关于办公室工作中的精细化管理的研究

韩 兵 黄 轶

（1 广西广播电视信息网络股份有限公司，广西南宁 530029；2 广西电视台，广西南宁 530022）

引言

办公室是一个企业中一个上传下达作用的机构，是当前我们的社会中普遍存在的一种内部的行政机构的表现机制，是一个企业或者事业单位所持有的综合部门。对于企业或者事业单位的内外的衔接和正常运转起着重要的作用，办公室的工作人员应该有极高的素质和好的业务水平，并且勇于承担自己的责任，帮助单位可以优化自身的业务结构，以及提高整体的服务能力。本文从内涵、特征、原则，存在的问题以及相应的解决措施四个大方面来论述办公室工作中的精细化管理研究这个课题。

1 办公室工作中的精细化管理的含义和必要性

1.1 含义

精细化管理的具体要求是要具体工作中的责任要具体化以及明确化，要求每个办公室的工作人员都应该在自己的工作中兢兢业业，努力明确职责，同时还应该保证自己的监督义务，及时自检和互检，及时发现办公室工作中的问题，从而实现一个很好的工作循环模式。精细化管理的实质就是依据最为科学、经济的工作方式来解决最大的问题，然后实现办公室工作中的最大的可持续发展。这是从西方的管理经验中学习到的，已经广泛的的应用到了现代企业管理中，其有利于企业或者事业单位的经济化运行，降低成本以及减少资源的浪费。

1.2 必要性

办公室是一个企业或者事业单位所持有的综合部门，也是企业或者事业单位内部行政管理系统的一个重要的组成部分。目前由于新世纪的新挑战，办公室工作面临着很多新的挑战，工作人员应该对办公室工作的任务谨慎对待，并且可以根据时代的变化，实时改变传统的管理模式，实施精细化管理的科学化方式，对当前形势下办公室的管理水平能够在工作中心、服务大局、履行职责以及自己应该发挥的职责上面取得更大的效果。因此，实现办公室工作管理的精细化管理是提高办公室工作效率的必经之路，是实现办公室管理工作的内在的要求，是推进办公室管理工作业务行政双管理的必然要求，对于全面提高企业或事业单位的行政效能具有极其重要的作用。

2 办公室工作中的精细化管理的特征和原则

2.1 特征

2.1.1 强调数据化和精确性

科学的管理就是工作人员在自己的岗位上尽自己的努力使每一个管理的环节都能够有充分的依据和凭证，记录好每一个数据，将数据保存的工作做到明确化和精细化，这些记录在案的资料都是以后工作中可能会用到的依据，因此办公室工作中的数据化和精确性操作可以帮助办公人员更好的进行事物的管理，有利于办公室工作中的流程管理。

2.1.2 改进管理流程

办公室工作的精细化管理不仅是一个庞大的概念，更是需要体现在管理工作中的每一个具体的环节中，目前我们的环节流程较为繁杂和麻烦，急需改进办公室工作中的具体流程，减少不必要的环节，抓住市场中的机遇，尽量用最少的资源来达到最大的经济效益，不管是企业还是事业单位，都需要这个最终的结果。

2.1.3 强调持续发展

办公室工作的精细化管理的过程不会是一蹴而就的，而是一个不断完善和发展的过程，精细化管理没有固定的方式，因此一位地照搬别人的经验和模式是不可行的，需要根据我们的实际情况对其进行改良，然后克服我们在管理中遇到的困难和问题，尽快实现办公室工作中精细化管理，发挥最大的人力资源的潜力。

2.1.4 坚持以人为本

不管是企业还是事业单位，进行管理的主体和客体都是人，因此，在办公室精细化管理的实现中，应该坚持以人为本的思想，尽量在管理的时候将人的效用发挥出应有的结果。管理是将人们的才能进行有效的管理，然后充分发挥各自的才能，团结工作，共同将办公室管理的精细化的工作进行到底，发挥出最好的效果。

2.1.5 注重创新原则

就像前文中提到的那样，办公室工作中的精细化管理的过程是循序渐进的，并不是一朝一夕的改革结果，因此，工作人员应该在改革的过程中加强自己的创新意识，在不断的改革工作中找到适合自己企业的管理方式。创新的力量是巨大的，创新精神永远是自我改革发展永远的主题，只有在创新中不断的否定和前进，才能够加快精细化管理的改革进程。

2.2 原则

2.2.1 数据化原则

数据化是办公室管理工作中严谨工作的表现，数据化原则是基本的精细化管理应该遵循的原则，其要求办公室的管理工作要用数据说话，用数据分析，用数据要求，用数据检验。明确的数据，可以让工作人员认识到自己应该具体做到什么样的程度，应该保持怎样的工作效率和水平，应该怎样分配具体的各种资源不偏颇等等，是保证精细化管理的一个做事原则。

2.2.2 操作性原则

在办公室工作的管理过程中，先前制订的规划只是具体实施环节中的第一步，之后还必须实施具体的细则。这是由规则性引申而来的一种原则，毕竟在规则面前，应该是人人平等的，没有差距，因此在操作的过程中应该要根据既定的规则，减少不应该出现的冗余或腐败现象，用简洁的操作手续来办到最有效的工作。

2.2.3 以人为本的原则

以人为本不仅是办公室工作的精细化管理的一个典型的特征，还是实行精细化管理需要履行的一个基本的原则，在办公室工作的各个方面都应该坚持“以人为本”的思想，通过对人的激励机制，充分发挥每个人的能力，然后帮助实现精细化管理的新管理机制，最大限度的发挥单位的积极性与创造性，改变工作的效率与质量。

2.2.4 控制性原则

控制性原则即在办公室工作的精细化管理中发挥一定程度上的监督管理职能，对自己的工作和职务有明确的把控，可以保证职责的明确性和精确性，控制性要求工作人员在工作的时候，可以严格控制工作的具体流程和操作的事务，尽量做到办公室工作的精益求精和持续的发展。

2.2.5 精益求精原则

精益求精的原则要求我们在办公室的管理工作中可以把控自己的工作节奏，以及尽量发挥人员的创造性，把精细化管理的工作做到最好，还有工作人员应该树立正确的工作态度，树立严谨、认真的工作作风，还有精于事前、细于过程、终于结果的工作目标。另外，在办公室工作的过程中，还应有专门的监督机制来保证员工在过程中的具体进程，以及确保责任到户等明确的奖罚机制。

3 办公室工作在当前存在的普遍问题

办公室是当前我们的社会中普遍存在的一种内部的行政机构的表现机制，是一个企业或者事业单位所持有的综合部门，也是企业或者事业单位内部行政管理系统的一个重要的组成部分。目前由于新世纪的新挑战，办公室工作面临着很多新的挑战，比如在一个组织机构中，事物是非常错综复杂的，因此资源的冗杂或者资源的浪费是十分常见的现象，这是一个明显的问题。另外，办公室是一个企业中一个上传下达作用的机构，起一个桥梁的作用，因此，办公室应该要及时沟通和协调上下的关系，如果没有这个原则，就有可能会出现实行与指令不相符的情况。还有一点是，办公室的人员应该具有处理突发事件的功能，企业会遇到不同的事件，应该有处理危机的意识和能力，为企业的正常运转保驾护航。

4 运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路

4.1 强化精细化管理意识，提高专业队伍素质

有句话说：“思想是行动的先导”。因此，在办公室工作的精细化管理中，培养办公室工作人员的精细化管理意识是一个必须经历的过程，精细化管理工作是一种关系到企业的具体工作的机制，每个办公室的成员都应该形成自己良好的工作作风，重视细节、做事严谨、快捷高效等，让自己的劳动成果成为企业快速运转的一个重要的组成而不是事后追究问责。从员工的意识抓起，培养办公室工作队伍的整体意识素质。

4.2 抓紧制度建设，完善奖惩机制

制度建设是每个工作的部门都不可或缺的一个过程，制度建设就是要求我们在工作的时候可以走专门化、流程化、标准化的道路，按照既定的职责，培养自己的职责意识，优化办公室工作的流程，加强人员之间的沟通交流，完善规章制度的建设，努力营造高效有序的工作氛围，认真工作，规范办公室的服务行为，从而推动各项工作水平的提高。

4.3 培养精细管理文化，提升软实力

要完善精细化管理的实施进程，就要把其作为本单位的一种特有的文化特色，使之成为在办公室内的一种影响力，从而带动整个事业单位的文化影响力。推动办公室的精细化管理，就应该重视精神文化的建设，积极营造良好的办公室氛围，形成正确的办公室文化价值观，使每个员工都投入到自己的工作实践中去。

4.4 以降耗节支为举措，降低运行的成本

降耗节支是当前践行科学发展观的一种重要的措施，努力降低办公室的运行成本，然后倡导办公室的工作人员可以培养相关的意识，认识到降耗节支的重大影响，并且可以从每个人自身做起，养成节约的好习惯，形成和谐的办公室氛围。另外是要提高工作的效率，争取以最小的资源来获得最高的 工作成果获绩效，同时，有效的对部门的开支进行监控，认真做好节能的措施。

5 小结

本文从办公室工作的精细化管理的内涵和必要性出发，详细的分析了办公室工作的精细化管理所具有的特征和在运行过程中应该遵循的原则，然后叙述了当前我国的办公室管理操作的一些问题，最后从强化精细化管理意识，提高专业队伍素质、抓紧制度建设，完善奖惩机制、培养精细管理文化，提升软实力、以降耗节支为举措，降低运行的成本四个方面来论述相应的解决措施。