医院文书档案管理有效途径的创新探讨

吴思华

（珠海市斗门区井岸镇卫生院，广东珠海 519180）

当前医院文书档案非常多，其中有统计资料、发展规划、协议、委任书、基础项目等。可以说涵盖面非常广。随着信息技术的发展，现代医院的文书档案管理可进行创新提升，提高管理效率，创新管理模式，提升管理水平促使管理工作更加科学、规范、高效。创新管理途径确实对管理文书档案非常有利，而且在很大程度上可以方便管理，促使医院朝着规范化、高效化的方向发展。

1 当前存在问题

（1）管理制度不健全.管理医院文书档案需要有健全的管理制度，这对管理工作的执行有着重要的依托。当前很多医院的文书档案管理方面都缺少完善的管理制度，医院的管理部门应该有良好的发展前景完善管理制度[1]。

（2）管理工作不重视。医院管理工作出现问题或者管理秩序混乱与医院对这方面管理工作不重视有关，同样医院对管理工作的不重视也是管理部门懈怠的一大原因。这在一定程度上使文书工作在和档案工作进行合作的方面存在一定的协调问题，对工作的完成起到了非常大的阻碍作用，另外在管理人员的选择上比较随意。管理工作者的水平低，不能做出准确合理的判断，影响了工作进程，可能会延长工作的进行。

（3）管理方式落后。当前很多医院的管理基础不足，依靠以往的管理方式进行管理。另外医院对管理方面的要求相对较低，这样管理会出现很多的问题，可能连基本的秩序都达不到，效率非常低。

2 医院文书档案具备特点

（1）专业性。医院的文书档案一般是记录医疗工作，所以这使得医院文书档案具备很强的专业性。当然医院的发展计划、诊断记录、治疗记录、相应的规章制度、一些医疗设备的操作规范等这些都是记录在文书档案中的，从这些中能够体现其专业性[2]。正是因为其具有一定的专业性，所以要加强对文书档案的管理，实现科学、合理、高效、规范化的管理，保证文书档案资料的秩序性，方便查找。另外，因为具有一定的专业性，所以为防止不法人员窃取这些资料，要保证这些资料的安全，即做好保密工作。不对普通员工开放这些资料，只有管理人员以及档案记录人员等这些专业人员才能接触这些资料。

（2）综合性。文书档案还有一大重要性质就是综合性，因为医院是包含很多机构的，其中医院综合档案室在医院档案的管理中占据主导地位。档案有关人事记录、科研记录、财务记录、医务记录、党务记录等，这些都具有较高的规范性、指导性，来源于更高管理层或者是医院本身。其中部分涉及医院的合作单位或企业。因其具有综合性，所以医院在对档案的整理上需要定时定期进行，而且应该分阶段整理。一般可以半年或者一年进行一次整理，这样可以保证使那些分散的医院部门工作文件的连续性以及完整性。

3 医院文书档案有效创新途径分析

（1）引起医院的重视程度。加强对档案的重视可以使管理工作顺利进行，而且领导对文书档案的重视能为管理工作提供良好的支持，可以促进管理工作取得良好效果。在领导的视察工作中，相关员工可以将自己执行工作的重要意义，对医院发展起到的作用，给医院带来的有利条件等方面向领导做个汇报，从而提高领导对这项工作的重视程度。并且积极向领导汇报工作的进度与成果，这样能够让领导了解当前的工作状况。

（2）加强医院在基础设施建设上的投入。基础设施建设的加强可以让医院文书档案管理工作更好地进行，其为医院文书档案管理工作提供了有力支持。若一所医院缺少文书档案管理上的基础设施，那么该医院将会存在一定问题，这对医院各项工作的有序进行造成很大影响。而且提高基础设施建设投入对管理办公水平的提高、工作效率的提升、工作效果的提高等具有非常重要的影响。

（3）推动健全管理制度。完善的管理制度是医院进行文书档案工作的前提，而且能够保证管理工作的有序性，提供理论依据，对管理工作的进行有着非常大的帮助[3]。完善的管理制度可以为管理提供良好标准和规范要求。更新完善当前管理制度能够让管理人员工作更方便，有理可依。另外实施全面的责任制以及考核制，这样能对医院管理工作完整性、可靠性地提升具有非常重要的帮助。

4 管理有效创新途径

（1）管理理念的创新。信息化技术的快速发展冲击了当前的档案管理形式，可以说电子档案的出现方便了管理的进行。医院要加强对这方面的培训力度，让管理人员都能够对电子档案进行管理操作，这样管理更加方便，更加现代化。当前的管理方式可以与电子档案相结合，这样相当于对档案多了一层保护，一旦一方出现失误或者丢失可通过另一种方式来对档案进行填补。所以管理理念上要有现代化思想，结合现代技术，不要一味依靠固有管理理念，这样不利于管理工作的发展。管理理念的创新转变了管理方式，使管理工作更加有效地进行。

（2）环境创新。虽然出现了电子档案，但依旧需要文本式、记录形式的档案，毕竟电子档案具有一定的不稳定性，可能会因为很多原因出现差错，所以以前的管理形式的档案依旧需要。加强对这种形式的档案的硬件建设也就是环境上的创新对管理工作的进行非常有帮助[4]。当然管理工作也要配备很多现代化设备，这方便管理工作的更有效地进行。可以购进计算机、复印机等。另外档案保存位置可以进行扩张，让档案的管理更加有序，排放分类更合理，有更加充足的空间。环境的创新也能够调动员工工作的积极性。

（3）文书工作与文书档案管理工作创新。文书工作和文书档案工作其实是记录工作在不同阶段的称呼，虽然叫法上是同种工作，但从性质上，这是两种工作。文书工作需要进行创新，这样能够确保档案的准确性与完整性，可以保证文件收集与整理。档案管理工作也要进行创新，加强对档案编制的监管，在一定程度上可以使基础工作更加高效。

（4）利用手段创新。医院应该在服务领域、范围以及方式上加大创新力度，加强服务的主动性。还有结合现代技术设备进行管理，计算机能够使管理工作更加高效，其对信息处理可以十分快速有效。还有信息的查询搜集，计算机都有着其特点，快速高效准确，相关人员不用大费周章的进行信息的搜集整理了。不断地对文书档案进行开发利用，这样能够发现其价值。另外可以通过文书档案进行一些服务，这样除了进行管理工作外，还能够为医院带来社会以及经济效益。

（5）创新管理技术。其实所谓的创新管理技术更多的是体现当前计算机网络的先进性，通过利用计算机网络以及软件可以简化管理过程，方便管理，对实现文书档案管理具有非常重要的意义。而且能够显著提高管理效率以及质量，十分方便快捷。支持创新管理技术，方便管理过程。

5 结语

以往的文书档案管理方式存在一定的不足。通过对其进行一些分析，然后探讨得到合理有利的结果。最终选择良好的创新管理方式对文书档案管理工作进行有效创新。这样对于提高文书档案管理非常有利，有着深远的意义。