力资源的需求量进行估算以及预测，从而保证企业的发展连贯和平稳。另外，编制人力资源管理规划的过程中，人力档案资料可以提供给企业管理人员对人力资源形势的一个清楚的了解。就给发展战略目标的科学性的制定打好基础。同时也极大的降低了企业优秀员工流失几率。人事档案推动人力资源管理科学规范化发展，也同样是重要性的表现形式之一。

三、人事档案管理在人力资源管理的有效运用策略

（一）对人事档案的真实性进行不断的加强

人事档案当中最为基础的特征就是真实性，相对比较重要的员工，就需要对个人信息进行更加深入详细的收集，我国传统的个人信息大都是书面文字的形式，信息的内容比较少，对我国现代人事档案管理工作来说，能够利用现代化的多媒体手段进行充分使用，同时根据影像资料记录个人信息，这样，不但可以有效的扩充信息来给你，还可以逐渐的形成完善的信息管理和处理系统，从而提高总体的使用水准。

（二）丰富人事档案管理方式

目前，人事档案管理当中信息技术功能逐渐健全完善，同时促进互联网安全性质提高，利用信息化的方法实现人事档案管理工作成为一种潮流发展趋势。因而，企业要创新档案管理方法，经过划分档案安全性、机密性的等级灵活使用纸质和电子档案管理形式。对安全性要求非常高的档案，利用纸质管理方法，对安全性要求不高的，利用常规性使用的档案信息，就比较适合使用电子化的管理形式，将档案管理效率和应用效果提高。

（三）强化档案资料的实效性

随着时代的不断进步发展，员工的个人信息以及个人成长经历也在发生着多样的变化。所以，人力资源管理单位在管理人事档案的同时，针对时代变化，综合现实情况，将员工新产生的个人资料加入到人事档案当中，这样才可以更好的将档案资料的时效性保证。而且，要对人事档案的管理工作实现动态化管理，对已经存在的人事档案进行反复的审核鉴定，将不具备实际意义和无用的信息清除出去，将新内容添加进去，保证可以在第一时间对档案信息更新，这样更加有助于有关部门对员工的所有情况进行了解研究，不论是过去还是现在的情况。

四、结语

总而言之，真实可靠的人事档案给人力资源的开发管理带来了极为关键的作用，人事档案是企业进行考察以及科学合理选拔人才的参考，在人力资源管理当中具有不可取代的效果。所以，为了保证人力资源更良好的发展进步，企业需要充分将人事档案的作用发挥出来。

参考文献：

[1] 倪红梅.人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性[J].企业改革与管理，2017（02）：107.

[2] 黃文荣.关于提升人事档案在人力资源管理中的功能[J].黑龙江科技信息，2017（13）：285.