浅析高校档案数字化的意义与问题

王玉红，车晓轩，童晓风

（1.浙江大学海洋学院，浙江舟山 316000；2.浙江海洋大学，浙江舟山 316000）

随着大数据时代的到来，在高校档案工作中纸质档案数字化将变得更为重要。档案数字化建设是档案信息化建设，档案事业科技化发展的重要环节，也是进一步推进高校档案工作现代化发展重要基础。伴随着网络线上技术的发展，电子文档、档案网站、数字档案馆喷涌而现，数字化浪潮所改变的是传统档案工作的模式，档案资源现代化建设已经逐步成为历史必然。对高校档案数字化进行深度研究对推进我国档案数字化进程具有重要意义。

1 档案数字化进程概述

世界档案事业发展中档案数字化由社会经济较为发达的英国，美国作为领头羊。西方国家档案数字化的推进主要依赖于其先进的科学技术和充分的研究。我国近年来随着社会经济不断发展，网络信息技术及档案科学研究的不断进步，档案资源数字化也逐步作为档案事业发展中重要的建设性课题。

就全国档案数字化而言，其首次出现在国家性指导文件上是在2000年12月，国家档案馆制定的《全国档案事业发展“十五”计划》中，提出要“加快档案现代化进程，加快现有档案数字化进程”，并明确规定在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点。在这一指导方针出台后，我国档案数字化也开启了神秘的面纱。在接下来的《档案事业发展“十一五”规划》（2006年）、《全国档案事业发展“十二五”规划》（2011年），都进一步提出加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理等档案数字信息化的建设目标[1]。在2016年8月国家档案局印发的 《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中已经明确我国档案信数字息化建设初具规模。初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。并且制定了在下一阶段中全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升的发展目标。我国的档案学术研究在世界上始终名列前茅，伴随着我国先进技术的提升，我国的档案事业数字信息化建设也必将位居世界先进水平。

目前,我国档案数字化程度发展较好浙江省，在2009年发布 《浙江省机关数字档案室建设规范 （试行）》（浙档发 〔2009〕55号）提出为加强和规范浙江省机关数字档案室建设，加快机关档案信息化进程，推动浙江省档案事业可持续发展做出指导和规范。目前，浙江省各机关单位档案数字化建设基本达标，能够完成线下收集，线上检索利用。在浙江省档案数字信息化建设中高校单位始终走在前列。尤其以浙江大学为首，其目前已经形成收集、整理、鉴定、编目、上架、保管、统计、利用等环节全部数字化程序完成，并且浙江大学拥有自己开发的电子档案信息平台。浙江海洋大学校内全部档案（永久与长期部分）完成数字化扫描录入，行政党群类文件按照“一文一件”收集整理，其他档案分为部门档案、档案馆（成品库）、档案暂存库等。浙江海洋大学电子档案分类明确，查找简捷，数据利用广泛，已经初步达到档案数字信息化建设目标。由此可见，在我国档案数字化建设过程中，高校对推动整体档案信息化发展具有重要的作用。

2 高校档案数字化的意义

2.1 提高效率，便捷服务

高校档案数字化将丰富多样的档案资源由纸质变为数据进行储存，通过网络进行检索查询提高了工作效率，改变了传统的档案操作模式，有利于提高档案信息资源的利用率，促进档案资源多元化使用。数字化的档案打破了传统的高校档案检索查询过程中受到时间、地点等因素的影响，可以更加便利、快速、有效地进行档案利用活动。

2.2 便于保存，合理共享

高校档案的数字化变革有利于延长档案原件的存储时间，降低因丢失和损毁而造成的风险。尤其是高校档案中学生信息类档案一般保存期限均为永久，且近年来查询量不断增加，档案数字化以后大大降低了人工入库查询中对档案原件多造成的损坏，只需网上查询打印即可。高校档案的数字化能够打破地区，行业及档案类型的阻碍，可以通过线上档案共享，进一步提升档案工作的服务水平。

2.3 推动全国档案数字化进程

高等院校是培养为国家输送人才的桥头堡，是科学进步的排头兵，是新形势下推动现代化发展的孵化器。所以，高校档案数字化推进速度越快对我国整体的档案数字信息化建设的目标必将进一步加快。并且，高校是为我国档案数字化建设提供技术支持，市场实践的重要战略环节，是目前推动我国数字化进程的最重要环节之一。

3 高校档案数字化存在的问题

3.1 高校资金短缺制约档案数字化变革

我国高等院校资金短缺问题已是人尽皆知的 “秘密”，尤其是在目前上级财政拨款增长乏力，学生收费难以提升，社会金融机构融资风险奇高[2]的一系列问题都严重制约高校解决资金问题。档案数字化建设需要投入大量的人力、物力、财力，其中财力是唯一保障。但是档案部门就一般单位而言均被认为是 “弱势群体”，所以在档案工作由传统方式向数字信息化变革的过程中受到资金匮乏的问题较为严重。设施设备落后，档案库房狭小失修，缺乏防盗防尘防火设施等一系列问题都将制约高校档案数字化的进程。

3.2 高校档案专业人才缺乏

目前我国高校档案工作人员结构不容乐观。各大院校机构繁复，档案内容形式繁杂，而档案馆（室）专业工作人员严重不足，一般情况各部门及二级学院均有兼职档案人员，且数量庞大。兼职档案人员的非专业性及更换频繁造成了业务水平持续低下，使得专业档案人员疲于应付工作。高校档案工作人员招收困难，“清水衙门”成为广泛的误解，使得大家纷纷避之而不入。而“板凳一坐冷十年”的传统守旧思想使得很多的档案专业人员急于逃出这个群体，造成专业人才流失。这些错误极端的思想对档案数字信息化建设造成了严重影响。新时期的档案工作是充满活力，充满挑战的，相信在不久的将来高校档案人才结构有望得到改善。

3.3 高校档案性质特殊，体系建设有难度

如上文所述，高校内机构设置繁复，档案人员结构不一，教学档案、行政档案、科研档案等各类档案多种多样。并且随着学校发展，专业和课程设置变动大，科研项目申请年均不同等各类情况造成高校档案具有多样性、分散性和不确定性[3]的特点。这些特点将制约档案工作体系的建设，对数字化过程中的收集、整理和入库都将造成较大难度。

4 结语

综上所述，在顶层设计层面而言我国对档案数字化建设非常重视，也形成了全面发展快速推动的态势。在实践层面而言我国高校档案数字化建设对推动全国档案数字化进行有着重要的意义，但是高校档案的数字化过程中还存在着较多，较为棘手的问题。在未来的档案事业实践工作中必须充分认识到高校档案工作的重要性，加强档案资金投入，合理化人员结构，拓宽数字化档案建设途径，才能够将真正实现推动全国档案数字化进程的目标。