“互联网+”环境下科研档案管理探索

戴品怡 王宇松

[摘 要] 科研档案信息化利用服务是在“互联网+”环境下的发展方向和重大变革，具有高效性与专业性、集成性和关联性、自助性和多样性契合融通的新特征。针對科研档案利用服务的痛点，提出管理服务需在提升网络覆盖能力、加大收集力度、组织深层加工编研、加强网络化管理、精准定位检索、探索服务规律这六个着力点上下功夫。

[关键词] 互联网+；科学研究；档案信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 075

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）05- 0182- 02

0 引 言

中国互联网络信息中心（CNNIC）发布统计报告指出，截至2016年12月，国内网民规模达7.31亿，网络普及率达到53.2%。国内“.CN”域名总数为2 061万，居全球第一。互联网行业整体向普及化、规范化、价值化发展。

当前，随着现代互联网信息技术向纵深发展，先进信息技术逐渐成为知识发展的契机和动力。信息化发展为档案建设提供了新载体、拓展了新空间，也对科研档案发展提出了新要求。2017年中央发布《关于推进公共信息资源开放的若干意见》中指出要推进公共信息资源开放，加强信息资源深度整合，促进信息资源规模化创新应用。

科研档案管理面临着新的契机和挑战：加强科研信息资源的整合开发和管理，提升档案服务能力。数字资源建设是“互联网+”环境下档案发展的新态势。充分利用互联网技术，进行科研档案资源整合成为科技信息机构、科研机构和科研部门发展的重要方向。

1 互联网与科研档案深度融合是发展的新态势

1.1 以信息化高效性适应科研档案专业性需求

应用现代信息技术才能更好地实现高效的科研档案管理服务。科研档案是科学研究的产物，是科学技术专业活动的过程记录。科研档案主要服务同类同种专业的科研和建设活动，对专业性和准确性有较高的要求，信息技术为准确、高效地检索公开文件、获得有关项目档案信息、实现档案利用价值提供了条件保障，满足了当前科研信息查询者的需求。

1.2 以互联网集成性优势适应科研档案关联性需求

科研档案是关联性的，是围绕一个项目主题形成的相关材料，是一个密不可分的有机整体，记录科研工作的思路、方法和过程。伴随着一个独立项目的进行，形成诸如立项情况说明、可行性报告、开题论证、调查方案、实验记录、设备使用、阶段简报、总结验收、成果鉴定、专利申请、论文专著发表、成果推广应用、合同签订、评价反馈等若干相关文件，它们互相联系，密不可分。只有统一收集保管，才能完整准确地反映该项目科研活动的全过程。信息技术将计算机应用技术、远程传输技术、信息检索技术、数据库技术、手机端平台等技术有机结合，改变了传统纸质档案分布的分散性、静态性特点，满足大众综合性、动态性信息的需求。这是科研档案服务在网络环境下的深化，让各类信息获取在网络中融为一体，让项目信息、学术交流、成果查询、专利数据、论文阅读等功能在网络条件下有效集成。

1.3 以网络检索自助性适应科研信息需求多样性特点

科研档案信息化管理，服务对象不再局限于到访机构的传统用户。网络科研用户构成的多样性决定了服务的多样性。如普通高校师生对科研档案信息主要是参考、阅读；专业研究者需要的是可供研究、考证的科研信息；新闻工作者利用科技项目最新发展动态；政府部门需要的是科技信息分析、科技战略研究、科技决策支持的相关资料；企业机构需要的是合作投资、新技术研发推广、风险评估的参考资料。科研档案种类繁多，类型繁杂。通过互联网平台自助检索是科研档案发展新趋势。

2 科研档案信息资源开发利用的痛点

一是公共服务范围有限，很多科研信息网络服务仅限于在局域网上提供服务，并没有开放互联网和移动网络服务，使得网络服务广泛性优势无法体现。

二是信息资源不足。多数科研网络服务提供数字化档案和案卷级目录，范围小，层次浅，远远无法满足科研行为需求。传统科研档案受条块、层次分割制约，无法体现互联网集成优势。

三是信息质量不高。在科研信息资源建设中缺乏标准和规范，在数字化档案创建和维护过程中，由于编制不规范、格式不统一，导致部分科研文件失真、目录内容和档案数据挂接错误、项目信息不完整或核心数据无法清晰识别的问题，影响科研档案的查准率和查全率，严重影响科研数据库档案的质量和利用率。

四是科研档案信息供需不平衡的矛盾。一方面呈现“信息爆炸”，各类科研数据库、信息库种类繁多，另一方面无法满足利用者信息需求。在科研数据资源开发上，缺乏统一的规划和协调，造成功能相近的科研信息库重复开发；数据编研加工不足，缺乏综合性汇编、成果汇编等深层次科研文献，离标准化、规范化、整合化的信息资源建设还有一定的差距。

五是服务缺乏特色，未能体现一个学校、地区、区域科研发展变化特征。没有公众反馈机制，无法掌握科研用户急迫的知识需求和知识交流、共享愿望，没有及时接受公众合理的意见建议，导致网络服务效率较低，无法发挥互联网交互性的优势。

3 科研档案信息化服务的长效机制

3.1 把提升网络覆盖能力作为“主阵地”

开展地域和专业科研机构网络合作，实行无缝链接和技术联通，构建科研档案电子信息网络体系，提升网络一体化服务能力，同时做好档案安全工作，对科研利用者进行权限和角色设置。

3.2 把加大科研信息档案收集力度作为“主任务”

收集工作是科研档案数字化建设的源头，网络只是一种提供服务的平台工具，最重要的是后台科研档案信息的质量。通过收集工作提高科研档案的归档率、完整率、合格率，主动收集新技术研发推广、新科技信息服务和科研信息分析资料，更新数据库信息，借助网络实现实时归档，改变传统文件收集的被动为主动，确保内容新颖、传递及时、覆盖面全。同时重视重大科技创新活动档案、重点科研档案的收集管理。

3.3 把加强网络制度建设，提升深层次科技编研能力作为“主功课”

强化网络档案数据建设管理工作，实行科研工作和网络建档工作的同步管理，实现科研文件管理和信息资源建设一体化。设立电子文件形成、加工、编制的标准和规范，加强档案的审查与鉴别。以知识管理为导向，在做好信息文档接收、管理基础上，加强科研档案深加工，如专业科技汇编、综合文献汇编、成果汇编等高层次信息资源。设立集保存、交互、利用三位合一的监管机制，提升源头信息质量。

3.4 把提升检索工具精准定位、有效检索功能作为“主手段”

网络服务的核心和关键环节是资源的有效检索。要完善检索工具功能。一方面，要提高科研档案著录、标引的深度和广度，尽可能多角度地反映有关科研信息内容；另一方面，要完善检索途径，扩大检索范围，联合建设检索系统，实现检索资源共享，形成合力。整合现有科研信息资源，对科研档案数据库内容优化配置，促进科研档案资源协调建设、互通有无，避免重复建设。注重资源共享，实现数据互补和集成创新功能。

3.5 把预测和需求分析作为“主航线”

加强用户跟踪调研，通过专题调研、网上问卷调查、用户反馈信息，充分考虑科研用户知识需求和关注目标，做到特色服务，探索用户利用规律，提高服务质量；加强科研评价模型构建，掌握科研工作发展新趋势，预期科研档案服务焦点与热点，有重点地收集相关档案，使科研信息服务更具关注点和时效性。

注：王宇松，通讯作者

主要参考文献

[1]第39次《中国互联网络发展状况统计报告》发布[N].人民日报， 2017-01-23.

[2]关于推进公共信息资源开放的若干意见[N]. 新京报，2017-02-07.

[3]肖敏.大数据环境下档案利用服务体系建设研究[D].湘潭：湘潭大学，2015.

[4]李晓东.医院科研档案的管理和利用[J].民营科技，2012（8）：211.

[5]周晓英，宛玲.信息资源管理[M].北京：首都经济贸易大学出版社.2012.

[6]赵屹.档案馆的现在与未来[M].北京：世界图书出版公司，2015.