数字化背景下高校档案管理模式研究

吕璐

摘要：高校档案记载了高校的发展历程，涵盖范围广泛，内容丰富，它包括了教学、科研、管理等各个方面的资料，即为学校的学术研究、决策活动以及质量评估提供真实可靠地凭证依据，又是宣扬办学特色、弘扬校园文化的重要资料，对高校的发展起到十分重要的作用。传统的档案管理模式已不适应时代的发展。因此，在信息化数字化背景下，重新审视档案工作，建立符合档案工作发展趋势、顺应学校发展的档案管理模式。

关键词：数字化；背景；高校档案

一、档案信息数字化的概念与特征

档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将纸质文件、声像资料，系统组成有序结构的档案信息库，并建立检索目录，方便对信息的管理和查询。其建设路径是将纸质档案扫描并存储于档案信息数据库，实现档案信息资料传输的网络化，方便信息资料共享，更好满足用户需要。档案信息数字化是档案管理的一种重要趋势，它具有自身显著特点和优势，不仅节约档案信息的存储空间，方便资料查询，还方便对信息资料的检索和存储，有利于实现信息资源共享，提高档案信息传输的安全性与可靠性。还能强化档案信息的实时性与动态性，方便对信息资源的整理与加工，让读者更为便捷的获取所需要的信息资料。因此，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。

二、高校档案新模式的构建要求

（一）保障高校档案工作开放化、共享化。信息需要以开放化、共享化状态存在，有利于各部门信息资源共享，这就为高校档案工作信息提出了杜绝“重藏轻用”的要求，要改变过去封闭、僵化的工作模式，实现真正的共享。首先，要尽可能优化与丰富档案库藏，以实现高校档案物质基础的充分积累；其次，要对档案信息社会化充分体现，这就要求档案信息不仅需要面对学校学生、教师及领导群体，满足在教学等公务中的查询，而且要服务于校外，解决校外相关的学生日常学习与生活问题；最后，档案信息的查阅形式应多样化，通过完善体制实现电话、传真及信函查询等。

（二）体现高校档案工作网络化、自动化。新形势下高校档案需要做的就是以现代科学原理作为基础，结合网络技术、计算机技术，将以往小容量、劳动强度大、效率低的档案管理模式，转变为大容量、低劳动强度、高效的模式形态。在这一过程中，计算机技术是实现自动化管理的基础、主要技术，在信息存储、处理方面能力巨大，尤其是在建设纸质档案数字化模式方面，及大容量、高精确度信息数据库方面。另外，现代通信技术能够实现档案收、发的网络化与便捷化，在互联网发展浪潮的驱使下，高校档案信息网络化成为必然。

三、数字化背景下高校档案管理模式研究

（一）健全档案管理体制机制。档案管理体制是落实档案管理基础工作的保证，档案管理运行机制是做好学校档案管理工作的关键。要建立高校档案管理体系，明确分工，协调开展。在建立机制的问题上应充分考虑相关人员的积极性，通过机制的建立，增强相关人员的使命感和责任感。完善档案管理运行机制，强化档案部门内部管理，做好转变职能、强化服务的改革工作，进行管理方式、方法的改革，以适应档案事业发展的要求，建立档案信息数据系统，建立档案信息传输平台，改善条件实现资源共享。

（二）健全完善档案数字化管理的规章制度。明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平。建立奖惩激励机制，对管理工作到位，服务质量高的部门和个人实施奖励。从而激发他们的主动性，更好顺应档案管理数字化趋势，努力提升档案管理和服务质量。

（三）加强队伍建设，落实安全管理措施。切实加强管理队伍建设，全面提升档案管理人员综合素质。每个档案工作人员都必须熟知并严格执行档案工作人员行为准则，使各项工作规范化并很好地落到实处。要使管理队伍职业化、专业化，要定期举办培训班和对档案人员进行专业培训和考核，拓展视野和知识面，提高综合业务能力。做加强档案数字化管理，保障资料的安全，规范操作，减少损失。要经常加强对档案管理人员的安全管理教育，通过教育提高档案人员的事故防范意识。保密性高的档案室还应安装摄像监视器，防止前来查阅档案的利用者偷撕或涂改档案。

（四）数字化管理模式的工作步骤：（1）信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。（2）信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。（3）检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。（4）管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。（5）加强模块管理。三种档案管理模式：文件生成机构保管、档案机构保管或二者结合保管。在该模式中，根据角色权限的不同划分为三大块，即学校档案馆，文件生成机构及普通用户。该模式建立了权限管理体系，标准体系和安全体系，通过权限控制和标准化的建立，以此保证电子文件的真实、有效、完整，增强电子文件的可信度，同时提高档案工作效率，顺应学校发展趋势。（6）在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

（五）重视数据库建设，提高数字化管理水平。构建档案管理數据库，做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平提升。

参考文献：

[1]白玉艳.新时期档案的数字化管理[J].黑龙江史志，2013，11

[2] 张聪玲等.浅析档案管理数字化过程[J].管理观察，2010（24）

[3]许巍.论数字化档案管理在高校档案中的重要作用 2017-01-26