档案信息化建设中多媒体技术的应用研究

李梦婷

摘 要：档案信息化建设涉及到大量的数据、资料，是一个复杂、庞大的工作，将多媒体技术应用在其中，不仅省时省力，还可以有效整合、利用档案信息。本文简要阐述了多媒体技术的内涵，分析其应用于档案信息化建设中的积极作用，并在此基础上深入探讨应用的有效措施，希望能为进一步提高档案信息建设提供帮助。

关键词：多媒体技术；档案；信息化建设

前言

随着信息技术和通讯技术的飞速发展，各种信息处理新技术、新设备的大量应用正悄悄地改变着人们的思维方式和工作方式，它的影响也渗透到了档案工作中，使档案工作也走向了信息化、电子化、数字化和网络化，大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。为了提供具有针对性、时效性、主动性、广泛性的档案信息，在档案信息建设中应用多媒体技术，建立档案信息库、编制检索程序和实现档案全文信息是大势所趋。

1.多媒体技术的内涵及其作用

1.1多媒体技术的内涵

多媒体是流媒体技术下广泛流传的各类传播媒体的概括。作为以各种文件形式储存信息的信息源集合，意味着多媒体与多媒体系统二者要相互依存而存在。档案信息化建设即是对传统的纸质档案管理形式进行开拓和创新，以各种媒体介质形式来储存档案信息并能够实现统一化管理和传输的管理过程，通俗来说，就是将多媒体技术应用到档案信息化建设的过程中，以文字、图形、图像、视频、音频等形式来储存、传输、管理和分析档案信息的过程。多媒体档案以一种新的信息资源方式改变了信息的管理和利用格局，使得信息这一重要的战略发展资源在传输过程中其价值实现最大化。

1.2多媒体技术在档案信息化建设中的积极作用

首先，多媒体技术应用于档案管理过程中简化并优化了工作流程，使档案信息化建设的水平和效率得以提升。利用多媒体技术建立多媒体档案，打破了传统的档案收集、保存和整理的模式与流程，简化了人力、物力、财力的投入，同时实现了档案信息资源的实时查 询与借阅归档。而且对于纸质档案的数字化存储可以实现远 距离传输和跨地域借阅，用户不再受时间和空间的限制；其次，多媒体在档案信息化建设中的应用充当了技术支撑和主力媒介的角色。多媒体技术与档案管理工作的融合是有一定的前提条件的，多媒体技术所蕴含的音频、视频、动画等信息储存形式有效地补充了传统档案管理形式的空白，并打破了单一、低调的档案管理模式，使得动画档案、音频档案、视频档案等多形式档案更易于保存、传输和管理。最后，多媒体技术改变了信息的存储方式和检索方式。传统的档案是以纸质档案的形式来储存，对信息的收集、保存、存储、归档、整理工作复杂且缓慢，难以适应信息量迅速膨胀的当代社会所提出的挑战。而多媒体技术的运用有效解决了庞大信息的收集、加工、传递以及共享等难题，使得信息的检索更加便捷、更加智能，人们的需求得到更好的满足，信息的数字化存储和信息化建设得以实现。

2.档案信息化建设多媒体技术应用原则

首先，从整体入手，坚持科学化、规范化、程序化管理。档案管理工作体现整体性的要求是为了能够将档案管理工作协调一致推进，从而能够从宏观层面对档案信息进行收集、整理、保存和归档，使得这一系列的档案管理工作能够相互衔接、相互支持，不同环节可以相互衔接和配合，从而为档案信息化建设的推进提供重要保障，既可以保证信息的完整性，也有利于规划一个一以贯之、长期有效的管理思路。其次，要坚持做到档案管理内部工作的整合与协调。档案管理工作是一项庞大的系统工程，分工很清楚，归档、传输和借阅等众多任务课题会涉及到不同的操作部门。因此，要在各个部门之间形成密切合作的关系，就必须要坚持在推动档案信息化管理的过程当中保证档案管理内部工作的整合与协调，既有分工又有整合，既有独立操作，又有整体协调。因此在档案管理过程中，要及时收集员工的工作意见，以沟通交流平台为基础收集员工的反馈建议，并掌握各项整理工作的进度；做好对员工的人员管理，努力提高员工的主动精神、责任心和自制能力，能够有序推进档案管理平台的综合管理工作。

3.档案信息化建设多媒体技术应用策略

3.1加强多媒体软硬件基础设施建设

由多媒体软件和硬件所组 成的多媒体运用环境是档案管理信息化发展的必备物质环境，多媒体运用环境建设的水平与质量直接影响档案信息化的基本水平与发展格局。因此，首先要在保证经费充足的前提之下督促档案管理部门合理安排硬件购入及维修保养计划，并做好硬件设备购入、使用、维修、保养计划和信息记录。其次，要打造专业化的档案信息管理软件平台。档案信息管理软件平台是档案信息化最核心的运作平台，直接关系到企业档案信息化收集、运作和处理任务的完成以及客户需求的满足，是事关档案信息化建设的核心操作软件。因此，在建设档案管理信息平台时要坚持选择与企业的内部工作性质、工作内容相匹配的软件平台，并进行试运行，着力开发软件平台的各项功能。

3.2着重加强档案信息数字化处理系统建设

在多介质档案的录入整理与多媒体档案的形成之间，存在着一道信息录入加工与转换的屏障，只有借助于档案信息数字化处理系统，才能够打破两类不同的信息形态的转换，也才能够为档案信息的数字化加工、存储、传输及共享创造转化条件。因此，首先需要建立一整套档案信息数字化处理系统，借此保障档案信息的加工、制作以及传输能够有统一的流程和统一的形式，防止形成信息孤岛。其次，对于档案文献的检索程序要进一步地优化，建立档案目录数据库，根据不同的档案主题进行分类归档管理，这样既可以提高档案分类管理效率，又能够提升信息检索效率。

3.3建立健全档案信息安全保障体系

信息化环境下网络社会与信息社会的信息泄露问题的发生频率和实际后果超越了以往任何时代，信息安全问题对于企业档案信息化建设乃至企业信息化管理和信息化发展来说，都是最基本的生命线和最 坚硬的保护线。在越来越多的安全隐患问题出现和倒逼的背景之下，首先，企业对信息安全问题的应对应该坚持以诉诸于信息安全技术为主的原则，改进和引进安全性能高的信息安全技术，并使其与信息化工作软件相配合，以技术屏障为首要的安全屏障抵御网络安全、系统安全和信息安全等潜在隐患。其次，要加强对网络设备和系统软件缺陷的维护和升级工作，防止因为黑客、木马或者恶意破坏程序的存在而引发信息泄露等重大问题。还要结合技术手段與人员手段加强对档案危害问题的发现和处理，做到积极防御和综合防范相结合。最后，要根据具体的业务流程数据建立多层次的技术保障网络，通过管理系统访问权限控制、信息加密的方式来强化对内部信息的控制和管理。

3.4推进多媒体数据库建设

对于档案信息化建设而言，数据库就像是档案信息存取与提取的巨大的储存仓库，不但要完成庞大信息的录入、存档工作，还要与信息检索系统相配合完成信息的查询、调取与传输工作，作为档案信息化建设的核心操作软件，其重要性不言而喻。因此，首先要加快多媒体数据库建设工作，引进先进的信息组织和加工方式以及数据整合方式，并以外聘专业的数据库专业团队的方式强化多媒体数据库建设的专业性。其次，要着力推动纸质档案和电子档案转换技术的发展。多媒体数据库建设离不开纸质档案与电子档案转换技术的支持，它所创造的信息转化格局就是数据库建设和信息化建设赖以存在和发展的基本格局。因此要结合实践探索和技术交流等方式对纸质档案与电子档案的转换技术进行进一步的成熟化。

在全球化竞争和信息化倒逼的复杂背景之下，企业只有以档案管理的信息化为契机，实施企业管理模式、经营模式、服务模式和感知市场模式 的转变，才能真正由内而外释放企业发展的活力和创造力，才能使企业信息战略资源的价值得以有效释放。企业的管理理念、经营方式、战略选择、人事安排等才能相应地获得进一步的改进。因此，档案信息化建设对于企业生存的实际意义巨大且深远。而多媒体技术是一项能够快速、有效、智能融合与处理各类信息的现代应用技术，其优势与特性决定了它可以成为档案信息化建设过程中最基本的技术载体，它所包含的多种信息媒介是档案信息化的基础，由此形成的多媒体档案是企业发展重要的战略资源，推进多媒体档案建设工作还需坚持不懈、不断改进。

4.结束语

多媒体技术具有数字化、多维性、集成性、交互性、实时性，在档案信息管理中能起到节省保存空间，扩展存储能力，减轻对原件的损害，提高档案信息管理质量，档案信息检索方便、快捷，能够促进档案信息载体一体化等作用，将其应用于档案信息化建设能改变人们的生活方式， 推动人们之间的信息交流与合作， 并有助于建立健全档案信息安全保障体系。

参考文献：

[1]蔡晔.多媒体技术与档案管理[J].山东档案.1995（05）

[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报（社科版）.2006（01）